¿Quién controla la información de los empleados en un servicio de maquila de nómina y cual es la importancia de proteger esta información?

Servicio de maquila de nómina

El servicio de maquila de nómina es en donde una empresa realiza el cálculo de la nómina y de los impuestos de manera externa, es decir no tiene relación con la empresa principal.

Sin embargo, no hay que dejar de lado el área más importante de la empresa, los recursos humanos.

Cuando contratamos un servicio de maquila de nómina es importante que tengamos en claro los alcances de los mismos.

Se recomienda que todas las empresas cuenten con un sistema de archivo con todos los datos de los trabajadores, y este debe:

  • Ser confidencial 
  • Completo
  • Estar disponible para el área de recursos humanos en todo momento.
  • Estar actualizada

¿Cual es la mejor manera de almacenar información?

Actualmente, hay software de nómina que nos ayudan a la gestión de la información de los empleados cuando se utiliza de manera interna, que pueden ser utilizados en conjunto con el servicio de maquila de nómina, lo cual como lo mencionamos anteriormente deberá ser pactado desde su contratación.

Adicionalmente no debemos olvidar que se debe de establecer en el contrato la manera en que se entregarán las incidencias de los empleados a la empresa  que realiza el servicio de maquila, se recomienda que sea almacenada en el sistema de la empresa contratante,para temas de control interno.

¿Cuál es la relación de las incidencias con la maquila de nómina?

Las incidencias son actividades que realizan los empleados las cuales impactan en la nomina como. vacaciones, pensiones alimenticias,ausencias e incapacidades, debemos recordar que esta información es delicada por lo que no deberá ser compartida y utilizada por el área recursos humanos, sin embargo no debemos olvidar que estas tienen relación con la nómina, la empresa principal tiene el control sobre proporcionar cierta información necesaria a la maquiladora siempre y cuando tenga relación directa con el cálculo de nómina, o cualquier otro concepto que lo impacte.

¿Por qué es importante proteger la información confidencial de nuestros empleados que se encuentran en un proceso de maquila de nómina?

Si se llegara a perder información del empleado ya sea por la empresa contratante o contratista, la empresa principal no contaría con un expediente completo por lo que en caso de una emergencia o de un riesgo laboral podríamos ser acreedores a sanciones y multas por parte de la autoridad, algunos servicios de maquila no incluyen la resposabilidad de estas sanciones, por lo que en el caso de contar con un error de control entre ambas empresas, la empresa principal debera hacerse cargo de ellas.

Además, es de suma importancia contar con la seguridad para la conservación de los datos de los empleados ya que se puede perder, ya sea de forma física o por incidentes informáticos recordemos el tema de la ciberseguridad, ya que hoy en día existen muchas formas de ataque a los servidores de las empresas.

¿Qué relación tiene la ciberseguridad con los datos de nuestros empleados?

Nos enfrentamos a una sociedad basada en la digitalización, muchas empresas están optando por almacenar información en servidores o nubes, para una mejor consulta en caso de ser necesario, además de olvidarse de la tarea de realizar un archivo físico.

Pero al igual que la tecnología puede ser utilizada de manera positiva también existen riesgos, estos son conocidos como ciberataques, los cuales son virus que se implantan en los servidores pero que pueden ocasionar:

  • Robo de información
  • Secuestro de nuestra información confidencial
  • Suplantación de identidad de la empresa o empleados.
  • Pago de nómina incorrecto.

Por esta razón es recomendable contratar una maquila de nómina que cuente con la mejor plataforma en cuestiones de ciberseguridad, y si es posible tener la facilidad de capturar las incidencias en la misma plataforma para que todo se encuentre en el mismo lugar de manera segura y eficaz para ambas partes.

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