Firma Electrónica Avanzada (FIEL): ¿Qué es y para qué sirve?

En el actual panorama digital, la gestión de Recursos Humanos (RRHH) se ha transformado significativamente. La automatización de procesos y la digitalización de documentos han cobrado gran relevancia, impulsando la eficiencia y la productividad en el departamento. En este contexto, la Firma Electrónica Avanzada (FIEL) emerge como una herramienta fundamental para optimizar las tareas cotidianas de RRHH.

¿Qué es la FIEL?

La FIEL, que significa Firma Electrónica Avanzada, es una firma que identifica a la empresa con el gobierno y consta de una combinación de dos archivos *.cer y *.key que sirven como sustituto de la firma del representante legal en los diversos trámites legales de la empresa. Firmar con la FIEL, representa la autorización del representante legal de llevar a cabo diversos trámites.

¿Por qué obtener la FIEL?

La FIEL te abre las puertas a un mundo de posibilidades en el ámbito digital. Te permite realizar trámites y gestiones de forma segura, cómoda y eficiente, sin necesidad de acudir a oficinas o realizar largas filas.

Aquí te presento 5 razones por las que debes obtener tu FIEL:

1. Seguridad: La FIEL utiliza tecnología de encriptación para proteger tus datos y garantizar que solo tú puedas acceder a ellos. Esto te da la tranquilidad de que tus trámites fiscales estarán siempre seguros.

2. Comodidad: Olvídate de las filas, el papeleo y los traslados. Con la FIEL puedes realizar todos tus trámites fiscales desde la comodidad de tu hogar o desde cualquier lugar con acceso a internet.

3. Eficiencia: Ahorra tiempo y dinero al realizar tus trámites de forma electrónica. La FIEL te permite agilizar procesos y obtener respuestas más rápido.

4. Validez legal: La FIEL tiene plena validez legal en México, por lo que puedes tener la certeza de que tus documentos firmados electrónicamente tendrán la misma fuerza legal que los firmados en papel.

5. Versatilidad: La FIEL no solo te sirve para realizar trámites fiscales. También puedes usarla para firmar contratos, documentos bancarios y otros tipos de documentos electrónicos.

¿Por qué el FIEL es importante en la nómina?

Sólo mediante ésta, el representante legal tiene acceso al sitio virtual del Servicios de Administración Tributaria (SAT) de la empresa. En algunos estados es requerida para ingresar al portal de la Secretaría de Finanzas y reportar el Impuesto Sobre Nómina (ISN); y actualmente el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) ya está implementando el acceso al IDSE mediante FIEL (sólo a las empresas que se den de alta con ella).

Qué trámites puedes realizar con la FIEL?

El FIEL es fundamental para hacer cualquier tramite de negocio en México.Te mostramos algunos ejemplos de para qué puede utilizar un FIEL:

• Dictámenes fiscales
• Expedientes del contribuyente
• Comprobantes fiscales digitales
• Donatarias autorizadas
• Solicitud de devoluciones

¿Cómo obtener la FIEL?

En México, el SAT es el administrador de esta herramienta; para obtenerla se requiere lo siguiente.

Dependiendo de si vas a adquirir uno nuevo o renovar uno antiguo, hay dos opciones:

• NUEVO: Si apenas vas a dar de alta a tu empresa en el SAT, ahí mismo puedes tramitarla como parte del mismo proceso, sólo recuerda llevar una memoria USB para que esto suceda 
• RENOVACIÓN: Si vas a renovarla, deberás descargar el programa CERTIFICA en tu computadora y crear el archivo *.reg

Luego, aqui estan los pasos a seguir para obtener tu FIEL:

1. CITA: Debes agendar una cita en el SAT. 
2. DOCUMENTACIÓN: Debes llevar la documentación correcta (alistado abajo) depende de si eres persona física o persona moral.
3. FORMATO: Debes llenar el formato FE: Solicitud de certificado de Firma Electrónica Avanzada, lleno e impreso por ambos lados en una sola hoja y firmado con tinta azul. Este formato se descarga del portal del SAT y se entrega por duplicada.

¿Qué documentación necesitas para transmitir el FIEL?

Existen diferentes requisitos de documentación dependiendo de su clasificación como persona física o persona moral, que incluye:

Persona física:

Si eres persona física, aquí tienes la información que necesitarás para trasmitir tu FIEL:

• Dispositivo magnético (USB o disco compacto)
• Original o copia certificada de acta de nacimiento o carta de naturalización (se deberá presentar sólo en los casos en que no se cuente con una CURP certificada en el Módulo de Consulta de RENAPO. Para verificar si cuenta con la CURP certificada consulte la siguiente liga: Módulo RENAPO).
• Original o copia certificada de tu documento migratorio vigente (FM2 o FM3), para personas de origen extranjero.
• Original o copia certificada de tu identificación oficial vigente.

