Tabla de contenidos
- ¿Qué son los viáticos?
- ¿Por qué y quién los usa?
- ¿Cuál es la diferencia entre viáticos y gastos de viaje?
- ¿Los viáticos representan una forma de ayuda de transporte para empleados?
- ¿Estos forman parte del salario?
- ¿Si el empleado se encuentra en el extranjero cómo podrá cumplir los requisitos?
- ¿Los viáticos son deducibles para el empleador?
- ¿Qué relación tienen los viáticos con la nómina?
- Las ventajas y desventajas de viáticos
- ¿Cuáles son las normas y legislaciones los regulan?
- ¿Cómo calcular los viáticos?
- ¿Cómo pagar los viáticos?
- ¿Qué aspectos se deben considerar en el pago de estos?
- Preguntas frecuentes
En el mundo empresarial actual, la movilidad de los empleados se ha convertido en un aspecto fundamental para el crecimiento y la expansión de los negocios. Las empresas frecuentemente requieren que sus trabajadores se desplacen a diferentes ubicaciones para realizar tareas cruciales como cerrar tratos, asistir a conferencias, visitar clientes o supervisar proyectos en otras localidades. Estas actividades, aunque esenciales, conllevan algunos gastos adicionales para el empleado que la empresa debe cubrir de manera justa y eficiente. Es en este contexto donde entra en juego el concepto de viáticos, un elemento crítico en la gestión financiera y operativa de cualquier organización.
Para cualquier empresa es indispensable contar con un sistema de viáticos, ya que los trabajadores en algunas ocasiones realizan actividades en representación de ésta misma fuera de su lugar de trabajo. Primeramente, debemos comprender:
¿Qué son los viáticos?
Los viáticos son cantidades de dinero entregados a los trabajadores para que realicen diligencias (actividades de la compañía en algunas instituciones y lugares) que se encuentran lejos del domicilio fiscal de la empresa (mayor a 50 km). Esto implica que los viáticos sólo pueden pagarse a trabajadores y sólo son entregados para diligencias de la empresa, por lo cual tienen reglas de administración que veremos más adelante. Los viáticos deben estar amparados por Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) dado que presupone ingresos para el trabajador.
Por ejemplo:
Carlos es diseñador de una empresa y realizó un viaje a la Ciudad de México, se le estableció un monto, del cual desembolsó un total de $4,990 pesos.
Curso: $2,500
Boletos de avión: $2,490
La empresa le realizará un reembolso por la misma cantidad, siempre y cuando Carlos compruebe los gastos mediante una factura emitida por cada gasto que realizó.
Es decir, los viáticos son los costos asociados con los viajes con el propósito de llevar a cabo actividades relacionadas con el negocio, generalmente pueden ser deducidos por los empleados como gastos de viaje no reembolsables que se incurren al ir lejos de su hogar específicamente para fines de trabajo, como para una conferencia o reunión. Si bien, se pueden deducir muchos montos de viaje, se excluyen aquellos que son lujosos o extravagantes, o aquellos que son para fines personales.
Para tener un control correcto de los pagos de viáticos y realizar la deducción de los mismos es importante tener los registros bien organizados, incluidos los recibos, los cheques cancelados y otros documentos que respaldan una deducción, pueden ayudar a las personas a preparar declaraciones de impuestos y responder preguntas del Impuesto sobre la Renta (ISR), simplemente excluyéndose del mismo.
¿Por qué y quién los usa?
Lo usan las compañías que tienen contratados empleados bajo el esquema de pago de sueldos y salarios.
El procedimiento de viáticos, como se describe aquí, es una obligación fiscal para las empresas cuando dan a sus trabajadores gastos por viáticos.
Cabe señalar que este procedimiento no es una forma de cálculo, sino un procedimiento en sí para administrar los gastos de viáticos en las entidades.
¿Cuál es la diferencia entre viáticos y gastos de viaje?
