Desde el 2014 todos los patrones deben apegarse al sistema de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), con la intención de agilizar todos los pagos a sus empleados y como entidad, tener un mayor control sobre los impuestos de cada ciudadano. Sin embargo, para obtener la afiliación y poder comenzar a emitir los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet, cada patrón debe realizar distintos pasos: registrarse en el sistema, obtener la clave electrónica y conseguir un Proveedor Autorizado de Certificación de factura (PAC).
Aquí, principalmente, nos encargaremos de resolver todas las dudas correspondientes al funcionamiento del PAC, sus funciones, cómo conseguirlo, para qué te sirve como patrón de una empresa y cuáles son los requisitos que revisa el Proveedor Autorizado de Certificación, antes de validar en el CFDI.
¿Qué es un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC)?
Un Proveedor Autorizado de Certificación de facturas, es una persona con carácter moral con autorización, dada por el Servicio de Administración Tributaria, para acompañar a los patrones en el proceso de trámite de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CDFI) y específicamente, validar mediante el sello digital sus facturas. Igualmente, les compete el sello sobre la nómina, para llevar a cabo su timbrado.
¿Cuáles son las funciones y principales competencias del Proveedor Autorizado de Certificación?
Como se mencionó anteriormente, el PAC existe con la función de sellar y firmar digitalmente, los comprobantes de pago realizados a los trabajadores de tu empresa. Esto, validará los CFDI y te permitirá usarlos cada vez que los requieras. Asimismo, el Proveedor Autorizado de Certificación de facturas, se encuentra en la obligación de asignar el folio correspondiente a cada patrón, validarlo y enviar al Servicio de Administración Tributaria (SAT) una copia de todos los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet que validen cada uno de sus clientes.
Es importante aclarar que a pesar de que el Proveedor de Certificación de los CFDI genera y procesa, fuera del domicilio fiscal, todo lo relacionado con los comprobantes electrónicos que solicita el SAT para llevar a cabo el pago de los empleados, el PAC no es considerado como quien lleva la contabilidad de la empresa.
Una vez hayas entrado a la Lista de Contribuyentes Obligados, el Servicio de Administración Tributaria notificará a tu Proveedor Autorizado de Certificación y podrás emitir los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet.
Como patrón, ¿Es obligatorio contar con la ayuda del PAC?
Sí. Para realizar los pagos a tus empleados legalmente y ser aprobado por el Servicio de Administración Tributaria, debes hacerlo mediante los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet, y para que éstos sean válidos, necesita un sello digital que solo el Proveedor Autorizado de Certificación tiene la autorización de colocar.
Por lo tanto, si quieres mantener la legalidad y todos los documentos en orden, es necesario que contactes a un PAC para que cumpla su función. Claro está, esto no es obligatorio, porque puedes hacerlo tú mismo a través de la página web del SAT, pero si tu número de empleados asciende ya a una cifra de 10 lo más probable es que necesites ayuda en este proceso.
¿El servicio brindado por los Proveedores Autorizados de Certificación es gratuito o debo cancelar alguna cuota?
Como patrón, no tienes el deber de pagar absolutamente nada por el servicio de los Proveedores Autorizados de Certificación. Ellos, están obligados a prestar su asistencia con la generación y certificación de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet, de manera gratuita y sin costo alguno para las empresas.
No obstante, dado que el formato que tienen que cumplir los recibos CFDI deben ser al pie de la letra, muchas empresas prefieren optar por el servicio de PACS pagados, porque ayudan de forma más integral en el cumplimiento de dicho formato, pueden integrarlo con su base de datos y hasta mandar un archivo .txt de la factura. Todos estos son servicios adicionales que no se realizan de forma gratuita, es decir, tienen un costo en el que vale la pena invertir si quieres tener todo en regla y actualizado.
¿En dónde puedo conseguir un Proveedor Autorizado de Certificación de CFDI?
En la página oficial del Servicio de Administración Tributaria, se encuentra un apartado con una lista de todos los Proveedores Autorizados de Certificación que como patrón, tienes a tu disposición para realizar el timbrado de las nóminas y sellar tus Comprobantes Fiscales Digitales por Internet.
¿Cuáles son los requisitos que pide un PAC para certificar el CFDI?
Luego de verificar que el Comprobante Fiscal Digital por Internet cumple y posee todas las especificaciones pedidas por el Servicio de Administración Tributaria, el Proveedor Autorizado de Certificación se encargará de verificar que:
- La fecha en la que se expidió el Certificado y en la que se pretende sellar, no debe sobrepasar las 72 horas.
- El contribuyente que selló el Comprobante, debe tener su firma electrónica vigente y activa.
- Por último, el contribuyente que solicitó y emitió el documento, debe ser el mismo que selló el CDFI y debe existir coherencia en la firma electrónica.
Recomendaciones para contratar a un Proveedor Autorizado de Certificación
Principalmente, antes de escoger algún PAC en específico se deben seguir ciertas recomendaciones y vigilar detalles que podrán cambiar tu experiencia, para que al final, sea un proceso satisfactorio y correcto.
- En primer lugar, debes verificar haber entrado en el portal oficial del Servicio de Administración Tributaria, en donde se encuentran los Proveedores Autorizados de Certificación legales y realmente avalados por el ente principal.
- Por otro lado, el nombre, logotipo y razón social de tu empresa deben coincidir con la especialización de los Proveedores Autorizados de Certificación. Esto, igualmente puede verificarse en la lista publicada en la página del Servicio de Administración Tributaria.
- Al momento de realizar la contratación, vigila que tus exigencias de servicio queden claras y establecidas en un contrato. De esta manera, el PAC puede tener conocimiento de la aplicación que deseas y los servicios que brindará.
- Por último, en caso de que estos términos no se cumplan, puedes presentar tu queja, sugerencia o denuncia a un Proveedor en específico en la página del SAT.
Por otro lado, es importante mencionar que los Proveedores Autorizados de Certificación pueden aprovechar la oportunidad y brindar otros servicios, como generación, almacenamiento o procesamiento de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet. Sin embargo, la aclaratoria consta que el Servicio de Administración Tributaria no se encarga de regular y velar por el cumplimiento de esos servicios adicionales. Por lo tanto, en caso de adquirirlos y considerar la contratación prolongada del Proveedor, es imprescindible plasmar todos los términos en un contrato.
