¿Qué significa timbrar la nómina?

Debido a la situación de ilegalidad y evasión de impuestos en los que incurrían constantemente los ciudadanos mexicanos, el Congreso de la Unión en el año 2013 decidió implantar distintas reglas y normativas fiscales para hacer cumplir las normas y vigilar que todos los trabajadores del país, paguen sus impuestos. La importancia de los impuestos radica en que gracias a ello, el Estado puede conseguir recursos monetarios, para pagar los gastos públicos. Si los ciudadanos no declaran sus impuestos y evaden la ley,  podrían causar problemas al funcionamiento de diversos entes.

Es por esto que a partir del año 2014, se implantó que todos los empleadores y patrones de los Estados Unidos Mexicanos, timbraran cada una de las nóminas de sus trabajadores. Esto funciona como un aval que proporciona legalidad al sueldo de los empleados, permitiendo al Estado, mantener un verdadero control sobre los tributos pagados anualmente. Aquí, podrás conocer todo lo referente al timbrado de nómina y los pasos que debes realizar para timbrar la nómina de cada uno de tus empleados.

Qué es el timbrado de una nómina

Timbrar la nómina se refiere a sellar los recibos de los pagos realizados a cada uno de los trabajadores de tu empresa. Luego, estos recibos se introducen a la Secretaría de Hacienda, en donde se les informa de la existencia del documento y se espera la autorización de los datos incluidos en la nómina: los pagos, las deducciones, prestaciones, entre otros. Según las resoluciones aplicadas por el Congreso de la Unión, se determina que los patrones deben producir, enviar y recibir esos recibos de pago con las mismas características que posee el CFDI.

Ventajas de timbrar la nómina de los empleados

Según los resultados arrojados, con respecto al funcionamiento que ha tenido el timbrado de nóminas, se determina que este proceso ayuda a comprobar con una mayor eficiencia y rapidez la legalidad de los empleados y su correcta declaración de impuestos anual, al igual que en la cobranza de los mismos. Por otro lado, facilita la automatización de diversos procesos administrativos, eliminando la burocracia y a largo plazo, construyendo un mejor país, con trámites mucho más prácticos, modernos y sencillos de solicitar y obtener. Además, gracias al timbrado de nómina, el patrón ha podido estar involucrado en todo el proceso contable de su trabajo y verificar, de una manera más específica todas las deducciones y percepciones hechas a cada trabajador.

Qué se necesita para timbrar la nómina

Como se mencionó anteriormente, timbrar la nómina requiere que se cumplan los requisitos que especifica el SAT sobre los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CDFI). Por lo tanto, se deben cumplir con los mismos pasos: tener una Firma Electrónica Avanzada (FIEL), poseer, tramitar y registrar el Certificado del Sello Digital (CSD).

Aunado a todos estos requerimientos, como patrón debes poseer un Proveedor Autorizado de Certificación o PAC, quien será el principal encargado de ayudarte con todos los trámites necesarios para timbrar la nómina. El PAC, se encargará de cubrir todas las necesidades de facturación de la empresa y cumplir con las necesidades y requerimientos particulares de cada timbrado de nómina. Los requisitos y lo que debe incluir cada nómina es lo siguiente:

• Registro patronal.
• El número de empleado.
• La CURP.
• El tipo de régimen.
• El número de Seguridad Social.
• La fecha de pago, además, se debe incluir tanto la inicial, como la final.
• Los números de días pagados en esa nómina.
• El departamento en donde el trabajador funciona y realiza sus labores.
• La clabe.
• El banco.
• Fecha de inicio de la relación laboral patrón – empleado.
• Cantidad de tiempo que el empleado lleva trabajando con la empresa.
• Puesto.
• Tipo de contrato.
• Tipo de jornada.
• Periodicidad del pago.
• Salario base.
• Riesgo del puesto.
• Salario diario.
• Deducciones.
• Percepciones.
• Incapacidades.
• Horas extras trabajadas por el empleado durante ese período de tiempo.

Dónde consigo un PAC

Los Proveedores Autorizados de Certificación funcionarán como unos garantes del cumplimiento del correcto timbrado de nómina de cada trabajador. Se ajustarán a las políticas de cada empresa, pero siempre cumpliendo el objetivo principal de su trabajo. Como patrón, puedes entrar al portal web del Servicio de Administración Tributaria (SAT) y podrás encontrar una lista con más de 70 proveedores autorizados que te ayudarán y facilitarán el proceso de timbrado de nómina de los empleados de tu empresa.

Cómo timbrar una nómina

Es un proceso sencillo, que consta de tres pasos y puede realizarse de manera rápida. Inicialmente, se procede a comprobar los RFC de cada trabajador y se procede a calcular la nómina, que reflejará el salario incluyendo todas las percepciones y deducciones que este posea. La nómina debe ser enviada en alguno de estos archivos: .txt o .xml, directamente al PAC, donde se verifica si esta cumple con todos los requisitos establecidos por el SAT. En caso de ser así, se timbra el recibo de nómina, y si no, entonces el patrón nuevamente recibirá el documento para su revisión y corrección. Generalmente, la información que se verifica en los documentos para el timbrado de la nómina comprenden las percepciones, las deducciones, las horas extras, el nombre del patrón, el nombre del empleado, entre otros.

Tiempo para timbrar la nómina

El timbrado de nómina debe hacerse cada vez que se realice un pago a los empleados, es decir, en empresas en donde la periodicidad de la nómina sea quincenal, deberán realizar dos timbrado de nómina a final de mes. Para realizar el timbrado de nómina, tienes desde el pago efectivo de los salarios de 3 a 11 días hábiles, dependiendo de la cantidad de trabajadores que tengas en tu empresa.