Los viáticos, es el dinero que recibe el empleado antes de realizar su viaje; es decir, un presupuesto asignado. En cambio, los gastos de viaje, simplemente son los gastos que realiza el empleado durante el mismo. Debido a que es muy fácil perder el control de este tipo de costes, se requiere llevar un control interno especial para asegurar el manejo adecuado no sólo del dinero, sino de los requisitos fiscales para su deducción.
¿Los viáticos representan una forma de ayuda de transporte para empleados?
Los viáticos son un concepto más amplio que la simple ayuda de transporte para empleados. Si bien es cierto que los viáticos pueden cubrir gastos de transporte durante un viaje de negocios, su alcance va mucho más allá. Los viáticos son una asignación económica que se otorga a un empleado para cubrir diversos gastos relacionados con un viaje de trabajo. Como alojamiento, alimentación, transporte, comunicaciones, entre otros gastos menores como el pago de impuestos, propinas, lavandería, etc.
En resumen, los viáticos son una especie de “fondo” que se le proporciona al empleado para que pueda cubrir todos los gastos que se generen durante un viaje de trabajo, incluyendo, por supuesto, el transporte.
¿Estos forman parte del salario?
Los viáticos forman parte del salario siempre y cuando el trabajador los utilice de manera permanente, como viajes diarios o periódicos frecuentes y se utilicen como gastos de representación y/o transporte de la empresa.
De acuerdo a la Ley Federal del Trabajo (LFT) se considera salario a todo ingreso que busque generar mejoras al empleado y satisfacer las necesidades en caso de un cambio de residencia.
¿Si el empleado se encuentra en el extranjero cómo podrá cumplir los requisitos?
Cuando los viáticos sean generados fuera del país, no es obligatorio que cuenten con todos los requisitos fiscales, pero sí deben incluir los básicos como nombre, tipo de moneda, razón social y monto. Esto se debe a que las obligaciones fiscales varían de un país a otro, y no siempre es posible obtener comprobantes que cumplan exactamente con los estándares mexicanos.
Sin embargo, es importante que el empleado recopile la mayor cantidad de documentación posible para respaldar sus gastos. Esto puede incluir facturas, recibos, tickets de transporte y cualquier otro comprobante que demuestre el gasto realizado. Además, se recomienda que el empleado lleve un registro detallado de sus gastos, incluyendo fechas, lugares y motivos de cada erogación. Esta información adicional puede ser crucial para justificar los gastos ante las autoridades fiscales mexicanas en caso de una auditoría o revisión.
¿Los viáticos son deducibles para el empleador?
Los viáticos son indispensables para el traslado de personal, así como sus requerimientos básicos por lo que éstos se pueden deducir mientras que cumplan con las normas establecidas por la autoridad fiscal, ya que dichos gastos se consideran necesarios para el funcionamiento de las empresas. La deducibilidad de estos gastos reconoce la importancia de las actividades que los empleados realizan fuera de su lugar habitual de trabajo. Ya sean estos para reuniones con clientes, capacitaciones, conferencias u otras actividades que benefician directamente a la empresa.
¿Qué relación tienen los viáticos con la nómina?
El empleado deberá justificar los gastos realizados en representación de la empresa, de no ser así, la misma puede realizar un descuento vía nómina de estos importes no comprobados; es muy importante notificar al empleado de esta acción e incentivarlo para que en el futuro cumpla con los requisitos que la empresa establece para considerarlo como viático.
Las ventajas y desventajas de viáticos
La implementación de un sistema de viáticos en una empresa conlleva una serie de aspectos positivos y negativos que es importante considerar. Mientras que por un lado ofrece beneficios significativos en términos de cumplimiento normativo y gestión financiera, por otro lado presenta desafíos en cuanto a su aplicación y posibles malos usos. A continuación, analizaremos en detalle las principales ventajas y desventajas asociadas con el manejo de viáticos en el ámbito empresarial:
Ventajas
- Seguir este procedimiento, evita que las empresas tengan multas por no seguir las reglas de los viáticos.
Desventajas
- Existe mucho desconocimiento del tema, aunque esto no causa el incumplimiento.
- No todos los programas de nómina lo tienen incorporado a sus procesos.