Persona moral:

El representante legal deberá contar con el certificado de Firma Electrónica Avanzada vigente como persona física.

• Dispositivo magnético (USB o disco compacto).
• Copia certificada del poder general del representante legal para actos de dominio o de administración (no podrá ser mancomunado ni de carácter especial).
• Copia certificada de la acta constitutiva de la persona moral solicitante.
• Original o copia certificada de la identificación oficial del representante legal de la persona moral solicitante (credencial para votar, pasaporte, cédula profesional, cartilla del servicio militar o credencial emitida por los gobiernos federal, estatal o municipal que cuente con la fotografía y firma del titular).

¿Cuánto tiempo tarda el trámite de la FIEL?

Al terminar con el trámite, la obtención de FIEL tardará 2 días hábiles. Al final se entregará al representante el archivo .cer y el archivo .key con el que se podrán realizar los procesos en los portales antes mencionados.

¿Qué hacer si pierdes tu FIEL?

Perder tu FIEL puede ser un inconveniente, ya que te impide realizar trámites y gestiones importantes de forma electrónica. Sin embargo, no es el fin del mundo. Aquí te explicamos qué pasos debes seguir si pierdes tu FIEL:

1. Reporta la pérdida de tu FIEL:

• Comunícate al SAT: Puedes llamar al 55 627 22 72 o acudir a una oficina del SAT para reportar la pérdida de tu FIEL.
• Llena el formato de solicitud de revocación: Descarga el formato SAT-5211 “Solicitud de Revocación del Certificado de e.firma” y llénalo con tus datos.
• Presenta la documentación: Presenta tu identificación oficial vigente y el formato de solicitud de revocación en una oficina del SAT.

2. Obtén un nuevo certificado de FIEL:

• Solicita un nuevo certificado: Puedes solicitar un nuevo certificado de FIEL en una oficina del SAT o a través del portal del SAT.
• Cubre el costo: El costo de un nuevo certificado de FIEL es de $179.00 pesos.
• Sigue los pasos de generación: Sigue las instrucciones del SAT para generar tu nuevo certificado de FIEL.

¿Qué hacer si alguien te roba tu FIEL?

Si te han robado tu FIEL (Firma Electrónica Avanzada), es importante actuar rápido para minimizar el daño. Aquí te explicamos qué pasos debes seguir:

1. Reporta el robo de tu FIEL:

• Comunícate al SAT: Llama al 55 627 22 72 o acude a una oficina del SAT para reportar el robo de tu FIEL.
• Llena el formato de solicitud de revocación: Descarga el formato SAT-5211 “Solicitud de Revocación del Certificado de e.firma” y llénalo con tus datos.
• Presenta la documentación: Presenta tu identificación oficial vigente y el formato de solicitud de revocación en una oficina del SAT.

2. Monitorea tu actividad financiera:

• Revisa tus cuentas bancarias y movimientos financieros: Busca cualquier actividad inusual que pueda indicar que alguien ha utilizado tu FIEL para realizar compras o transacciones no autorizadas.
• Reporta cualquier actividad sospechosa a tu banco: Si encuentras alguna actividad inusual, contacta a tu banco de inmediato para que puedan cancelar tu tarjeta o cuenta y evitar más daños.

3. Cambia tus contraseñas:

• Cambia la contraseña de tu FIEL: Si aún tienes acceso a tu cuenta, cambia la contraseña de inmediato.
• Cambia las contraseñas de otros servicios que utilizan tu FIEL: Si has utilizado tu FIEL para acceder a otros servicios, como tu buzón electrónico o tu cuenta bancaria, cambia las contraseñas de esos servicios también.

4. Presenta una denuncia ante la policía:

• Presenta una denuncia por robo: Puedes presentar una denuncia por robo ante la policía para dejar constancia del hecho.
• Guarda el comprobante de la denuncia: Guarda el comprobante de la denuncia para que puedas usarlo como prueba en caso de que necesites iniciar acciones legales.

¿Cuáles son los consejos para tener éxito en la gestión de tu FIEL?

La FIEL es tan importante para tu vida empresarial en México, que es importante que la trates como tal. Hay muchas cosas que puede hacer para evitar perder su FIEL o que se lo roben, incluidas las siguientes:

• No compartas tu FIEL con nadie: Tu FIEL es personal e intransferible. No lo compartas con nadie, ni siquiera con familiares o amigos.
• Guarda tu FIEL en un lugar seguro: Guarda tu FIEL en un lugar seguro donde no pueda ser robado o extraviado.
• Utiliza una contraseña segura: Utiliza una contraseña segura para tu FIEL que sea difícil de adivinar.
• Mantén tu computadora y software actualizados: Mantén tu computadora y software actualizados con los últimos parches de seguridad.
• Ten cuidado con los correos electrónicos y sitios web sospechosos: No hagas clic en enlaces ni abras archivos adjuntos de correos electrónicos o sitios web sospechosos.