El Insourcing en México

En el mundo empresarial, la eficiencia y la toma de decisiones estratégicas son clave para el éxito a largo plazo. Una estrategia que ha ganado terreno en este sentido es el insourcing, una práctica que implica la realización interna de funciones y procesos que tradicionalmente se externalizan.

En esta entrada, exploraremos qué es el insourcing en México y por qué cada vez más empresas están adoptando esta innovadora aproximación.

Cuando una empresa crece el número de empleados en su equipo, una de las tareas importantes es conocer bajo qué esquema pagará a los empleados y cuáles son los recursos que necesitará para hacerlo. Existen tres modalidades para hacerlo: outsourcing, insourcing y rightsourcing.

¿Qué es insourcing?

Gestionar la nómina y tu equipo de manera insourcing, significa que gestionarás a todos los empleados y la nómina de manera interna. Esto quiere decir que la empresa es el patrón legal de los empleados, y que la empresa debe corresponder con todas las cuotas legales e impuestos correspondientes.

El insourcing, a diferencia del outsourcing, implica llevar a cabo actividades empresariales internamente en lugar de delegarlas a terceros. Esta estrategia busca capitalizar los recursos y habilidades internas de la empresa para mejorar la eficiencia y controlar mejor los resultados.

Trabajar bajo este esquema tiene varios beneficios como la optimización de tiempos y recursos. Al no depender de una empresa externa, podrás tener un proceso interno que irá a tu ritmo.

Ventajas del Insourcing:

• Control total

Gestión interna: El insourcing brinda un control más directo sobre los procesos y operaciones, permitiendo a las empresas ajustar rápidamente sus estrategias según sea necesario.

• Calidad y especialización

Desarrollo de habilidades: Al mantener funciones críticas internamente, las empresas tienen la oportunidad de desarrollar y retener talento especializado, lo que contribuye a la mejora continua y la innovación.

• Confidencialidad y seguridad

Protección de datos: Al mantener ciertas operaciones internas, se puede garantizar un mayor nivel de confidencialidad y seguridad en comparación con la externalización.

• Adaptabilidad y agilidad

Respuesta rápida: El insourcing permite a las empresas adaptarse de manera ágil a los cambios del mercado y responder rápidamente a las necesidades del cliente sin depender de proveedores externos.

• Cultura organizacional

Fortalecimiento de la cultura: Mantener ciertas funciones internamente contribuye a fortalecer la cultura organizacional y fomentar un sentido de pertenencia entre los empleados.

• Costos a largo plazo:

Inversión estratégica: Aunque puede haber costos iniciales, el insourcing a menudo resulta más rentable a largo plazo, ya que la inversión se traduce en un mayor control y eficiencia operativa.

¿Cómo puedes implementar esto en tu empresa?

El insourcing es la práctica de realizar actividades internamente en lugar de subcontratarlas a terceros. Esta estrategia puede ser beneficiosa para algunas empresas en determinadas circunstancias. Aquí tienes algunas estrategias que puedes considerar al aplicar insourcing en tu empresa:

1. Análisis de costos: Realiza un análisis detallado de los costos asociados con la realización de una actividad internamente frente a subcontratarla. Considera costos directos e indirectos, así como posibles ahorros a largo plazo.
2. Evaluación de capacidades internas: Examina las habilidades y capacidades internas de tu empresa. Asegúrate de tener el personal adecuado con las habilidades necesarias para llevar a cabo la actividad internamente. Si es necesario, proporciona capacitación.
3. Identificación de procesos críticos: Identifica los procesos que son críticos para el éxito de tu empresa y que podrían beneficiarse de ser manejados internamente. Aquellas actividades que son fundamentales para tu ventaja competitiva pueden ser buenas candidatas para el insourcing.
4. Establecimiento de objetivos claros: Define objetivos claros para el insourcing, incluyendo metas financieras, mejoras en la calidad, eficiencia operativa y flexibilidad. Establecer expectativas claras ayudará a medir el éxito de la estrategia.
5. Prueba piloto: Considera implementar el insourcing de manera gradual a través de un proyecto piloto en lugar de hacerlo de manera completa desde el principio. Esto permite ajustar la estrategia según sea necesario antes de una implementación completa.
6. Desarrollo de capacidades tecnológicas: Asegúrate de que la infraestructura tecnológica de la empresa esté preparada para gestionar internamente las actividades en cuestión. La inversión en tecnología puede ser esencial para optimizar los procesos.
7. Colaboración interdepartamental: Fomenta la colaboración entre diferentes departamentos dentro de la empresa para asegurar una transición suave y la cohesión en la implementación del insourcing.
8. Gestión del cambio: Prepara a los empleados para el cambio mediante programas de capacitación y comunicación efectiva. Es importante abordar cualquier resistencia al cambio y garantizar el apoyo del personal.
9. Monitoreo y mejora continua: Implementa sistemas de seguimiento y evaluación para medir el rendimiento después de la implementación del insourcing. Realiza ajustes según sea necesario y busca oportunidades para mejorar continuamente los procesos internos.
10. Evaluación periódica: Realiza evaluaciones periódicas del rendimiento del insourcing para asegurarte de que continúe siendo la estrategia más adecuada para la empresa. Está preparado para ajustar la estrategia según evolucionen las condiciones internas y externas.