- Es un proceso que involucra al área contable, al nominista y al trabajador. Todos deben estar coordinados para no pasar detalles que conviertan un viático en un ingreso para el trabajador.
- Algunas corporaciones aprovechan los viáticos para pagar cantidades que deberían ser identificadas como sueldo y pasan por alto este procedimiento.
¿Cuáles son las normas y legislaciones los regulan?
Los viáticos son un aspecto importante en el ámbito laboral, especialmente cuando los empleados deben realizar viajes o desplazamientos por motivos de trabajo. Para garantizar un manejo adecuado y justo de estos recursos, existen diversas normas y legislaciones que los regulan.
Las normas de la LFT que tienen que ver con los “viáticos” son:
- Artículo 28, fracción V de la Ley de Impuesto Sobre la Renta (LISR).
- Artículo 93, fracc. XVII la LISR.
- Artículo 152, RLISR (Reglamento de La Ley del Impuesto Sobre la Renta).
- Regla 2.7.5.3. De la resolución miscelánea fiscal para 2020.
- Guía de llenado del comprobante del recibo de nómina y su complemento.
¿Cómo calcular los viáticos?
El cálculo de los viáticos es un proceso que debe realizarse cuidadosamente para cumplir con las normativas fiscales y laborales. LISR establece en el Artículo 28, que los viáticos o gastos son deducibles en tanto que cumplan con los siguientes requisitos:
Destino
Deben destinarse a hospedaje, alimentación, transporte, el uso o goce temporal de automóviles. Así, como al pago de kilometraje de la persona beneficiaria del viático (a condición de que se efectúe fuera de un radio de 50 km circundantes al establecimiento del contribuyente).
Relación laboral
Se debe tener una relación laboral con el contribuyente como personal subordinado; es decir, ser un empleado.
Documentación comprobatoria
Todos los gastos deben ser comprobados con un CFDI en caso de que estos se realicen en territorio nacional o con la documentación comprobatoria correspondiente con sus equivalentes en el extranjero.
Límites:
Los viáticos deben de ser topados para su deducción: Es decir, deben tener limitantes. Si hablamos de que el total o parte de los viáticos correspondan a seminarios o convenciones llevados a cabo en territorio nacional o extranjero. Es preciso que en el comprobante fiscal o la documentación comprobatoria correspondiente se desglose el importe correspondiente a tales erogaciones.
Por ejemplo: Si el costo de una convención que incluye el pase al evento, la alimentación y hospedaje, es de $3,000 MXN, el comprobante fiscal debe precisar la contribución de cada rubro anteriormente mencionado para totalizar dicha cantidad. De no realizarse esta aclaración, el monto de dicha cuota sólo será deducible hasta por una cantidad de $750.
¿Cómo pagar los viáticos?
Los viáticos son una parte integral de muchas relaciones laborales, especialmente cuando los empleados deben viajar por motivos de trabajo. El proceso de pago de viáticos implica varios pasos y consideraciones fiscales. A continuación, se describe el procedimiento general para pagar viáticos de manera adecuada:
Pago de anticipo de viáticos
Cuando el dinero es entregado al trabajador, antes de realizar la diligencia de la empresa. Aquí se debe timbrar un recibo con el importe pagado y con la clave de Servicio de Administración Tributaria (SAT) 003 que le hace saber al SAT que se le entregó dinero al trabajador como “anticipo” para realizar una diligencia. En este caso, el viático aún no tiene la característica de ingreso.
Realización de la diligencia / comprobación de gastos
El espacio de tiempo en el que el empleado realiza las diligencias necesarias para la empresa, adquiere todos los comprobantes fiscales necesarios para comprobar los gastos y los entrega a ésta. También, si es que el viático fue mayor que los costes, el empleado está obligado a devolver el dinero a la compañía.
Identificación de viáticos exentos y gravados y timbrado de viáticos
Una vez que se tienen los comprobantes necesarios, el área de contabilidad junto con el nominista deben clasificarlos y decidir si los viáticos son exentos o gravados o incluso si el viático fue menor a los gastos realizados, saber si hay cantidades de dinero que se deban regresar al trabajador.
