¿Qué es la nómina y sus características?

La nómina es la lista de trabajadores que se encuentran prestando sus servicios para una empresa. Si un trabajador está incluido en la nómina, significa que está trabajando para esa compañía. En ella, los patronos llevan registro de los pagos de sueldo y de prestaciones que se les entrega a los trabajadores a cambio de su trabajo. También, se registran todos los bonos, premios por puntualidad y horas extras, además de las deducciones, tales como el impuesto sobre la renta o la cuota obrero-patronal que se paga al Instituto Mexicano del Seguro Social.

¿Qué es la nómina?

La nómina es un documento que debe ser emitido de forma obligatoria por cualquier empresa, independientemente de su envergadura, para efectos de fiscalización laboral. Todas las empresas están obligadas por la ley a preparar mensualmente el registro de pago de la remuneración ofrecida a todos sus empleados y a cualquiera que les preste un servicio. Asimismo, cada empresa debe guardar una copia de este recibo.

¿Qué información debe contener una nómina?

No existe un formato o modelo oficial para la elaboración de este documento. Las empresas deben adoptar los criterios que mejor atiendan a sus necesidades. Sin embargo, es indispensable que aparezcan las siguientes informaciones:

• Identificación del trabajador y de la empresa: La nómina es una hoja personal e intransferible y, para que se facilite la comprobación de la situación laboral de un trabajador, deben reflejarse los datos personales más importantes, como son: el nombre de la persona y el número de identidad. Por otro lado, debe contener el nombre de la institución y su identificación fiscal.
• Clasificación del trabajador: El colaborador debe pertenecer a una categoría, que a veces es regulada por una convención colectiva o depende de los recursos humanos de la empresa, la cual va desde los que tienen baja por paternidad, enfermedad, trabajadores de confianza, permanentes y/o de contrato temporal. Así como también el tipo de función que ejerce dentro de la empresa.
• Análisis de horas de trabajo: Para documentar esta etapa, se deben identificar por medio de controles de asistencia o métodos más actuales como la biometría, las horas trabajadas de cada empleado, las horas extras, jornadas adicionales cumplidas o descansos remunerados, por ejemplo. También, es necesario verificar si hubo faltas en el mes y si estas fueron justificadas. Cuando haya justificativa de la ausencia, por medio de un informe médico en caso de enfermedad, la falta puede ser abonada. En caso contrario, se debe hacer el descuento en el salario bruto.
• Descuentos de encargos sociales e impuestos de renta: Deben ser contabilizados los descuentos del Instituto Mexicano del Seguro Social para asegurar los beneficios mensuales de la jubilación del funcionario, además de otros encargos sociales, como el seguro de invalidez y vida o los seguros de retiro, cesantía en edad avanzada y vejez. Se incluye también la retención del Impuesto sobre la Renta.
• Sueldo y remuneración: El sueldo es la contraprestación debida al empleado por los servicios proporcionados y en concordancia con el contrato de trabajo. Esta remuneración es, a su vez, la suma del sueldo estipulado, con otros beneficios percibidos en la vigencia del contrato de trabajo, donde se pueden incluir comisiones, porcentajes, viáticos y otros abonos pagados por el empleador.

¿Qué dice la ley sobre la nómina?

La nómina va de la mano del salario y su cálculo, debido a que en ella deben ir reflejados los resultados de estas cuentas. En el Código Fiscal de la Federación y en la Ley del Instituto Mexicano del Seguridad Social (por mencionar las más importantes), se normalizan las deducciones obligatorias y que facilitarán el proceso de cálculo del sueldo neto a recibir.

Si estás buscando información para calcular y llevar el control de tu nómina, o si eres un empresario o profesional que por uno u otro motivo necesitas tener claro conceptos básicos sobre nómina, es importante que sepas que en la norma no existe una fórmula mágica o pasos específicos de fácil presunción, lo que se convierte en una tarea que no es simple.

Este cálculo exige conocimientos específicos en el área de recursos humanos y de experiencia con las leyes laborales, así como nociones de matemática financiera en el ramo de la contabilidad y administración. Si buscas más información sobre qué leyes regulan el pago de la nómina te invitamos a leer nuestro artículo.

