Términos de servicio de nómina

Acuerdo de términos de servicio nómina

25 de enero de 2018

Los presentes Términos de Servicio de Nómina (en lo sucesivo, los “Términos de Nómina”), junto con los Términos de Servicio (en lo sucesivo, los “Términos”) (en conjunto, el “Acuerdo de Nómina”), establecen los términos y condiciones conforme a los cuales Runa acepta prestar ciertos servicios de nómina. y otros servicios relacionados (el “Servicio de Nómina”) a través del sitio web de Runa, www.runahr.com.

Estos Términos de Nómina son los “Términos de Servicio” en virtud de los Términos. Los términos con mayúscula inicial que se utilicen, mas no sean definidos en estos Términos de Nómina, tendrán los significados que se les atribuye en los Términos. Si los términos y condiciones de estos Términos de Nómina se contraponen con los términos y condiciones de los Términos, los términos y condiciones de estos Términos de Nómina serán los que prevalecerán, pero solo con respecto a la prestación del Servicio de Nómina.

El Acuerdo de Nómina es un acuerdo jurídicamente vinculante entre usted y Runa. Si usted está aceptando estos Términos de Nómina en nombre de alguna empresa o tercero, usted declara y garantiza que tiene facultades para obligar a dicha empresa o tercero en relación con el Acuerdo de Nómina, y su aceptación de estos términos constituirá la aceptación de dicha empresa o tercero. Al (i) hacer clic en el botón correspondiente para indicar su opción de Plan de Servicio, (ii) hacer clic en el botón correspondiente para indicar su aceptación del Acuerdo de Nómina, (iii) firmar un contrato de orden de compra por email o por firma digital mandado por un Ejecutivo de Cuenta de Runa, o (iv) al acceder o utilizar el Servicio de Nómina, usted acepta el Acuerdo de Nómina y acepta, con vigencia a partir de la fecha de dicho acto, quedar obligado por el Acuerdo de Nómina.

1. El Acuerdo de Nómina es el que regirá

Sin perjuicio de los términos y condiciones del Acuerdo de Nómina, Runa acepta realizar esfuerzos razonables para prestarle a usted el Servicio de Nómina de conformidad con el Acuerdo de Nómina.

2. Servicio de Nómina

Siempre que usted cumpla con los términos del Acuerdo de Nómina, y siempre y cuando usted esté suscrito al Servicio de Nómina, Runa le prestará el Servicio de Nómina para el cálculo de su nómina y de las responsabilidades relacionadas para su empresa. Al prestar el Servicio de Nómina, Runa se basará en la información proporcionada por usted, los Administradores de su Cuenta o sus representantes autorizados, y Runa no será responsable ni quedará jurídicamente obligada por errores que de ello se deriven, como se describe más detalladamente en los Términos.

Dependiendo del tipo de Servicio de Nómina que solicite, es posible que deba aceptar términos y condiciones adicionales y completar y firmar formularios o autorizaciones adicionales que Runa le proporcionará, conforme lo exija la ley o según sea necesario para prestar el Servicio de Nómina.

Al prestar el Servicio de Nómina, usted reconoce y acepta que (i) Runa no está actuando en alguna capacidad fiduciaria en su nombre y/o de su empresa; (ii) el uso del Servicio de Nómina no lo exime de sus obligaciones en virtud de las leyes o regulaciones aplicables en cuanto a conservar registros relacionados con los datos que contienen los archivos de Runa; y (iii) cualquier información que Runa proporcione en relación con el Servicio de Nómina es solo para fines informativos y no deberá ser interpretada por usted como asesoría jurídica, fiscal o contable.

3. Cuenta de Nómina

Usted, su Administrador de Cuenta o un representante autorizado aprobarán y enviarán la información de Nómina (como se define a continuación), autorizando con ello a Runa a crear y transmitir asientos de créditos o débitos (los “Asientos”) necesarios para procesar el Servicio de Nómina.

4. Información de Nómina

Runa le notificará por correo electrónico o por algún otro medio cuando haya recibido toda la información necesaria para comenzar a prestar el Servicio de Nómina. A partir de ese momento, usted deberá revisar la Información de Nómina para verificar que esté completa y sea precisa. Para fines del Acuerdo de Nómina, “Información de Nómina” significará cualquier información que usted, su Administrador de Cuenta, representantes autorizados o agentes proporcionen a Runa en relación con el Servicio de Nómina, incluida información publicada para su revisión en Servicios con relación al Servicio de Nómina o que de alguna otra manera Runa haya solicitado que se revise. Usted deberá corregir cualquier Información de Nómina que sea incorrecta o proporcionar Información de Nómina faltante, ya sea a través de Servicios o notificando a Runa en info@runahr.com. Usted será íntegramente responsable de la exactitud de toda la información que proporcione, envíe y/o autorice (ya sea directamente o a través de sus Administradores de Cuenta o representantes autorizados), además de que será el único responsable de cualquier reclamación que surja del hecho de no proporcionar y mantener oportunamente Información de Nómina precisa y completa en todo momento.