Cada empresa es única, por lo que la aplicación exitosa del insourcing dependerá de factores específicos de cada caso. Es fundamental realizar un análisis exhaustivo y adaptar estas estrategias a las necesidades y circunstancias particulares de tu organización.

De acuerdo con la reforma al artículo 13 de la Ley Federal de Trabajo, se podrá prestar servicios u obras complementarias entre empresas de un mismo grupo empresarial, siempre y cuando no formen parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de la que los reciba.

Las recientes disposiciones para el régimen de subcontratación laboral, también conocido como outsourcing, han introducido cambios que abarcan el insourcing. Según estas regulaciones, se establece que los servicios u obras complementarias o compartidas ofrecidas entre empresas pertenecientes a un mismo grupo empresarial podrán llevarse a cabo, siempre y cuando tales servicios no estén vinculados al objeto social ni a la actividad económica preponderante de la empresa receptora.

En este contexto, se define como la agrupación de personas morales organizadas bajo esquemas que involucran participación directa o indirecta en el capital social, donde una sociedad en particular mantiene el control de estas personas morales.

¿Cuáles son los requisitos para hacer insourcing?

Para lograr gestionar tu nómina de manera insourcing, necesitarás hacer los siguientes pasos:

• Registro de RFC y Razón Social (1 a 3 meses): Es la clave única que el gobierno mexicano utiliza para identificar a las personas morales que llevan a cabo una actividad económica en México.
• Cuenta Bancaria Mexicana (1 día): Acude al banco de tu preferencia y abre una cuenta bancaria para hacer la dispersión de la nómina a tus empleados.
• Registro en Secretaria de Administración Tributaria (1 a 3 meses): Con este registro vas a obtener tu FIEL y tus certificados digitales que usarás para firmar los recibos de tus empleados en cada nómina.
• Registro en IMSS I (1 a 3 días): Con este registro podrás obtener tu alta patronal para que puedas contratar empleados y tu prima de riesgo.
• Registro en IMSS II (1 a 3 días): Con este registro podrás pagar mes a mes las cuotas obrero patronales retenidas a tus trabajadores, es decir, pagar tus impuestos de manera puntual.  
• Registro en la Secretaría de Finanzas de tu entidad (1 a 3 días): Con este registro podrás pagar tus impuestos sobre nómina de manera bimestral.
• Registro en FONACOT (1 a 3 días): Es una institución financiera del gobierno mexicano, creada para apoyar la adquisición de bienes y servicios por parte de los trabajadores a tasas competitivas de mercado. Teniendo tu registro podrás hacer los pagos que deduces nómina tras nómina a tus empleados que cuenten con un crédito en esta institución, puesto que las aportaciones son con un descuento de nómina.
• Registro en Instituto Nacional de Migración (1 a 2 meses): Si deseas contratar empleados extranjeros deberás solicitar las constancias para que el empleado pueda trabajar legalmente en México.

El insourcing es más que una simple tendencia; es una estrategia empresarial que puede transformar la forma en que las empresas operan y crecen. Al internalizar funciones críticas, las organizaciones están construyendo cimientos sólidos para la innovación, el control operativo y la adaptabilidad en un entorno empresarial en constante cambio. Considera el insourcing como una herramienta estratégica para potenciar tu negocio desde adentro y enfrentar con éxito los desafíos del futuro.