La nómina es un documento con validez legal donde se presenta el salario que recibirá el trabajador de una empresa. En este, se detalla la cantidad que le será pagada, además de algunas deducciones que serán destinadas a cumplir con sus obligaciones fiscales y ante la seguridad social.
Existen diferentes tipos de nómina en una empresa. Estas varían según la periodicidad en que se entreguen. Dependiendo del contrato o tipo de trabajo que se desempeñe, la nómina puede recibirse en estos formatos:
- Semanal: cada 7 días.
- Catorcenal: cada 14 días.
- Quincenal: cada 15 días.
- Mensual: cada 29-31 días.
Además de la paga que se recibe y las deducciones que se realizan de manera fija (lo que se considera una nómina normal), existen otras bonificaciones, descuentos o circunstancias extraordinarias que pueden ser contempladas en el proceso de nómina en una empresa, como aquellas prestaciones extras representadas en premios por asistencia, bonos por productividad o el pago de las utilidades para los trabajadores (PTU).
La nómina también puede diferenciarse dependiendo del tipo de trabajadores. Por ejemplo, las nóminas para gerentes y ejecutivos suelen ser confidenciales y se integran, además de lo ya establecido, de otros pagos adicionales y complementos al salario. Sigue estos pasos para crear tu nómina:
- Paso 1: determinar salarios y prestaciones. La empresa debe tener establecido el salario que habrá de recibir cada trabajador. Para lograr esto suele haber una investigación sobre los diferentes puestos de la empresa y así calcular la cifra justa según la jerarquía y desempeño de funciones. Otro factor importante a tomar en cuenta es la capacidad económica con que cuenta la empresa. Por esto, no existe un monto predeterminado para las labores según el puesto que se aplique a todos por igual, pues esto dependerá del dinero disponible y justo para que la empresa pueda seguir funcionando y generando ganancias.
- Paso 2: definir políticas de pago. Para evitar confusión o falta de información sobre el salario y las deducciones, es necesario definir como empresa las políticas de pago. Es necesario detallar con la mayor precisión posible todos los apartados sobre la determinación de salario, las prestaciones y deducciones que por ley le competen al trabajador. Mantener a los empleados al tanto de estas políticas servirá para esclarecer dudas y evitar confusión sobre su nómina.
- Paso 3: determinar calendarios de pago. Realiza un calendario para determinar los pagos. Es un requerimiento para la empresa antes de iniciar el año laboral, esto evita retrasos y conflictos en el esquema de pagos. Recordemos que estos pagos pueden presentarse de manera semanal, quincenal, mensual, etc.
- Paso 4: determinar incidencias del período. Como incidencias podemos considerar las faltas sin comprobante, permisos sin goce de sueldo, incapacidades verificadas por el IMSS, etc. Es importante tomarlas en cuenta, ya que no solo influyen en el salario recibido mensualmente, sino que también se ven afectados los salarios base de cotización para el cálculo de deducciones. Algunas maneras para llevar registro de estas incidencias son los relojes checadores o listas de asistencia.
- Paso 5: considerar pagos y descuentos en procesos. Como vimos anteriormente, hay casos extraordinarios donde en la nómina se contemplan además otros conceptos. Una nómina regular es diferente, por ejemplo, a la nómina que se otorga cuando al trabajador se le pagan las PTU (donde no incurren faltas o tiempos extras) u otras bonificaciones. Puede ocurrir también que además de las deducciones por ley, a la nómina se le descuente el pago de préstamos que el trabajador recibió de la empresa, por lo que las nóminas pueden ser normales, con pagos extras o con descuentos adicionales.
- Paso 6: calcular la nómina. Ha llegado el momento de realizar sumas y restas. Para calcular la nómina, debemos saber el salario a recibir por el puesto que se desempeña, la cantidad de días que se asistió o si hubo incidencias, verificar que no hay adeudos por préstamos, descontar créditos, descontar las cantidades destinadas para seguridad social y en caso de existir un fondo de ahorro o crédito de vivienda realizar el pago pertinente. De igual manera, tomar en cuenta si el trabajador es merecedor de un bono o incentivo por actividades y ventas.
- Paso 7: obtener reportes. Debido a que la creación de la nómina implica a más organismos externos a la empresa, habrá una cantidad de archivos y formatos que debemos llenar y estos deben ser firmados por el trabajador. Se debe entregar el papeleo necesario a las empresas que administran los vales de despensa, a IMSS e Infonavit y los créditos que deben ser entregados en el banco. Recordemos que al ser asalariados, los trabajadores dependen del patrón para que cumpla con sus actividades fiscales y su seguridad social.
- Paso 8: efectuar los pagos y cerrar la nómina. Finalmente, se realiza el pago a los trabajadores –ya sea efectivo, cheque o transferencia–. En caso de detectarse algún error, este debe corregirse de inmediato pues una vez cerrado el proceso de nómina es inamovible. Ahora, sólo habrá que archivar estos pagos y realizar las declaraciones mensuales y anuales.
¡Este es el proceso para crear una nómina correctamente!
