Sistema Único de Autodeterminación (SUA): ¿Qué es y para qué sirve?

¿Qué es el SUA?

En sus esfuerzos por modernizar y mejorar los pagos obligatorios para personas con trabajadores afiliados, el Instituto Mexicano de Seguro Social (IMSS) desarrolló el Sistema Único de Autodeterminación (SUA), un programa informático que se encarga de estas tareas de una manera rápida y sencilla. Si se cuenta con 5 o más trabajadores, existe la obligación de autodeterminarse utilizando el programa; las personas con menos empleados lo pueden hacer o no según les convenga.
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El SUA no sólo determina automáticamente las cuotas obrero-patronales del IMSS a pagar, también calcula  las contribuciones y amortizaciones del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT).

¿Por qué es importante en la nómina?

El SUA, brinda a los patrones las herramientas necesarias para realizar los siguientes cálculos  de manera automática y verificada:

• Cuotas obrero-patronales mensuales y bimestrales, aplicable a las ramas del IMSS, incluyendo  la cuenta individual por Seguro de Retiro, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez.
• Aportaciones patronales al concepto de Vivienda.
• Amortización de créditos asignados por INFONAVIT a los trabajadores.

Dato: este programa sólo es compatible con Windows y entre otras funciones cuenta con un verificador de CURP y RFC, convierte los cálculos a una hoja de Excel y es de fácil manejo para el usuario promedio.

Para que el SUA pueda determinar los cobros que serán destinados a la nómina de los trabajadores, el usuario debe proporcionar los datos necesarios en el apartado de empresa y trabajador. Estos son algunos de los datos que se requiere conocer:

Mes a mes, el patrón deberá registrar todos los datos, además de agregar incidencias o modificaciones al salario que han sido reportadas al IMSS a través del portal IMSS Desde su Empresa (IDSE). Así, se podrán determinar fácilmente los cobros que son obligatorios según la Ley del Seguro Social.

¿Qué características tiene el SUA?

De entrada: Determina que los patrones con más de 5 trabajadores están obligados a autodeterminarse usando el sistema. Este sistema se efectúa con el apoyo  del IMSS quien es el que aporta la información del trabajador o en su caso puede ser por medio de su sistema de nómina.  Y toda la información comprobatoria de los trabajadores respecto a incidencias y movimientos que pueden afectar al trabajador.

La forma de operar de este sistema cubre las funciones más específicas como la validación automática de los datos capturados y mediante la aportación. 

De operación: El sistema provee al patrón de herramientas automatizadas para que se garantice que la suma de las cuotas y aportaciones de cada trabajador sea procesada de forma eficiente y con calidad para que estas puedan ser individualizadas. 

El sistema también puede determinar el pago de las aportaciones extemporáneas, permite capturar las tasas de actualización o recargos correspondientes. 

Además, el sistema le otorga al patrón un medio magnético que contendrá toda la información de las cuotas y aportaciones de sus trabajadores de forma individual, este medio cuenta con todos los mecanismos de seguridad que permiten que las entidades que lo reciben en este caso los bancos puedan identificar la información de forma efectiva y corroborar que proviene del SUA, otorgando la posibilidad de realizar el pagode las mismas. 

Además esta herramienta es de fácil acceso y cuenta con los siguientes beneficios: 

• Es compatible con todas las versiones de Windows 
• Multitareas
• Es de fácil manejo y consulta 
• Se ofrece la opción de exportar el archivo de pago a formato de Excel
• Su procesamiento es de mayor velocidad 
• Verificación de RFC y CURP de todos los registros patronales 
• Seguridad en toda la base de datos 
• Determinación de la Prima de RT
• Inclusión de nuevos módulos
• Integra todas las versiones anteriores del SUA 
• Identifica el importe de la cuota obrera y la patronal
• Portabilidad de reportes a otros medios de consulta

¿Cómo se utiliza el SUA?

