{"id":1003822,"date":"2025-07-24T05:49:37","date_gmt":"2025-07-24T11:49:37","guid":{"rendered":"https:\/\/runahr.com\/viaticos\/"},"modified":"2026-02-17T09:11:49","modified_gmt":"2026-02-17T15:11:49","slug":"viaticos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/runahr.com\/co\/recursos\/beneficios\/viaticos\/","title":{"rendered":"Vi\u00e1ticos: \u00bfQu\u00e9 son? \u00bfC\u00f3mo se calculan?"},"content":{"rendered":"<p><span>En todos los sectores, viajar por motivos de trabajo forma parte de la rutina corporativa: visitas comerciales, instalaciones t\u00e9cnicas, capacitaciones o negociaciones internacionales. Para que estos desplazamientos no se conviertan en una carga personal ni en un desorden contable, las organizaciones recurren a los vi\u00e1ticos, una asignaci\u00f3n econ\u00f3mica que cubre transporte, alimentaci\u00f3n y alojamiento. Al gestionar los vi\u00e1ticos con reglas claras y tecnolog\u00eda, la empresa protege su liquidez, respalda la productividad de su equipo y cumple con la normativa tributaria colombiana. La experiencia del viajero mejora cuando sabe que cada peso gastado est\u00e1 respaldado, mientras la compa\u00f1\u00eda se beneficia de presupuestos previsibles, auditor\u00edas limpias y una marca empleadora que demuestra cuidado genuino por su gente.<\/span><\/p>\n<h2><b>\u00bfQu\u00e9 son los vi\u00e1ticos en Colombia?<\/b><\/h2>\n<p><span>Los vi\u00e1ticos son las sumas en dinero o especie que un empleador asigna para cubrir los gastos indispensables de un colaborador durante una comisi\u00f3n fuera de su lugar habitual de trabajo. En la legislaci\u00f3n colombiana, se diferencian de los salarios porque solo financian necesidades temporales y, bajo ciertas condiciones, no forman parte de la base de seguridad social ni de la retenci\u00f3n en la fuente. Para mantener esa naturaleza, deben pagarse por desplazamientos ocasionales, sustentarse con comprobantes v\u00e1lidos y registrarse en la n\u00f3mina electr\u00f3nica bajo los c\u00f3digos establecidos por la <\/span><a href=\"https:\/\/runahr.com\/co\/salario\/dian\/\"><span>Direcci\u00f3n de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)<\/span><\/a><span>.<\/span><\/p>\n<h4><b>Naturaleza legal<\/b><\/h4>\n<p><span>El art\u00edculo 128 del C\u00f3digo Sustantivo del Trabajo excluye de la base salarial aquellos vi\u00e1ticos que se entregan para gastos reales y ocasionales del trabajador, siempre que se soporten con facturas y no superen los montos fijados en la pol\u00edtica interna.<\/span><\/p>\n<h4><b>Registro contable<\/b><\/h4>\n<p><span>Toda asignaci\u00f3n debe reflejarse en la cuenta de gastos de viaje y cruzarse con el reporte que recibe la UGPP; as\u00ed la empresa demuestra que no se trata de remuneraci\u00f3n encubierta y conserva la deducibilidad fiscal del desembolso.<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span>No constituyen salario si son accidentales y comprobados.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span>Se reportan en la n\u00f3mina electr\u00f3nica con c\u00f3digo de concepto 24.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span>Requieren pol\u00edtica escrita y comunicaci\u00f3n al personal.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><a href=\"https:\/\/recursos.runahr.com\/dashboard-de-rrhh\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" class=\"alignnone  wp-image-1097379\" src=\"https:\/\/runahr.com\/wp-content\/uploads\/2026\/01\/CCO018-300x118.webp\" alt=\"Descargar dashboard de RRHH\" width=\"831\" height=\"327\" srcset=\"https:\/\/runahr.com\/wp-content\/uploads\/2026\/01\/CCO018-300x118.webp 300w, https:\/\/runahr.com\/wp-content\/uploads\/2026\/01\/CCO018-1024x404.webp 1024w, https:\/\/runahr.com\/wp-content\/uploads\/2026\/01\/CCO018-768x303.webp 768w, https:\/\/runahr.com\/wp-content\/uploads\/2026\/01\/CCO018-1536x606.webp 1536w, https:\/\/runahr.com\/wp-content\/uploads\/2026\/01\/CCO018-2048x808.webp 2048w\" sizes=\"(max-width: 831px) 100vw, 831px\" \/><\/a><\/p>\n<h2><b>\u00bfCu\u00e1l es la funci\u00f3n de los vi\u00e1ticos?<\/b><\/h2>\n<p><span>La funci\u00f3n esencial de los vi\u00e1ticos es evitar que el trabajador financie de su propio bolsillo los costos de una labor que beneficia exclusivamente a la empresa. Al mismo tiempo, permiten estandarizar la experiencia de viaje, proyectar gastos y mostrar, en cifras, el compromiso con el bienestar del equipo. Para el \u00e1rea financiera, los vi\u00e1ticos ofrecen una base s\u00f3lida de presupuesto; para Recursos Humanos, un instrumento de motivaci\u00f3n y equidad.