¿Cómo armar tu HR tech stack?

Una correcta gestión en el departamento de Recursos Humanos puede marcar la diferencia entre la excelencia, la productividad y desempeño de tus colaboradores. Invertir en el desarrollo óptimo de este departamento nunca está de más ya que las diferencias y resultados a obtener  pueden observarse a corto, mediano y largo plazo.

A estas alturas quizás hayas experimentado algunos problemas en tu empresa con diversos temas relacionados a los Recursos Humanos, sobre todo ahora que las metodologías de trabajo se han visto alteradas por la crisis sanitaria que ha ocasionado el COVID-19. Si estás involucrado con todos los procesos y lo que ocurre en tu empresa, es posible que sepas cuáles son los puntos débiles o áreas a mejorar y si no, aún estas a tiempo para revisar, analizar y definir cuáles son las necesidades en RRHH y qué aspectos se pueden mejorar y cómo hacerlo a través de un HR Tech Stack.

El ciclo de vida del empleado

Con demasiada frecuencia, las conversaciones sobre los procesos de contratación y RR.HH. ocurren en salas separadas. Una vez que un candidato firma una carta de oferta, se entrega el empleado y este a RR.HH. y se inicia un nuevo conjunto de procesos, a menudo con poca información sobre la experiencia del candidato hasta el momento.

Necesitamos que se deje de considerar estas etapas del ciclo de vida del candidato como dos partes y que sean consideradaas como un proceso integral, o lo que llamamos el ciclo de vida del empleado.

El ciclo de vida del empleado consta de 5 etapas: Reclutamiento, Dar de Alta, Formación, Retención y Alumni. En cada paso, hay un conjunto de soluciones de software que puede adoptar para garantizar un gran resultado. A lo largo de todas esas etapas, existen tecnologías importantes que respaldan el viaje: HRIS y Nómina y beneficios.

Introducción al HR Tech Stack

Es una agrupación de recursos tecnológicos con los que se puede administrar el ciclo de vida de tus empleados. Se incluyen las tareas más importantes que ejerce el departamento de Recursos Humanos, desde lo más tradicional y significativo como lo es la nómina y beneficios para tus empleados hasta la formación y desarrollo profesional de tu gente.

Parte 1: HRIS

Para abordar cada área referente a todo lo relacionado al ciclo de vida de tu empleado, existen diversos softwares que pueden ser útiles para ti, comúnmente se les conoce como HRIS, los cuales combinan un número importante de procesos e información del área de RRHH entre los que pueden incluir:

• Dar de Alta (siempre)
• La información de tu empleado (siempre)
• El seguimiento de sus vacaciones (siempre)
• Seguimiento de horas laboradas, ya sea por horas o también por gestión de turnos (en ocasiones)
• Su nómina y beneficios (en ocasiones)
• Reportes (siempre)
• Evaluación de desempeño (en ocasiones)

Al momento de buscar un HRIS es importante considerar lo siguiente:

• Disponibilidad entre la nube y un servidor, ya que en la nube el nivel de conectividad e integración con diferentes plataformas es mayor, además de contar con actualizaciones al instante y poder brindar acceso de forma simultánea a más de un usuario.
• Tecnología, el control que se tiene sobre la plataforma lo cual permite soluciones más rápidas y eficaces.
• Integraciones, con qué tipo de plataformas se integra para brindar un servicio más amplio que abarque todo lo relacionado al ciclo de vida del empleado.
• Soporte, la cantidad de personal para asistencia y desarrolladores que tienen detrás de la plataforma que brinda el servicio.

Los principales HRIS y más recomendables de acuerdo a tu región son:

Parte 2: Nómina y beneficios

Los software de nóminas son aplicaciones que permiten administrar, organizar y automatizar el pago de los empleados, este tipo de programas usualmente incluyen las siguientes funciones:

• Autonomía e inteligencia para llevar a cabo todos los cálculos referentes a lo que estipula la Ley.
• Precalculan la nómina de tus trabajadores de acuerdo a las horas o jornadas laboradas.
• Facilitan la realización de pagos y timbrado.
• Ayudan en el cálculo y reporte de los impuestos a los departamentos gubernamentales correspondientes.
• Guardan todos los históricos de los que se hace dentro de la plataforma, de forma que cualquier información o archivo necesario lo podrás encontrar fácilmente dentro del software.

Los puntos importantes a considerar al momento de elegir un software para la gestión de Nómina son:

• Disponibilidad entre la nube y un servidor, ya que en la nube el nivel de conectividad e integración con diferentes plataformas es mayor, además de contar con actualizaciones al instante y poder brindar acceso de forma simultánea a más de un usuario.
• Cálculos que sean instantáneos, que dentro de la plataforma todo se realice de forma instantánea sin tener que hacer nada manual, ya sea calculando la nómina, finiquito o liquidaciones, horas extras o descuento por inasistencias. 
• Que la plataforma gestione y te permita verificar el seguimiento de tu empleado en cuanto a incidencias y esté ligado directamente a la nómina.
• Seguimiento de asistencias que estén ligadas directamente a la nómina.
• Conectividad con el IMSS, para que el cumplimiento con dicha institución sea puntual y estén al corriente en todo momento.
• Conexión con contabilidad para que todo cuadre a final del mes.

