Razón social: ¿Qué es y cuál es su función?

¿Qué es la razón social?

La razón social es el nombre o denominación oficial con el que se conoce a una empresa, dándole personalidad jurídica. Otorga cierto grado de seguridad respecto a la legalidad y existencia de ésta, ya que para el registro de una empresa es un requisito indispensable al momento de realizar trámites importantes en otras instituciones como en el Servicio de Administración Tributaria (SAT), el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), entidades locales de la República Mexicana para el pago del Impuesto Sobre Nómina (ISN), entre otros.

Esta denominación oficial se usa para temas administrativos y jurídicos, y no necesariamente debe ser igual al nombre comercial de una empresa. 

Ejemplo:

Nombre comercial: Runa HR.

Razón social: Runa HR S. de R. L. 

La razón social de una empresa se compone del nombre y de las siglas del tipo de sociedad que se constituye. 

¿Cuáles son los tipos de sociedades mercantiles?

Cuando surge la creación de una empresa es importante que en el caso de que existan más de dos involucrados lleguen a un acuerdo sobre el tipo de sociedad mercantil que quieren formar. Ya que cada sociedad tiene sus propios beneficios e incluso obligaciones.

Por otro lado, en el caso de que sólo una persona desee crear la empresa como persona física con actividad empresarial, podrá hacerlo sin ningún inconveniente.

Pero, ¿cuáles son los tipos de sociedades mercantiles y cómo quedará definida su razón social?

1.-Sociedad en comandita simple (S. en C.S.)

Distingue entre dos diferentes tipos de socios: Los socios comanditados que responden de manera subsidiaria, ilimitada y solidaria a las obligaciones sociales; y los socios comanditarios que responden hasta el límite de sus aportaciones. Estos no pueden ejercer acto alguno de administración, ni aun con el carácter de apoderados de los administradores.

La razón social se formará por al menos uno de los nombres de los socios “y compañía”.

Este tipo de  sociedad finaliza con el fallecimiento de uno o más socios (aunque es posible extinguirla antes).

2.-Sociedad en comandita por acciones (S.C.A.)

Esta sociedad es similar a la comandita simple, la diferencia que hay entre ambas sociedades es que en la comandita por acciones el capital social queda repartido en acciones, mientras que en la primera son aportes sociales.

3.- Sociedad de Responsabilidad Limitada (S. de R.L.)

Es uno de los tipos de sociedades mercantiles más comunes en México, especialmente entre Pymes y empresas familiares.

Se constituye entre socios que solamente están obligados al pago de sus aportaciones (que pueden ser monetarias o no monetarias, es decir, en bienes). En el momento de constitución de la SRL, los socios pueden pagar el 50% de su parte y por el contrato social disponer de un plazo para liquidar el otro 50% sin que las partes sociales puedan estar representadas por títulos negociables, a la orden o al portador. Sólo serán cedibles en los casos y con los requisitos que establece la ley. La denominación o la razón social irá inmediatamente seguida de las palabras “Sociedad de Responsabilidad Limitada” o de su abreviatura “S. de R.L.”

4.-Sociedad anónima (S.A.)

Es la que existe bajo una denominación y está compuesta solamente por socios. La única obligación de estos es el pago de sus acciones sin ninguna otra obligación adicional. La denominación (nombre de la sociedad) podrá ser cualquiera, con dos únicas premisas: 1) Ser diferente de cualquier otra sociedad, 2) La denominación social siempre irá seguida de las palabras “Sociedad Anónima” o de su abreviatura “S.A.”

La responsabilidad de cada accionista está relacionada al capital que exista.

5.-Sociedad Cooperativa (S.C.)

Es una forma de organización social integrada por personas físicas que tienen interés o fines comunes y en los principios de solidaridad, esfuerzo propio y ayuda mutua, con el propósito de satisfacer necesidades individuales y colectivas, a través de la realización de actividades económicas de producción, distribución y consumo de bienes y servicios. Al nombre se le agrega las siglas “S.C”.

