¿Qué es una nómina y cómo calcularla?

Cuando estamos conformando nuestro equipo para trabajar en un nuevo negocio, es inevitable pensar en la remuneración y en las ventajas o prestaciones que pensamos tener como equipo de trabajo sin descuidar el negocio. A medida que vamos creciendo vamos conociendo diferentes maneras de trabajar de las diferentes empresas, el manejo de su personal, y los detalles que se tienen que tener en cuenta cuando tenemos personal a nuestro cargo. Uno de los temas más complejo y completo es la nómina, ya que involucra, términos de leyes laborales, fiscales y temas administrativos y financieros.

La nómina es un documento contable que registra y controla los salarios, prestaciones y deducciones de los empleados de una empresa. Representa el cumplimiento del patrón hacia los empleados, al tener listo el cálculo y los recursos correspondientes a sus percepciones y deducciones para su pago en tiempo y forma. Simplemente, el buen funcionamiento del área de nóminas es una parte esencial para cualquier empresa. Una empresa con un área de nóminas desorganizada difícilmente cumplirá con los tiempos de pago, incurriendo en incumplimientos y seguramente, en multas administrativas.

Aspectos que tiene la nómina

La nómina surge para registrar la información de los empleados de acuerdo a sus condiciones de contratación y con base en ello realizar el pago de sus salarios. Los aspectos básicos son los siguientes:

1. Datos informativos del empleado y de la empresa.
2. Percepciones salariales (efectivo) y prestaciones.
3. Deducciones y retenciones.
4. Ingreso neto a percibir.

Las empresas pequeñas empiezan con hojas de Excel donde van creando su nómina con la información del personal. Si su personal no sobrepasa las 10 personas, la hoja de Excel puede ser muy útil. Sin embargo, cuando la empresa empieza a crecer rápidamente, es conveniente contratar software que faciliten la administración de nóminas que ayude con esa carga de trabajo.

Periodicidad para hacer la nómina

El archivo de la nómina ya está hecho, lo que se tiene que hacer es el cálculo de las percepciones y deducciones del personal cada vez que se requiera hacer el pago al personal. En México, a la mayoría de empleados se les paga cada quincena. Esto dependerá del personal contratado, ya que hay un tipo de personal que se le paga semanalmente, catorcenal o algunos incluso se les paga mensualmente. Es importante conocer el tipo de contratación del empleado para poder configurar las modalidades de pago adecuadas.

Cómo calcular los salarios de los empleados

Si observamos la nómina de una mega empresa, pues nos quedaremos impresionados con todo lo que tenemos que calcular para pagar al personal. Veremos algunos conceptos claves que nos ayudarán en el cálculo de salarios de los empleados. Primeramente, debemos saber que el salario es la retribución se le paga al empleado por su trabajo o servicios en la empresa. Lo más, más importante para el empleado es el Salario. El salario según la Ley Federal del trabajo, se integra por:

• Pago en efectivo.
• Gratificaciones.
• Percepciones.
• Habitación.
• Primas.
• Comisiones.
• Prestaciones en especie y cualquier otra prestación.

La Ley parece poco clara en este artículo porque no describe cada concepto. Si señalará, por ejemplo:  Gratificaciones Anuales o Aguinaldo, entonces sería mucho más sencillo saber del concepto que hay que calcular. Existen conceptos en la Ley Federal del Trabajo que deben de actualizarse a la modernidad. El pago de salario bruto, generalmente se paga por transferencia o en cheque. Raramente se pagan los salarios en efectivo. Esto es una medida que implementa el SAT para evitar la evasión fiscal.

El salario mínimo diario

Según el art. 90 de la LFT, el salario mínimo es la cantidad mínima que un trabajador puede recibir por el trabajo de una jornada, es decir en un día. Cada año el valor de Salario Mínimo Diario se actualiza por la Comisión Nacional de Salarios Mínimos en función de la inflación. Lo podemos consultar en la página del SAT en Información Fiscal, Salarios Mínimos. Para el año 2017, éste fue fijado en $80.04 pesos para Zona Geográfica Única, es decir, solo hay un Salario Mínimo reconocido en la República Mexicana. ¡No lo olvides! Este valor es importante porque será referencia para el cálculo de algunos conceptos de retención de impuestos de las prestaciones de los empleados.

Pasos para calcular la nómina

Antes que nada, cada nuevo trabajador debe darse de alta en la base de datos de la empresa, así tendrán la información del empleado y las condiciones de contratación (sueldo, vacaciones, prima vacacional, aguinaldo, horas extras, bonos, comisiones, etc).

• Paso 1: Identificar los datos del trabajador, sueldo, periodicidad de pago (quincenal, semanal, etc.), fecha de ingreso, las prestaciones y las incidencias durante el periodo (faltas, incapacidades, etc.).
• Paso 2: empezaremos a calcular los pagos y los descuentos:

Paso 3: el resultado de la suma de los pagos menos los descuentos, dará como resultado el salario neto a pagar al empleado de ese periodo.