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- ¿Cuál es la forma adecuada para notificar un despido?
Dar por terminada la relación laboral con un colaborador puede ser una tarea complicada. Requiere de muchas habilidades entre ellas contar con el tacto necesario para entablar una comunicación clara, efectiva a fin de evitar incidentes que pongan en riesgo a cualquiera de las partes implicadas. Derivado de la crisis por COVID-19 muchas empresas y organizaciones se han enfrentado a diversos desafíos financieros los cuales los han orillado a tomar medidas que les permitan seguir dentro del mercado sin llegar al borde o quiebra total, por lo cual la reducción de fuerzas laborales ha sido una de las alternativas más utilizadas por muchos al igual que los despidos masivos. Por ello nos tomamos la libertad de dejarte algunos tips que te ayudaran a terminar la relación laboral de la forma más cordial y pacífica para ambas partes.
Notificar a un colaborador sobre un despido en medio de esta crisis y trabajando vía remota es una tarea realmente desafiante. Sabemos que los despidos en un entorno personal y cara a cara son la vía más recomendable. Sin embargo, con las medidas de aislamiento y protocolos de seguridad hacerlo así es casi imposible. Además con esto surge una pregunta que muchos gerentes y personal de RRHH se ha nhecho…
¿Cuál es la forma adecuada para notificar un despido?
Ser sensibles y respetuosos es el requisito principal. Por lo cual es necesario buscar una opción que nos permita ser creativos, cuidadosos y coordinados es tarea vital para realizar un despido. Entre las opciones más tentadoras se han presentado la posibilidad de enviar una notificación vía correo electrónico o mediante una carta de separación. Sin embargo, no es suficiente ni demasiado sensible o estratégico y más por la situación que todos estamos enfrentando con esta pandemia. Recibir una noticia así es algo angustiante para cualquier colaborador, por lo cual hacer un despido de forma remota requiere de más esfuerzo y cuidado.
1.Principales factores a considerar
A medida que sea posible es importante tener en cuenta en todo momento preservar la dignidad del colaborador durante lo que será la conversación de despido. Actualmente hacerlo vía remota mediante el uso de plataformas como Zoom, Google Meet, FaceTime, entre otros es una de las opciones más viables para considerar. Mediante una videoconferencia es más sencillo resolver cualquier inquietud del colaborador así como presenciar la reacción a la noticia y que a medida de lo posible el entorno y las circunstancias le permitan conservar la calma y aceptar la noticia en un ambiente seguro. El notificar un despido mediante el uso de videoconferencia es lo más cercano a realizarlo de forma presencial, ya que podremos además de observarlo, evaluar sus reacciones tanto verbales como no verbales y contar con una estrategia que reduzca los episodios o posibles crisis, dada la situación tan complicada que se vive hoy en día y lo que representa un despido en medio de un panorama tan incierto y la perdida de los beneficios como lo son seguridad social, incapacidad o cobertura monetaria.
2. Antes de notificar al colaborador
Crea una estrategia para notificar al colaborador, establece quienes estarán presentes y échale un vistazo a los siguientes puntos…
- Corroborar: que el colaborador sepa utilizar de forma adecuada la plataforma de videoconferencia, contar con las herramientas necesarias facilitará el proceso.
- Definir: quienes estarán presentes durante la notificación, siempre es mejor que al menos sean dos personas ya sea el supervisor o jefe inmediato del colaborador así como un profesional del departamento de RRHH. No se recomienda a más de dos personas.
- Informar: a todos los que estén involucrados para llevar a cabo el despido, ya sea representantes legales, departamento de Recursos Humanos, entre otros
3. Al notificar al colaborador
Contar con un speech o guión general que tenga establecido todos los puntos importantes a mencionar y hacerlo de forma fluida y natural es esencial. Por otra parte ser empáticos o utilizar un lenguaje empático también es importante, notificar este tipo de noticias es algo complicado y ser directos sin parecer insensibles también lo es, por lo cual para contrarrestar esto es importante seguir lo mencionado anteriormente.
4. Escucha activamente
Sabemos que para el colaborador puede ser una noticia difícil de recibir por ello escuchar activamente cualquier inquietud y resolverla es también algo importante, mantener el contacto visual en todo momento, hacer eco o reflejar repitiendo algunas palabras claves por el colaborador harán que la conversación sea fluida, eso al igual que el parafraseo o etiquetado de emociones puede ser efectivo, a lo largo de la conversación es importante ser y mostrar compasión y empatía evitando minimizar la situación que está experimentando el trabajador.
5. Proporcionar todo lo necesario
Es importante contar con todos los documentos necesarios para que el colaborador pueda recibir ya sea su indemnización por despido, finiquito, liquidación, beneficios como cartas de recomendación entre otros, para que una vez realizada la notificación por videoconferencia a la brevedad posible hacerle llegar un correo con dichos documentos e información al colaborador. Tener la documentación lista antes de finalizar la llamada evitará posibles dudas o inquietudes futuras.
6. Estar atento a cualquier reacción
Los despidos nunca son fáciles y es por ello que pueden convertirse en un evento abrupto o violento, verificar en todo momento los indicadores de comportamiento de quejas o potencial violencia es esencial, prestar atención a conductas riesgosas y saber actuar ante ellas evitará desafíos mayores. Durante la notificación de despido estar alerta a declaraciones de este tipo:
- Manifestar culpa
- Sentirse victimizado por la empresa
- Expresión de pensamientos suicidas, homicidas o de autolesión
- Comportamientos erráticos o extraños
- Declaraciones de impotencia, desesperación o desesperanza
Cualquier conducta que sea percibida como algo anormal durante la conversación de notificación de despido que cause preocupación es importante reportarla a la empresa, equipo u organización a fin de evitar un suceso no deseado.
7. Para finalizar
Asegurarnos que el aviso de separación laboral ha llegado al colaborador mediante el correo así como los beneficios y cualquier documento clave para terminar la relación en buenos términos y confirmarlo vía escrita nos permitirá tener un respaldo y una resolución pacífica.