6.- Sociedad en nombre colectivo (S. en N.C.)

La sociedad en nombre colectivo existe bajo una razón social, en ella todos los socios responden de forma subsidiaria, ilimitada y solidaria de las obligaciones sociales. Para que los socios puedan ceder sus derechos en la compañía, necesitarán ineludiblemente la conformidad del resto de socios.

La razón social se formará con el nombre de uno o más socios, y cuando en ella no figuren los de todos, se le añadirán las palabras y compañía u otras equivalentes. Puede estar integrada por socios industriales, que aportan trabajo y capital, y también por socios capitalistas.

7.-Sociedad por acciones simplificada (S.A.S.)

Se constituye 100% en línea y en 24 horas. Está constituida como mínimo por una persona. Los socios están obligados únicamente al pago de sus aportaciones que queda representado en acciones.

No se exige escritura pública, póliza o cualquier otra formalidad adicional para su constitución. Lo que hace que los trámites de formalización sean más ágiles y económicos.

La sociedad estará representada por un administrador, teniendo los accionistas voz y voto.

¿Qué relación tiene la razón social con la nómina?

La razón social es de suma importancia para la empresa y el trabajador ya que será a la cual estarán inscritos los trabajadores y de acuerdo al tipo de sociedad es como se estructurará la nómina.

La razón social es indispensable para la inscripción ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) y al SAT. Ésta sirve para comprobar las obligaciones fiscales de ambas partes y dará legalidad a la empresa y la expedición de recibos de nómina, ya que es un componente clave en la creación del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).

¿Cuáles son los requisitos para registrar una razón social?

1. Autenticarse en el sistema del Módulo Único de Autorizaciones con su Firma Electrónica Avanzada (FIEL). 
2. Aceptar a través de su FIEL, los Términos y Condiciones de Uso del Sistema, así como las Políticas de Privacidad del mismo.
3. Ingresar o capturar la denominación o razón social que pretende usar, a fin de que la Secretaría de Economía (SE) pueda verificar la disponibilidad, ausencia de prohibiciones y en su caso, condiciones para su uso. 
4. Indicar el régimen jurídico con el cual pretenden constituir la sociedad o asociación. 
5. Seleccionar al Fedatario Público Autorizado del catálogo que la SE pone a disposición del solicitante a través del sistema para dicho fin.

¿Qué documentos necesitas para registrar tu razón social?

• Denominación o razón social aprobada por la SE
• Comprobante de alta a través del portal www.tuempresa.gob.mx 
• E.Firma vigente (antes llamada FIEL) de persona física emitida por el SAT. 
• Nombre, apellidos y datos generales de cada accionista (fecha de nacimiento, estado civil, teléfonos, correo electrónico, profesión u ocupación)
• Dos identificaciones oficiales por cada accionista: (INE, pasaporte, cartilla militar, licencia de conducir, otros)
• Comprobante Único de Registro de Población (CURP) 
• Registro Fiscal de Contribuyentes (RFC)
• Comprobante de domicilio no mayor de tres meses de vigencia (agua, luz, teléfono y gas)

¿Cómo registrar una razón social?

1. Se debe obtener una autorización para el uso de la denominación social.
2. Debe crearse la empresa, y obtener el acta constitutiva de la empresa a través de un notario público, quien a su vez realizará el trámite en el registro de la propiedad y el comercio.
3. Si la empresa es de capital extranjero, también debe registrarse en el Registro Nacional de Inversiones Extranjeras.

¿En cuánto tiempo se autoriza una razón social?

El proceso para obtener una razón social comienza con la autorización del uso de la denominación social: 1 o 2 días hábiles, acta constitutiva en notario público: 7 días hábiles, registro de la propiedad y el comercio: hasta 60 días y Registro Nacional de Inversiones Extranjeras: 1 o 2 días hábiles.