Parte 3: Reclutamiento

La parte más importante de la contratación es su Sistema de seguimiento de candidatos (ATS). Con un ATS, podrás gestionar el proceso de principio a fin de la selección de candidatos que normalmente incluye:

• Perfil de los candidatos
• Atraer a candidatos potenciales
• Seguimiento de los candidatos durante el proceso
• Revisión de CVs
• Programación de entrevistas
• Verificación de sus referencias
• Cartas de oferta

Al momento de seleccionar un ATS te recomendamos tener en cuenta lo siguiente:

• Disponibilidad entre la nube y un servidor.
• El tipo de HRIS con los que se relaciona o integra, ya que te permite vincular y automatizar toda la información de tu empleado sin necesidad de que lo hagas manualmente.
• Con qué bolsas de trabajo se encuentra integrado.
• Si interactúa con otras herramientas.

Generalmente existen otras categorías que se integran en el ATS, lo cual le da más valor a esta herramienta, entre las categorías que puedes encontrar están:

• Bolsas de trabajo: Mercados en línea de talento donde puedes postear los puestos disponibles.
• Información de talento: Pruebas de entrevista, filtros para mejorar la diversidad e inclusión y la revisión del cv automatizadas mediante inteligencia artificial.
• Búsqueda técnica: Bolsas de trabajo o plataformas específicas donde encontrar talento técnico.
• Herramientas para la entrevista: Filtre mejor a los candidatos y pruebe sus habilidades con estas herramientas

En caso de no requerir una contratación de personal de base hay varios softwares que te permiten realizar una contratación flexible, ya sea para el trabajo en un proyecto en específico, la creación de un sitio web, temporada alta o para la realización de actividades únicas.

Parte 4: Alta del empleado

Existen diversos software que te facilitan la incorporación de un nuevo colaborador dentro de tu empresa de forma digital, la mayoría de los HRIS mencionados anteriormente ya incluyen este apartado.

Normalmente, las empresas adoptan un proceso de dar altas diferente si tienen un proceso muy complicado o tienen necesidades específicas de altas; de lo contrario, el HRIS es el predeterminado.

También en esta categoría, hemos incluido programas que verifican los antecedentes de los empleados para asegurarse de que no tengan antecedentes penales. La mayoría de estos generalmente se integran con su sistema ATS o HRIS.

Parte 5: Formación

Una vez contratado el empleado, la parte de la formación es importante. Para esto, existen diversas plataformas y herramientas que te permiten hacer esto posible, por ello lo dividimos en 3 fases:

• Colaboración: Una herramienta de colaboración permite a un grupo de dos o más personas trabajar en conjunto para lograr una meta u objetivo en común.
• Comunicación: Se utilizan diversas herramientas como correo electrónico, videollamadas, teléfonos móviles, plataformas de comunicación en línea entre otros.
• Capacitación: La formación laboral es un área importante en el departamento de Recursos Humanos, ya que estás capacitando a tu empleado para que haga su trabajo de forma excelente y que te brinde los mejores resultados.

Parte 6: Retención

Una vez conseguido un nuevo miembro, garantizar su estadía y labor dentro de la empresa es una tarea importante ya que a nadie le agradaría perder a un miembro en el cuál se invirtió tiempo y esfuerzo en todo el proceso para llevar a cabo su reclutamiento. Por lo cual es importante contemplar 3 aspectos:

• Desempeño: La evaluación del desempeño y capacidad de los empleados para cumplir con los requisitos establecidos en su trabajo. Generalmente se compone de reseñas por los colaboradores, reseñas por los directivos, evaluaciones cualitativas y cuantitativas.
• Employee Engagement: Identifica el compromiso emocional que tienen los empleados con la organización y sus objetivos, entre los factores que evalúa son la probabilidad de recomendar la empresa a un amigo y la probabilidad de estar en la empresa en 2 años.
• Reconocimiento: Reconocer a los empleados por sus contribuciones a la organización, lo cual puede ser con una mención en la reunión, fotografía en el muro de empleados, destacarlo en redes sociales, retribución monetaria, días de vacaciones u horarios más flexibles, entre otros.

Construyendo tu HR Tech Stack

Verifica y evalúa tus necesidades dentro de la empresa.

• Revisar: Cómo se lleva a cabo cada uno de los procesos dentro de tu empresa y detecta las áreas a mejorar y como puedes hacerlo.
• Analizar: Cuáles son los puntos principales a atacar para mejorar.
• Definir: Por dónde empezar a trabajar tomando en cuenta dónde están los cuellos de botella y dónde quieres tener más impacto.

En una alianza con Facebook, Runa participó en el proyecto regional de apoyo a PyMEs que consiste en un hub de contenido con talleres sobre negocios para brindar habilidades a los emprendedores rumbo a la recuperación económica. Aquí puedes ver la presentación de Runa llevada a cabo por la CEO, Courtney McColgan, sobre el Tech stack de RR.HH.

Aunque sabemos lo que puede estar pasando por tu mente. No tengo el presupuesto para todos estos sistemas. Y en realidad, es posible que todavía no los necesites todos. Si tu empresa tiene menos de 100 empleados, es probable que puedas arreglártelas con un #hack. Consulta nuestro artículo #Hack tu HR Tech Stack por $50 USD/mes para ver cómo puedes crear tu HR Tech Stack a ese precio.