Como primer paso se debe acceder a la página oficial del INFONAVIT, en la cual existe un apartado exclusivo para el SUA, aquí encontrarás la versión descargable, deberás descargar el programa y posterior a esto iniciar con el llenado de datos. 

Como patrón deberás ingresar ya sea por primera vez y darte de alta, llenando todos los apartados que te aparecerán.

Datos de la empresa: 

• Denominación  o razón social 
• Nombre de la empresa 
• Número de registro patronal 
• Registro Federal de Contribuyentes (RFC) 
• Actividad económica 
• Dirección Fiscal completa 
• Teléfono 
• Delegación del IMSS 
• Subdelegación del IMSS 
• Prima del Seguro de riesgos del trabajo
• Representante legal

Datos de los trabajadores: 

• Número de seguridad social 
• Fecha de alta 
• Registro Federal de Contribuyentes (RFC) 
• Clave Única de Registro (CURP)
• Nombre completo 
• Clase o tipo de trabajador 
• Modalidad de su jornada laboral 
• Indicaciones especiales, por ejemplo si se trata o no de una persona pensionada 
• Salario base de cotizaciones 
• Sexo 
• Estado civil 

Ya que estás registrado, es muy sencillo utilizar el programa,  en él puedes actualizar los datos de los trabajadores, generar los archivos de pago (SUA o SIPARE) obteniendo una línea de captura (opcional) y para finalizar, realizar tus aportaciones pagando en ventanilla con el formato de línea de captura o mediante los portales bancarios. 

En este artículo puedes revisar también cómo instalar y actualizar el SUA.

Carga de archivos en SUA

En SUA existen dos formas de cargar la información de los empleados y sus movimientos:

• Carga de archivos TXT (la más usada).
• Manual.

Carga de Archivos TXT

Los archivos que pueden cargarse son los siguientes:

• ASEG.TXT. Contiene la información básica de los empleados, necesaria para realizar el cálculo de las cuotas IMSS. Puedes descargar este control aquí.
• MOVTOS.TXT. Contiene la información referente a las incidencias de los empleados que se han reportado al IMSS (reingresos, bajas, cambios de salario) + faltas + incapacidades + aportaciones voluntarias. Puedes descargar este control aquí.
• AFIL.TXT. Contiene datos complementarios a los trabajadores registrados en el archivo aseg.txt, tales como fecha de nacimiento, género, código postal del empleado, etc.
• CRED.TXT.Contiene todos los registros de créditos nuevos y cambios hechos durante el bimestre en los factores de descuento INFONAVIT de los empleados. 
• INCAP.TXT Contiene los datos complementarios de las incapacidades, tales como tipo de incapacidad, control de la incapacidad, etc.

A pesar de esto, son dos los archivos más importantes para un cálculo de SUA exitoso, ASEG.TXT y  MOVTOS.txt que podrás descargar aquí. El archivo CRED.TXT ayuda en la carga de movimientos INFONAVIT en el bimestre; y es de gran ayuda cuando la información a actualizar tiene más allá de 15 registros pero su uso no es frecuente. Los demás archivos, al ser información complementaria no es indispensable para realizar el cálculo de SUA.

Pasos para cargar archivos sua:

1. Una vez obtenidos los archivos TXT para carga en SUA, nos dirigimos al SUA. En la carga de archivo no es necesario seleccionar el registro patronal del  que se van a cargar los movimientos; pero sí es necesario seleccionar uno. Esto lo vemos en la parte superior del programa.
2. Dar click en Actualizar / Trabajadores. Se muestra la siguiente pantalla. Seleccionamos la pestaña Importar datos.
3. En el cuadro de lista “Seleccione el tipo de importación que desee”, podremos seleccionar el tipo de archivo que necesitamos cargar de acuerdo a lo comentado en la introducción del texto. El primer archivo a cargar deberá ser siempre ASEG.TXT
4. Seleccionamos el archivo a cargar, dando click en “EXAMINAR” y posterior en “Importar”.
5. Aparece un cuadro de advertencia para la carga del archivo. Click en “Sí”
6. Una vez que se ha cargado la información, aparece una advertencia de carga exitosa:
7. En caso de existir errores de carga de archivos, el SUA mostrará una lista de datos improcedentes, la cual podemos imprimir en pantalla, en pdf o impresora de papel.
8. El siguiente archivo de carga es datos afiliatorios (AFIL.TXT). Si no se cuenta con este archivo podría continuar ya que no es obligatorio para el cálculo de SUA. Los datos afiliatorios son obligatorios para cargar incapacidades maternas y definir el tipo de salario del trabajador (fijo, variable, mixto) en el SUA. El proceso de carga es igual al AFIL.TXT.
9. El tercer archivo es MOVTOS.TXT. Este archivo es indispensable para el cálculo de SUA ya que contiene todas las incidencias ocurridas en el mes a cargar.
10. El cuarto y quinto archivos CRED.TXT e INCAP.txt. Como se mencionó antes no son indispensables para el cálculo de SUA.

Carga manual de información a SUA:

1. Nos dirigimos a SUA y seleccionamos el patrón al cual necesitamos ingresar la información necesaria.
2. Damos click en Actualizar / Trabajadores. Aparece una pantalla en blanco donde podemos actualizar la información de trabajadores nuevos.
3. Si lo que necesitamos es agregar incidencias (tales como baja, reingreso, modificación de salarios, faltas, incapacidades, créditos INFONAVIT), el primer paso es buscar al trabajador. Damos click en seleccionar, aparece una pantalla con los trabajadores y campos en blanco en la parte inferior.
4. En el primer campo en blanco podremos anotar el número de seguridad social y en el segundo el nombre, empezando por el apellido. No es necesario tener la cadena completa, el sistema filtrará con la información capturada. Se da click en los binoculares.
5. El sistema muestra el filtro de empleados de acuerdo a la información ingresada y damos doble click en el empleado que necesitemos modificar.
6. En la pestaña movimientos, podremos agregar las incidencias correspondientes, capturando la información que el sistema solicite.

Generación de pago IMSS

Hemos comentado anteriormente que para generar el pago IMSS, tendremos que realizarlo mediante el sitio web Sistema de pago referenciado (SIPARE). Su función principal es la de proporcionar a las empresas las líneas de pago necesarias para que estas realicen el pago de cuotas obrero-patronales.  Bien esto puede ocurrir de dos maneras:

A través de SUA: Esta opción ya la hemos visto en “cálculo de pago SUA” y básicamente se refiere a cuando se ha terminado el cálculo y se obtiene el archivo de pago *.SUA, el SUA da la opción de obtener esta línea de pago a través de automatizar el proceso de logueo, carga de archivo SUA y la obtención de la línea de pago.

Accediendo al sitio web SIPARE:

1. Nos dirigimos al sitio web SIPARE.
2. Ingresamos datos de usuario y contraseña. El sistema nos dirigirá a la página principal de la aplicación.
3. Damos click en “recepción y validación arch. pago”.
4. Se despliega una pantalla para subir el archivo de pago SUA, junto con una captura “captcha”. Click en “aceptar”.
5. El sistema valida el archivo de pago, al terminar muestra la opción para ver el diagnóstico que el sistema hizo del archivo de pago y también in link para generar la línea de captura.
6. Si se presiona diagnóstico, el sistema mostrará los detalles del archivo *.SUA. Esta opción nos ayuda mucho para recordar el Folio SUA, el cual será necesario para reconocer la línea de pago correcta
7. Si se presiona “generar línea de pago”, el sistema trabajará para crear el documento PDF de línea de pago. Una vez que termina, el sistema muestra otro link.
8. Damos click en “Consulta línea de captura”. El sistema nos conducirá al menú dónde se han generado todas las líneas de pago vigentes. Aquí buscaremos el número de FOLIO SUA correcto.
9. En la opción imprimir, podremos visualizar la línea de pago.
10. Esta línea de pago, la podemos descargar en PDF o imprimir en físico.