<\/span><\/p>\n<h4><b>Protecci\u00f3n al empleado<\/b><\/h4>\n<p><span>Cuando los vi\u00e1ticos cubren de manera justa hospedaje, transporte y alimentaci\u00f3n, el colaborador se concentra en sus tareas y mantiene su salud y seguridad sin preocupaciones econ\u00f3micas adicionales.<\/span><\/p>\n<h4><b>Planeaci\u00f3n del negocio<\/b><\/h4>\n<p><span>Al analizar los reportes de vi\u00e1ticos, la empresa detecta tendencias de gasto, ajusta tarifas y decide si es m\u00e1s rentable seguir enviando personal, contratar proveedores locales o abrir una sucursal.<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span>Garantizan transparencia y control presupuestal.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span>Fortalecen la relaci\u00f3n de confianza con el personal itinerante.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span>Respaldan la deducibilidad de gastos ante la DIAN.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>\u00bfPor qu\u00e9 son importantes los vi\u00e1ticos?<\/b><\/h2>\n<p><span>Los vi\u00e1ticos son importantes porque impactan la equidad interna, la reputaci\u00f3n externa y el cumplimiento normativo. Una pol\u00edtica clara evita litigios por enriquecimiento sin causa, protege a la organizaci\u00f3n de sanciones fiscales y mejora la percepci\u00f3n de cuidado entre quienes representan la marca fuera de casa. Adem\u00e1s, facilitan procesos de certificaci\u00f3n ESG, ya que muestran pr\u00e1cticas responsables en el trato al talento.<\/span><\/p>\n<h4><b>Bienestar y clima<\/b><\/h4>\n<p><span>Cobertura completa y oportuna de gastos reduce el estr\u00e9s financiero del viajero, disminuye la rotaci\u00f3n y eleva los puntajes de satisfacci\u00f3n en encuestas de clima.<\/span><\/p>\n<h4><b>Imagen y confianza<\/b><\/h4>\n<p><span>Clientes, proveedores y candidatos perciben solidez cuando una empresa explica y cumple su pol\u00edtica de vi\u00e1ticos; lo contrario genera dudas sobre su salud financiera y su \u00e9tica.<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span>Previenen reclamaciones laborales y sanciones de la UGPP.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span>Refuerzan la marca empleadora ante talento especializado.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span>Sustentan informes de sostenibilidad y gobierno corporativo.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>\u00bfQu\u00e9 tipos de vi\u00e1ticos existen en Colombia?<\/b><\/h2>\n<p><span>El marco normativo distingue dos grandes tipos. Vi\u00e1ticos permanentes: se entregan a trabajadores que viajan de forma continua (vendedores, t\u00e9cnicos de campo) y cuentan como salario. Vi\u00e1ticos accidentales: cubren misiones espor\u00e1dicas y no se integran al salario si se soportan con comprobantes. A nivel empresarial, se a\u00f1aden categor\u00edas como vi\u00e1ticos internacionales, de representaci\u00f3n y de movilidad urbana.<\/span><\/p>\n<h4><b>Vi\u00e1ticos permanentes<\/b><\/h4>\n<p><span>Al pagarse de forma habitual, incrementan la base para aportes y prestaciones; por ello, deben presupuestarse como parte del paquete de compensaci\u00f3n.<\/span><\/p>\n<h4><b>Vi\u00e1ticos accidentales<\/b><\/h4>\n<p><span>Se liquidan por evento y exigen facturas o tiquetes para no perder su car\u00e1cter de gasto deducible y no salarial.<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>De representaci\u00f3n:<\/b><span> cubren comidas con clientes y eventos de networking.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Internacionales:<\/b><span> se ajustan a la TRM y a tarifas de destino.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Urbanos:<\/b><span> incluyen taxis o apps de movilidad dentro de la misma ciudad.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>\u00bfC\u00f3mo se calculan los vi\u00e1ticos en Colombia?<\/b><\/h2>\n<p><span>El c\u00e1lculo parte de una tabla de tarifas diarias basada en costos promedio de cada ciudad o pa\u00eds visitado. Se define un valor para alojamiento y otro para manutenci\u00f3n; el transporte se liquida aparte contra tiquetes o kilometraje. Para destinos internacionales, la tarifa se convierte a pesos con la TRM del d\u00eda anterior al giro. El colaborador recibe anticipo o reembolsa luego de entregar soportes en el plazo fijado.