Posterior se debe timbrar el viático en exento y grabado en el concepto 050 del SAT y en las deducciones el concepto 081 (viáticos entregados al trabajador). Ambos totales en percepciones y deducciones de nómina deben ser los mismos.
PERCEPCIONES | DEDUCCIONES |
Concepto SAT / 050 / Ingresos Gravados | Concepto SAT / 081 / Viáticos entregados al trabajador |
Concepto SAT / 050 / Ingresos Exentos | |
La suma es igual al total de viático entregado | La suma es igual al total de viático entregado |
Se recomienda timbrar el viático en una nómina ordinaria, por dos razones:
a) El impacto neto de este procedimiento no afecta los totales netos de la nómina
b) Si existe una cantidad gravada de ISR se suma a las percepciones de la nómina calculada para efectos del cálculo del impuesto y su debida retención al empleado.
Los viáticos que no cumplan con los requisitos fiscales, tendrán una tolerancia de 20% del total del anticipo para considerarlos como exentos, una vez que no se exceda del importe de $15,000 anuales.
¿Qué aspectos se deben considerar en el pago de estos?
Para entender mejor el pago de viáticos, es necesario tener en cuenta varios aspectos importantes que regulan su uso, comprobación y tratamiento fiscal. Estos factores no solo afectan a la empresa que los otorga, sino también a los empleados que los reciben.
Puntos clave que deben considerarse al manejar viáticos
- Están destinados exclusivamente al hospedaje, alimentación, transporte o uso o goce temporal de automóviles. Los que se apliquen en una franja superior a los 50 km que circunde al domicilio fiscal de la empresa.
- El trabajador está obligado a comprobar los gastos de viáticos.
- Los viáticos deben comprobarse con facturas timbradas a nombre de la empresa, las cuales pueden ser deducibles.
- El empleado puede no comprobar fiscalmente (facturas timbradas) hasta un 20% del total del viático no entregado y hasta un límite de $15,000.00 al año. Los gastos no comprobados sí deben corresponder a los citados en el punto 1. Por ejemplo, un ticket de taxi, una nota de alimentación, pero que no son facturas.
- Los viáticos que no se utilicen por parte del trabajador, deben de ser devueltos a la organización.
- Los viáticos son ingresos para los trabajadores.
- Los que cumplen con las características mencionadas, son ingresos exentos para el trabajador, mientras que;
- Los viáticos que no sean comprobados (es decir, que no cumplen con las características fiscales) a la empresa que excedan el 20% serán ingresos gravados. A estos se les deberá calcular el impuesto correspondiente del mes.
- Los viáticos no comprobados (ni siquiera con notas no fiscales) y que no son devueltos a la entidad, serán ingresos gravados para el trabajador.
- Se tienen 30 días para comprobar los gastos después de haber emitido el pago al trabajador. La idea general es que se puedan comprobar dentro del mes que se realizan con el fin de que las facturas obtenidas cuadren con el mes de entrega del anticipo y no exista alguna diferencia contable.
Preguntas frecuentes
¿Qué implicaciones tiene el pago de viáticos en la declaración del Impuesto Sobre Nóminas (ISN)?
El pago de viáticos tiene implicaciones en la declaración del Impuesto Sobre Nómina (ISN) cuando estos se consideran parte del salario del trabajador. Si los viáticos no son comprobados adecuadamente o exceden los límites establecidos por la ley, se convierten en ingresos gravados para el empleado. Por lo tanto, forman parte de la base gravable para el ISN. Esto significa que la empresa deberá incluir estos montos al calcular el impuesto sobre nóminas, lo que puede resultar en un incremento en la carga fiscal. Es crucial que las empresas mantengan un control estricto sobre la comprobación de viáticos para evitar incrementos innecesarios en el ISN.
¿De qué manera influyen los viáticos en el cálculo de la Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU)?
