Realizar el cálculo y gestión de la nómina son procesos que resultan complicados, requieren de exactitud, pero sobre todo de contemplar cualquier factor que pueda modificar o alterar el resultado del cálculo. Por ello existen una serie de errores comunes al correr la nómina, que por pequeños que estos resulten, al final si se dejan pasar, el cálculo de la nómina será incorrecto: pagos como impuestos, bonos, créditos, descuento a las pensiones entre otros resultan ser los factores claves y determinantes a la hora de correr la nómina.
En el entendido de que no somos perfectos y que nadie está exento de cometer algún error o que cualquier error cometido podría ocasionar repercusiones que podrían ir desde el descontento de los colaboradores hasta multas que generen costos a la empresa, surge la necesidad e importancia de establecer un proceso determinado para llevar a cabo el cálculo de la nómina. Este proceso debe considerar los pasos a seguir puntualizando los objetivos, metas y errores comunes que se tienen que evitar.
¿Cuáles son los errores más comunes al correr la nómina?
Los tipos de errores más comunes y que podríamos utilizar para crear una lista de procesos establecidos en el cálculo de la nómina son los siguientes:
Estar desactualizados: uno de los errores más comunes es no actualizarse o estar al tanto de los cambios que ocurren en materia fiscal, el personal que se encarga de la nómina debe estar al tanto de cualquier cambio que puede darse para evitar cualquier tipo de error en materia fiscal al momento de calcular la nómina.
Pagos incumplidos: ya sea que los pagos sean por semana, quincena, catorcena o mensuales, el no darle cumplimiento o exactitud a la fecha pactada o programar los pagos para una fecha equivocada puede ocasionar inconformidad en los colaboradores, problemas en las auditorías y con el fisco.
Falta de organización o planificación: Dejar todo para lo último o el final es uno de los errores más comunes y catastróficos. No tomarse el tiempo para planificar por fechas los procesos, ni organizar los tiempos y actividades a realizar, el control en los recibos etc. ocasiona una sobrecarga laboral que generalmente resulta en procesos erróneos por la premura de los cálculos. Dar un seguimiento y elaborar un plan metódico que establezca las prioridades en las actividades de la persona encargada de la nómina favorecerá el proceso y cálculo eficaz.
Cálculos erróneos: generalmente los errores aplican a las tarifas relacionadas con los impuestos y las variaciones que estos ocasionan según sean los días o semanas que tenga el mes.
Falta de prioridades: no atender de forma inmediata o no priorizar los asuntos relacionados a las retenciones de impuestos, descuentos al salario, entre otros. Este tipo de errores son costos o gastos que asume la empresa.
Información del personal sin actualizar: no tener actualizadas las condiciones de contrato de cada colaborador que forma parte de la nómina. Nos referimos a datos mínimos como el salario, las prestaciones, los descuentos por préstamos o INFONAVIT, cotizaciones en el IMSS, el tipo de jornada laboral, puesto que desempeña, entre otros.
¿Cómo evitar los errores en los cálculos de nómina y hacer de la corrida de nómina un proceso más eficiente?
Una de las opciones es mejorar los procesos y establecer una guía dentro de la empresa y el departamento encargado de la nómina de las actividades que debe realizar, los objetivos que debe cumplir y los datos que debe tener en cuenta en todo momento para evitar errores comunes al correr la nómina. Otra de las opciones es buscar una empresa especialista en materia de cálculo de nómina.
Existen empresas que se dedican a la realización de la corrida o maquila de nómina, lo cual para muchos resulta ser una opción que les genera mayores beneficios que contar con un departamento o área propia enfocada a la nómina dentro de la empresa.
¿Qué beneficios brindan?
-Reducción de los costos: contar con un servicio de corrida de nómina, permite tener ahorros en la diversos aspectos, como la capacitación de personal, adquisición de software o licencias, ahorro en multas o recargos por errores en la nómina, además tener como respaldo a un equipo altamente capacitado y preparado para realizar los cálculos de la nómina sin invertir directamente en ello o en un software.
-Cálculos eficaces: tendrás los cálculos de nómina sin ningún problema o error, las preocupaciones por la falta de capacitación del personal o inexperiencia no serán una preocupación para ti, debido que al contratar una empresa especializada en nómina la empresa contratada garantiza que los cálculos sean certeros en todo momento y asume la responsabilidad de ellos.
-información disponible a cualquier hora: la información de la nómina de tus empleados está disponible en cualquier momento y respaldada en una base de datos a la cual tienes acceso.
-Seguridad: la información de tus colaboradores será confidencial en todo momento, por lo cual ningún dato estará en riesgo de uso indebido.
-Evita riesgos de multa: una gestión de nómina adecuada y eficiente, te garantiza la tranquilidad de no correr ningún tipo de riesgos a ser multado debido a impuestos o cuotas del IMSS, INFONAVIT sin ser pagados o recargos de los mismos.
-Menor sobrecarga: la carga laboral se distribuye de manera uniforme, tu departamento encargado de recursos humanos no tendrá que realizar actividades como esta o en caso de contar con un área o equipo destinado únicamente a esta actividad, evitará las sobrecargas laborales a aquellos que no les corresponden o no están capacitados para llevar a cabo estas funciones.
Los errores en la corrida de nómina sin lugar a dudas son cosas que comúnmente ocurren, las implicaciones legales o multas pueden poner en riesgo a las empresas u organizaciones que incumplan, sin embargo son cosas o detalles de los que se puede aprender y en futuras ocasiones evitar. No existen los procedimientos perfectos, la organización y el equipo tienen la responsabilidad de mejorar día a día los procesos que para una empresa son esenciales.
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