<\/span><\/p>\n<h4><b>Tarifa diaria<\/b><\/h4>\n<p><span>Se establece por nivel de cargo y destino; por ejemplo, ciudades capitales pueden tener tarifas m\u00e1s altas que intermedias debido al costo hotelero.<\/span><\/p>\n<h4><b>Control de topes<\/b><\/h4>\n<p><span>El software de gastos valida que cada recibo no exceda la tarifa diaria ni duplique conceptos, evitando fraudes y reprocesos contables.<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>F\u00f3rmula:<\/b><span> (d\u00edas \u00d7 tarifa diaria) + transporte real.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span>Ajuste autom\u00e1tico por TRM para viajes en d\u00f3lares o euros.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span>Conciliaci\u00f3n con tarjeta corporativa para agilizar reembolsos.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><a href=\"https:\/\/recursos.runahr.com\/formulario-bienestar-laboral\"><img decoding=\"async\" class=\"alignnone  wp-image-1097504\" src=\"https:\/\/runahr.com\/wp-content\/uploads\/2026\/01\/CCO023-300x119.webp\" alt=\"Descargar formulario de bienestar laboral\" width=\"822\" height=\"326\" srcset=\"https:\/\/runahr.com\/wp-content\/uploads\/2026\/01\/CCO023-300x119.webp 300w, https:\/\/runahr.com\/wp-content\/uploads\/2026\/01\/CCO023-1024x405.webp 1024w, https:\/\/runahr.com\/wp-content\/uploads\/2026\/01\/CCO023-768x304.webp 768w, https:\/\/runahr.com\/wp-content\/uploads\/2026\/01\/CCO023-1536x607.webp 1536w, https:\/\/runahr.com\/wp-content\/uploads\/2026\/01\/CCO023-2048x809.webp 2048w\" sizes=\"(max-width: 822px) 100vw, 822px\" \/><\/a><\/p>\n<h2><b>\u00bfQui\u00e9nes tienen acceso a los vi\u00e1ticos?<\/b><\/h2>\n<p><span>Tienen derecho a vi\u00e1ticos todos los empleados que cumplan una comisi\u00f3n autorizada fuera de su sede habitual, incluidos contratados a t\u00e9rmino fijo, indefinido u obra-labor. Aprendices y pasantes tambi\u00e9n pueden recibirlos si la actividad est\u00e1 relacionada con su formaci\u00f3n. Los contratistas independientes no reciben vi\u00e1ticos como tal, pero pueden facturar gastos si el contrato lo contempla.<\/span><\/p>\n<h4><b>Cobertura formativa<\/b><\/h4>\n<p><span>Extender vi\u00e1ticos a j\u00f3venes talentos mejora la experiencia educativa y posiciona la empresa en el ecosistema acad\u00e9mico.<\/span><\/p>\n<h4><b>Control de elegibilidad<\/b><\/h4>\n<p><span>Una matriz de roles y motivos de viaje ayuda a aprobar solo las comisiones que aportan valor, evitando desplazamientos innecesarios.<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span>Vendedores que atienden regiones.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span>Ingenieros de instalaci\u00f3n y soporte t\u00e9cnico.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span>Directivos en ferias, congresos y ruedas de negocio.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>\u00bfPor qu\u00e9 las empresas deben pagar por los vi\u00e1ticos?<\/b><\/h2>\n<p><span>La obligaci\u00f3n surge del principio de que quien ordena el servicio debe asumir sus costos. No cubrir vi\u00e1ticos genera enriquecimiento sin causa, expone a sanciones del Ministerio de Trabajo y compromete la deducibilidad de los gastos. Desde una perspectiva estrat\u00e9gica, pagar vi\u00e1ticos permite proyectar costes reales y fijar precios competitivos para proyectos que exigen viajes.<\/span><\/p>\n<h4><b>Responsabilidad solidaria<\/b><\/h4>\n<p><span>Si se terceriza personal y la contratista incumple, la empresa usuaria responder\u00e1 solidariamente por los vi\u00e1ticos adeudados, incluyendo aportes omitidos.<\/span><\/p>\n<h4><b>Ventaja fiscal<\/b><\/h4>\n<p><span>Los vi\u00e1ticos con soportes v\u00e1lidos son deducibles del impuesto de renta, reduciendo la carga tributaria corporativa.<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span>Cumple con el C\u00f3digo Sustantivo del Trabajo.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span>Previene litigios individuales y colectivos.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span>Mejora la rentabilidad de proyectos m\u00f3viles.