Los viáticos influyen en el cálculo de la Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU) cuando se consideran como parte del ingreso gravable del empleado. Si los viáticos no son comprobados correctamente o exceden los límites establecidos por la ley, se convierten en ingresos gravados y, por lo tanto, se incluyen en la base para el cálculo de PTU. Esto puede resultar en un aumento de la PTU individual del trabajador. Sin embargo, es importante notar que los viáticos correctamente comprobados y dentro de los límites legales no afectan el cálculo de la PTU.
¿Cómo se relacionan los viáticos con el salario diario integrado (SDI) para efectos del IMSS?
Los viáticos se relacionan con el Salario Diario Integrado (SDI) para efectos del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) cuando no son comprobados correctamente o exceden los límites establecidos por la ley. En estos casos, los viáticos se convierten en parte del salario y deben integrarse al SDI. Esto implica un aumento en el Salario Base de Cotización (SBC) para el cálculo de las cuotas obrero patronales del IMSS. Sin embargo, si los viáticos son comprobados adecuadamente y se mantienen dentro de los límites legales, no se consideran parte del salario y, por lo tanto, no afectan el SDI. Es crucial que las empresas mantengan un control estricto sobre la comprobación de viáticos para evitar incrementos innecesarios en las cuotas del IMSS.
¿Qué consideraciones deben tenerse en cuenta al otorgar viáticos a un becario o personal en proceso de selección?
Al otorgar viáticos a un becario o personal en proceso de selección, se deben considerar varias aspectos importantes. Primero, es crucial definir claramente en la política de la empresa si los becarios o candidatos en proceso de selección de personal son elegibles para recibir viáticos. Si se decide otorgarlos, se deben establecer límites y condiciones específicas, posiblemente diferentes a las de los empleados regulares.
¿Cómo afectan los viáticos al cálculo de la prima vacacional y las semanas cotizadas ante el IMSS?
Los viáticos pueden afectar el cálculo de la prima vacacional y las semanas cotizadas ante el IMSS de manera indirecta. Si los viáticos no son comprobados correctamente y se consideran como parte del salario, podrían incrementar la base para el cálculo de prima vacacional. En cuanto a las semanas cotizadas, los viáticos generalmente no las afectan, ya que estas se basan en el tiempo trabajado y no en los ingresos.
Para obtener un cálculo más exacto de tu prima considerando los viáticos y otros factores, visita nuestra calculadora prima vacacional.
¿Cómo se manejan los viáticos en relación con el fondo de ahorro y las cajas de ahorro de los empleados?
Los viáticos generalmente se manejan de forma separada al fondo de ahorro y la caja de ahorros de los empleados. Mientras que los fondos y cajas de ahorro son beneficios voluntarios que los empleados pueden utilizar para ahorrar parte de su salario, los viáticos son gastos relacionados con el trabajo que la empresa reembolsa. Sin embargo, algunas empresas pueden ofrecer opciones para que los empleados ahorren parte de sus viáticos en estos fondos si así lo desean. Es importante mantener una clara separación contable entre los viáticos y los ahorros de los empleados para evitar confusiones y cumplir con las regulaciones fiscales.
¿Qué papel juegan los viáticos en la cultura organizacional y el desempeño de los empleados?
Los viáticos juegan un papel importante en la cultura organizacional y el desempeño de los empleados. Por un lado, una política de viáticos justa y transparente puede fomentar un sentido de confianza y valoración entre los empleados, mejorando la moral y el compromiso con la empresa. Esto puede traducirse en un mejor desempeño, especialmente en tareas que requieren viajes de negocios. Por otro lado, los viáticos pueden ser un indicador del nivel de inversión que la empresa está dispuesta a hacer en el desarrollo profesional y la comodidad de sus empleados durante los viajes de trabajo.
¿Cómo se reflejan los viáticos en el organigrama y la estructura de recursos humanos de una empresa?
Los viáticos generalmente no se reflejan directamente en el organigrama de una empresa, ya que este representa la estructura jerárquica y no los aspectos financieros. Sin embargo, en la estructura de recursos humanos, los viáticos pueden influir en la creación de políticas y procedimientos específicos para su manejo. Puede existir un departamento o personal dedicado a la gestión de viáticos dentro del área de finanzas o recursos humanos.