¿Que es un acumulado de nómina?
Cuando tenemos una empresa con trabajadores es importante mantener un registro en el que se especifiquen de manera detallada los sueldos y salarios de los empleados describiendo las percepciones y deducciones, normalmente se manejan listados dependiendo la periodicidad con la que se generan las nóminas, un acumulado de nómina es la suma global de esos conceptos, por ejemplo la suma de los sueldos y salarios, cuotas de IMSS, pago de isr etc.
¿Cuál es su función?
Un acumulado de nómina es indispensable para realizar el pago de ISN, ya que como sabemos de manera mensual se debe de pagar este impuesto y se basa en la lista de raya de los trabajadores, adicionalmente suele utilizarse para autocorrecciones por medio de conciliaciones de sueldos y salarios.
¿Por qué debo de tener un acumulado de las nóminas de mis trabajadores?
Durante una revisión por parte de la autoridad, solicitan de primera instancia los acumulados de nómina y los CFDIS de los mismos , por lo que se recomienda que la empresa realice una conciliación de los acumulados de nómina, con los UUIDS de cada uno de los recibos de nómina.
¿Esta información la puedo recuperar de algún medio oficial?
Si, recordemos que los recibos de nomina estan ligados al RFC de nuestra empresa por lo que todo lo que se facture bajo este RFC estará pre-cargado directamente en el sistema del SAT, esto se puede visualizar ya sea por trabajador o manera global por medio del visor de nómina disponible en la página de esta dependencia.
En este visor podrá generar estos acumulados por los periodos de nómina de tu empresa según como se haya timbrado, con la facilidad de descarga ya sea en .pdf o en excel.
¿Qué es la conciliación de sueldos y salarios?
Como lo mencionamos anteriormente esta conciliación se basa en comparar nuestras listas de raya con lo obtenido en el visor de nómina, ya que de esta manera podremos observar omisiones o realizar modificaciones ante la autoridad y evitar cualquier discrepancia entre los datos obtenidos entre la empresa y el SAT, es importante realizar esta conciliación de manera mensual para evitar futuras revisiones y auditorías, además de funcionar como una forma de medición de auditoría interna.
¿Qué otras dependencias pueden solicitar esta información?
Ya que este listado cuenta con información específica de las nóminas de los trabajadores, también puede ser solicitada por:
Instituto Mexicano del seguro social: Esta dependencia suele solicitar el acumulado de las cuotas obrero patronales efectivamente pagadas durante los periodos mensuales y bimestrales según lo requieran.
Secretaria de Finanzas del Estado: Recordemos que existe el Impuesto sobre nómina ISN, el cual es un impuesto que se paga en cada estado y es referente a el trabajo subordinado, y se calcula en base a las nóminas de las empresas, por lo que en caso de una revisión podremos mostrar fácilmente cómo se calculó este impuesto a detalle.
Sindicatos: En algunas empresas se pagan cuotas sindicales, por lo que los sindicatos solicitan el listado de los empleados y sus cuotas retenidas durante un periodo determinado, ya que en base a ese acumulado la empresa podrá generar el pago correspondiente de estas cuotas.
¿Si tengo errores y quiero realizar correcciones cuando podré realizarlas?
En caso de que como empresa desee realizar correcciones, se deben realizar antes del cierre anual es decir antes del 31 de diciembre del año en curso, sin embargo para temas de ISR y otras dependencias se deben de realizar avisos, correcciones en declaraciones y pago de diferencias antes del cierre del año fiscal, ante el SAT se pueden realizar las cancelaciones y los retimbrados siempre y cuando sean documentos relacionados, de lo contrario no se considera deducible para la empresa, además deberá especificar el periodo de pago de su corrección aunque sea timbrado en una fecha posterior, por ejemplo:
Mi empresa tuvo un error en el calculo de nomina de un trabajador su CFDI fue expedido en marzo del 2021 y abarca del periodo del 1-15 de marzo el departamento de nóminas se percató del error y debe re-timbrar durante el mes de diciembre, por lo que se debe cancelar el CFDI del mes de marzo, y el CFDI se emitirá en diciembre en el cual se especificara que es corrección del periodo de nómina del 1 al 15 de marzo con un CFDI relacionado es decir por el que se realizará la sustitución para efectos fiscales.