¿Cuales son las características de la nómina?

• Este documento es una obligación legal de cualquier empresa y su omisión puede acarrear duras consecuencias legales y tributarias.
• Mantener este tipo de documentos organizados es fundamental para evitar problemas futuros relacionados a los procesos laborales.
• Los detalles que constan allí funcionan como una especie de historial del trabajador dentro de la institución donde labora. Es decir, el documento tiene función operacional, contable y fiscal.
• Se retrata la actividad ejercida y específica la remuneración del empleado.
• Es una exigencia comprobatoria para procesos de jubilación, préstamos y un documento comprobatorio de renta fija casi obligatorio para cualquier beneficio.
• Su cálculo exige conocimientos específicos, es altamente recomendable que se deje a cargo de un departamento personal en las empresas.
• Su cálculo se basa en lo que la ley estipula, por ende debe de ser de suma importancia tener claro si las leyes están siendo cumplidas y observar todos los valores con precisión.

¿Cómo mantener el control nominal?

Calcular los vencimientos y deducciones mensuales de cada trabajador en la nómina de forma correcta es una tarea necesaria para cualquier empresa que desee mantener sus obligaciones legales y que tenga interés en realizar una gestión financiera eficiente.

De esta manera, el control de la nómina todos los meses resulta mucho más fácil a través de la emisión de una hoja o plantilla, donde estarán distribuidos de forma ordenada los datos obligatorios y todas las informaciones que recursos humanos considere pertinentes.

¿Cómo es el formato de una nómina?

Tener formato completo todos los meses le da a la empresa una dirección clara sobre las despensas que ella tiene con cada empleado. Son datos importantes a la hora de pensar en un aumento o hasta para hacer nuevas contrataciones o recortes.

Otro detalle es que, si se paga con sueldos variables, este documento resultará imprescindible. De forma simple, se consigue notar rápidamente el rendimiento del contratado, colocar los valores en gráficos, y si es preciso, ver oscilaciones o proyectarse nuevas metas, con referencia en los rendimientos fijos y constantes.

Para realizar una buena gestión de la nómina el emprendedor posee una serie de herramientas que, si son utilizadas correctamente, facilitarán esta tarea y optimizarán el control de datos e informaciones relacionadas a la nómina. Estas herramientas pueden ser elaboradas por el departamento encargado de personal o bien adquirirse en cualquier plataforma o de terceras empresas dedicadas a la gestión financiera empresarial.

Plantilla para elaboración de un recibo de nómina

El recibo de nómina sirve para que la empresa, dueño, patrón o empleador  tenga una constancia de haber cumplido con el otorgamiento del pago de salarios a sus empleados o colaboradores  y también por su parte este le funciona el empleado como una constancia de recibo de honorarios por sus servicios. Sin embargo no solo funciona para esto, sino que además tiene la función de notificar al empleado la deducción de algún crédito que tenga vigente y también la cantidad que le es retenida por pago de impuestos.

Contar con un recibo de nómina le permite al empleador reportar con mayor exactitud  los aportes patronales que ha realizado a las diferentes instituciones correspondientes, entre ellas están las cuotas e impuestos retenidos. Por otra parte el recibo de nómina le sirve al empleado como una garantía o comprobante de ingresos, que le facilita obtener un bien o servicio, ya sea un crédito bancario, hipotecario o financiamiento para un automóvil, ya que el recibo de nómina le permite saber a las entidades que brindan estos servicios la capacidad de pago que posee el empleado, su solvencia y liquidez.

Ya habiendo enfatizado la importancia del recibo de nómina, aquí te dejamos esta plantilla que estamos seguros que facilitará tu proceso nominal. Además si te marean los cálculos mentales y en Excel, RunaHR te ayuda a automatizar tu nómina y gestionar a tus recursos humanos en menos de 4 clicks. No más cálculos manuales, significa más tiempo que puedes invertir para hacer crecer tu negocio. Conoce nuestro producto y sus funciones aquí.