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>\u00bfCu\u00e1les son las ventajas y desventajas de los vi\u00e1ticos?<\/b><\/h2>\n<p><span>Ventajas: aseguran la movilidad del talento, controlan costos, incrementan la motivaci\u00f3n y cumplen requisitos fiscales. Desventajas: con pol\u00edticas laxas, pueden derivar en abusos; con pol\u00edticas demasiado restrictivas, generan insatisfacci\u00f3n y sobrecostos ocultos.<\/span><\/p>\n<h4><b>Ventajas operativas<\/b><\/h4>\n<p><span>La empresa responde r\u00e1pido a oportunidades de negocio, inaugura mercados y atiende clientes sin restricciones geogr\u00e1ficas.<\/span><\/p>\n<h4><b>Riesgos y limitaciones<\/b><\/h4>\n<p><span>Fraudes con facturas y exceso de tr\u00e1mites administrativos son los principales retos si no se automatiza el flujo de aprobaci\u00f3n y reembolso.<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Ventaja:<\/b><span> Visibilidad exacta del costo por proyecto.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Ventaja: <\/b><span>Reputaci\u00f3n de empresa responsable.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Desventaja:<\/b><span> Dependencia de la TRM en viajes internacionales.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>\u00bfC\u00f3mo los recursos humanos gestionan los vi\u00e1ticos?<\/b><\/h2>\n<p><span>Recursos humanos, dise\u00f1a pol\u00edticas, define tarifas y establece flujos de aprobaci\u00f3n en conjunto con finanzas. Implementa sistemas de gastos que integran la n\u00f3mina electr\u00f3nica, validan topes y generan reportes en tiempo real. Adem\u00e1s, capacita al personal en la correcta rendici\u00f3n de soportes y analiza los KPI de costo por viaje y satisfacci\u00f3n del colaborador para mejorar continuamente la pol\u00edtica.<\/span><\/p>\n<h4><b>Gobierno del proceso<\/b><\/h4>\n<p><span>Comit\u00e9s mensuales revisan desviaciones, actualizan tarifas y auditan casos de incumplimiento, garantizando transparencia y disciplina financiera.<\/span><\/p>\n<h4><b>Tecnolog\u00eda y cultura<\/b><\/h4>\n<p><span>Apps m\u00f3viles para cargar recibos y chatbots que responden dudas reducen tiempos de reembolso y aumentan la confianza en la gesti\u00f3n.<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span>Pol\u00edtica revisada cada a\u00f1o frente a IPC y tarifas hoteleras.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span>Indicador meta de fraude &lt; 1 % del gasto total.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span>Encuestas de satisfacci\u00f3n al viajero post-misi\u00f3n.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span>Los vi\u00e1ticos son una inversi\u00f3n estrat\u00e9gica que equilibra productividad, bienestar y cumplimiento legal. Con pol\u00edticas claras, controles digitales y una cultura de confianza, cada comisi\u00f3n de servicios se convierte en oportunidad de crecimiento y posicionamiento para la empresa y para quien la representa. El desaf\u00edo consiste en mantener el justo medio: recursos suficientes para cubrir necesidades reales sin comprometer la rentabilidad; procesos rigurosos que no ahoguen la flexibilidad. Cuando este balance se logra, los vi\u00e1ticos dejan de ser un simple reembolso y se transforman en un s\u00edmbolo tangible de la promesa de valor que la organizaci\u00f3n hace a su gente.<\/span><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/recursos.runahr.com\/co-calculadora-salarial\"><img decoding=\"async\" class=\"alignnone  wp-image-1097355\" src=\"https:\/\/runahr.com\/wp-content\/uploads\/2026\/01\/CCO002-300x118.webp\" alt=\"Usar ahora calculadora salarial\" width=\"826\" height=\"325\" srcset=\"https:\/\/runahr.com\/wp-content\/uploads\/2026\/01\/CCO002-300x118.webp 300w, https:\/\/runahr.com\/wp-content\/uploads\/2026\/01\/CCO002-1024x404.webp 1024w, https:\/\/runahr.com\/wp-content\/uploads\/2026\/01\/CCO002-768x303.webp 768w, https:\/\/runahr.com\/wp-content\/uploads\/2026\/01\/CCO002-1536x607.webp 1536w, https:\/\/runahr.com\/wp-content\/uploads\/2026\/01\/CCO002-2048x809.webp 2048w\" sizes=\"(max-width: 826px) 100vw, 826px\" \/><\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>En todos los sectores, viajar por motivos de trabajo forma parte de la rutina corporativa: visitas comerciales, instalaciones t\u00e9cnicas, capacitaciones o negociaciones internacionales. 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