No importa si es la primera vez que pagas la nómina en tu empresa o si ya tienes varios años de experiencia en esto. Sabes que hay ciertas cosas que no pueden faltarte al momento de realizar este proceso crucial para el flujo de trabajo en tu organización y en el día a día de tus colaboradores.
Antes de comenzar a hacer los cálculos relacionados con tu nómina, debes decidir cada cuánto quieres pagarla, es decir el “período de nómina”. Esta puede ser cada semana, catorcena, quincena o cada mes. Tú tienes la libertad de decidir el plazo de tiempo que te parezca más conveniente. Ya que has definido esto, podemos comenzar con tu proceso de pago de nómina.
Recuerda que cuando comiences este proceso debes registrar los cambios relacionados con el IMSS. Y por estos nos referimos a las altas y bajas de empleados al igual que sus modificaciones salariales. Todas estas deben registrarse en el portal IDSE de dicha institución. Toma en cuenta que cada movimiento que hagas debe ser presentado ante el IMSS en un plazo máximo de 5 días después de haberlo hecho.
El siguiente punto a considerar es el cálculo de las percepciones. Primero se deben descontar aquellas que son recurrentes y luego las que son extraordinarias. Si no estás familiarizado con estas aquí te decimos todo lo que necesitas saber. Pero te damos una explicación corta, las percepciones recurrentes incluyen conceptos como sueldo bruto, prima vacacional, vales de despensa, fondo de ahorro y vacaciones. Mientras que las percepciones extraordinarias son las faltas, incapacidades, préstamos, pensión alimenticia y más.
Una vez que hiciste el cálculo de las percepciones, lo recomendable es que verifiques los RFC de tus colaboradores para que no haya ningún problema al momento de emitir el recibo de nómina.
Ya que has realizado la verificación de los RFC es necesario que elijas el método de pago de la nómina. Gracias a la tecnología ya cuentas con 4 opciones, aquí te las presentamos:
- Transferencia bancaria
Esta es una de las formas más populares que las empresas utilizan para pagarle a sus colaboradores. Puede ser que todos reciban el pago de su nómina en el mismo banco, o bien que se haga la dispersión de esta al banco de preferencia de cada uno de los empleados.
Si decides irte por esta opción toma en cuenta que para realizar el pago es necesario contar con un layout de dispersión bancaria. Este se puede generar desde tu sistema de nómina.
- Cheques
Este es otro de los métodos de pago predilectos de muchas empresas. Si en tu organización decides pagar a través de esta forma, recuerda que tienes que crear una copia del cheque y pedirle al colaborador que la firme. También debe firmar su recibo de nómina. De esta manera mantendrás tu contabilidad en forma.
El pago por cheque también es una alternativa cuando los empleados no tienen cuenta de nómina.
- Efectivo
Hoy en día es común que las empresas que están en el rubro de construcción sean las que opten este método de pago. Para muchos es poco práctico, ya que se debe contar con el efectivo suficiente para cubrir la totalidad de la nómina.
- STP
Este es un Sistema de Transferencias y Pagos que permite realizar operaciones como transferencias a otros bancos. Además, cuenta con todas las regulaciones que solicita el Banco de México para este tipo de entidades. Con este sistema puedes realizar un gran volumen de transferencias e incluso hasta automatizar pagos. Para hacer uso de STP es necesario que te des de alta dentro de su plataforma como cliente y que tus colaboradores cuenten con su clabe interbancaria de 18 dígitos.
Ya que has elegido el método de pago que más se adapte a los procesos de tu empresa, es momento de dispersar la nómina y posteriormente de timbrarla. El timbrado de nómina consiste en la entrega de los recibos de nómina de los colaboradores y la firma de dichos recibos por tus empleados.
Para enviarlos es necesario que te registres en un sistema que sea un Proveedor Autorizado de Certificaciones. De esta forma, verificarás si los recibos cuentan con todos los requisitos solicitados por el SAT. En caso de que no sea así, es necesario que los corrijas y vuelvas a realizar el timbrado.
El siguiente paso consiste en el cálculo y el pago de los impuestos. Dentro de estos se incluyen:
- Las cuotas obrero patronales del IMSS e INFONAVIT
Para obtenerlas es necesario realizarlas en el SUA. Al hacerlo obtendrás el disco de pago con el que se podrá realizar el pago respectivo. Las cuotas obrero patronales deben pagarse a más tardar el día 17 del mes que sigue.
- Impuesto sobre la nómina
Este debe calcularse mes con mes de acuerdo a cuánto se le paga a los trabajadores. Al igual que en las cuotas del IMSS e INFONAVIT, la fecha límite de pago es el 17 del siguiente mes.
- ISR retenciones por salarios
Cada mes deberás retener el ISR de los salarios de tus empleados y enterar las retenciones al SAT a más tardar el día 17 del mes siguiente.
Finalmente, hay que realizar los procesos extraordinarios de la nómina. Estos pueden ser:
- Participación de los trabajadores en las utilidades (PTU)
Es necesario que cada año determines cuánto pagarás a tus empleados por concepto de PTU. La Ley Federal del Trabajo (LFT) establece que los patrones tienen hasta 60 días después de su declaración anual para hacer el pago correspondiente de la PTU a sus colaboradores.
- Gratificación anual (Aguinaldo)
El aguinaldo es un derecho que le corresponde por ley a tus trabajadores. Entonces, es necesario que desde antes determines cuánto les pagarás. La fecha límite de pago es el 20 de diciembre.
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