Un buen servicio de maquila de nómina

Muchas empresas maquilan su nómina con terceros: un contador, un nominista o todo un despacho, dependiendo del tamaño de la nómina. Lo que realmente define este servicio es que la información pertenece por completo a la empresa que contrata la prestación de la maquila, mientras que la gestión recae en la parte contratada.

Cada vez más compañías tercerizan la maquila de la nómina debido a tres grandes ventajas: 

1. El ahorro de recursos económicos
2. La optimización de las actividades empresariales, al excluir de ellas la gestión de la nómina
3. La asesoría de especialistas que conocen la legislación laboral en México, las obligaciones fiscales ante el SAT y el pago de impuestos en material laboral y de seguridad social que se reportan al IMSS y otras instituciones

Asimismo, cada vez hay más proveedores de maquila de nómina disponibles en el mercado. Es una tendencia en aumento, debido a las ventajas que conlleva. Sin embargo, no todos ofrecen la misma calidad y atención. Para ayudarte a saber si el servicio que contrataste o que piensas contratar es bueno, verifica que cumpla con estos cinco aspectos.

1. Está al día con las leyes laborales y los nuevos lineamientos que se publican en el Diario Oficial de la Federación

El proveedor de la maquila de nómina debe estar al tanto de las disposiciones y actualizaciones de todo lo referente al SAT, IMSS, INFONAVIT y FONACOT, para darles

una respuesta inmediata y evitar cualquier amonestación por parte de las autoridades. Además, el proveedor debe estar informado sobre cualquier modificación en los salarios y prestaciones que reciben los empleados, para lo cual es necesario mantener un canal abierto de comunicación.

2. Cuenta con una plataforma y herramientas digitales que agilizan el proceso de gestión de nóminas 

Puede tratarse de un software de nómina o un conjunto de herramientas individuales que hagan más sencillo para el proveedor llevar un control adecuado de los pagos y para sus clientes consultar el estado de la nómina. La atención personalizada de los especialistas es un punto a favor de los proveedores de maquila de nómina cuando existen dudas o preguntas, además de garantizar la actualización de la información en el menor tiempo posible; si es en tiempo real, mucho mejor.

3. Garantiza la protección de los datos de los clientes con protocolos de ciberseguridad

La seguridad y la privacidad son esenciales cuando los datos sensibles se transfieren a un tercero; en este caso, el proveedor de maquila de nómina. La CURP, el RFC, la credencial del INE, el acta de nacimiento y los comprobantes de domicilio son algunos ejemplos. Estos documentos se digitalizan y se almacenan en las bases de datos del proveedor. Es necesario verificar que se cumple el Artículo 30 y Tercero Transitorio de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP). Un buen proveedor ofrecerá un documento o una página en su sitio web para compartir todo lo referente al manejo seguro de la información, y lo actualizará cada vez que sea necesario.

4. Se encarga realmente de lo que una maquila de nómina debe hacer

Cálculo de la nómina, procesamiento de incidencias (vacaciones, incapacidades, tiempos extra y ausencias), bonos, comisiones y otros pagos. Además del timbrado y almacenamiento de los recibos de nómina y la optimización de los costos asociados.

5. Ofrece la información necesaria para una gestión de nómina eficiente

Por tratarse de una maquila de la nómina y no de una asesoría, el proveedor debe transparentar sus procesos y ofrecer toda la información que el cliente le solicite. Además, tiene que comunicar acerca de los riesgos y ventajas derivados de implementar los distintos esquemas fiscales que, si bien son legales, implican un riesgo en caso de no cumplir al 100% con la forma en que se redactó la ley.

Cuando un servicio de maquila de nómina funciona bien y se adapta a tus necesidades, los beneficios se reflejan en toda la empresa: la operación del área de recursos humanos se enfoca en enriquecer el ambiente y la cultura laboral; mejora la estabilidad de los equipos de las áreas operativas y administrativas; y la empresa se consolida gracias al cumplimiento riguroso de las obligaciones fiscales, laborales y legales. 

Por eso es importante comprobar que el servicio que contrataste cumpla con los cinco puntos que desarrollamos en este artículo y que cuente con noministas profesionales, experimentados, capaces de asesorarte en cualquier momento.

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