Usted acepta que al enviar cada nómina, aprueba toda la Información de Nómina y renuncia a cualquier reclamación en contra de Runa que se pudiera derivar de errores u omisiones en la Información de Nómina que usted no hubiera corregido (directa o indirectamente) o que usted no hubiera solicitado a Runa que se corrigiera. En usted recae la responsabilidad definitiva de cualquier auditoría o evaluación. Runa no tendrá responsabilidad alguna de verificar la exactitud de los datos que proporcione a través de los Servicios o de cualquier otro método.

Runa, sus empleados y sus representante o agentes solo recopilarán, utilizarán y divulgarán los datos proporcionados por usted o generados por Runa en virtud del Acuerdo de Nómina de conformidad con la Política de Privacidad de Runa.

5. Autorizaciones de Nómina

Runa no verifica ni revisa la Información de Nómina utilizada para crear Asientos (“Órdenes de Pago”) con el fin de detectar errores; es responsabilidad de usted verificar la exactitud de las Órdenes de Pago. Usted indemnizará y eximirá de responsabilidad a Runa y a las demás partes indemnizadas de cualquier reclamación que se derive de la generación de la Orden de Pago de buena fe y de conformidad con dichos procedimientos.

6. Acuerdos y reconocimientos

Runa calcula los impuestos de nómina correspondientes de acuerdo con las leyes aplicables; sin embargo, debido a diferencias en los métodos computacionales (por ejemplo, en el redondeo), es posible que el cálculo de impuestos que haga Runa se desvíe ligeramente de manera fraccionaria de la cantidad que la autoridad tributaria aplicable esté cobrando. A veces, esto provocará que el cálculo de su nómina se un poco menor de lo que finalmente sea necesario remitir a la autoridad tributaria correspondiente. En este caso, usted acepta que Runa no será considerada responsable por esta diferencia y usted será responsable de pagar la diferencia a la autoridad fiscal pertinente.

7. Origen

El Servicio de Nómina le permitirá ingresar la Información de Nómina, además de autorizarla y enviarla a Runa para la generación, formateo y transmisión de Asientos. Runa podrá rechazar cualquier Información o Asiento de Nómina que no cumpla con los requisitos del Acuerdo de Nómina. Si se rechaza cualquier Información o Asiento de Nómina, Runa hará esfuerzos razonables para notificarle de inmediato a fin de que usted pueda corregir dicha Información de Nómina o solicitar que Runa corrija el Asiento y vuelva a enviarlo. Runa no tendrá responsabilidad alguna frente a usted por (i) el rechazo de cualquier Información o Asiento de Nómina o por cualquier reclamación que se derive directa o indirectamente de los mismos; o por (ii) cualquier retraso en la entrega, o falta de entrega de, una notificación de rechazo, o cualquier reclamación que se derive directa o indirectamente de los mismos. Si usted solicita que en su nombre y representación Runa corrija cualquier Información o Asiento de Nómina, Runa podrá intentar hacerlo; sin embargo, Runa no estará obligada a realizar ninguna corrección solicitada, y Runa no será responsable de ninguna reclamación u otras consecuencias que pudieran resultar directa o indirectamente del intento de Runa de corregir, o de no corregir, dicha Información o Asientos de Nómina.

8. Calendario de procesamiento de Nómina

Runa procesará la Información de Nómina Presentada de acuerdo con el programa de procesamiento que en ese momento esté vigente, siempre y cuando Runa reciba la Información de Nómina Presentada a más tardar en la hora de corte que sea aplicable a usted en cuanto a Información de Nómina Presentada en día hábil. En caso de que Runa reciba Información de Nómina Presentada y aprobada después de la hora de corte que sea aplicable a Información de Nómina Presentada en cualquier día hábil determinado, o si Runa recibe la Información de Nómina Presentada en un día no hábil, Runa no será responsable por la falta de procesamiento de la Información de Nómina Presentada ese día. Si la Nómina Presentada no se recibe a tiempo, Runa hará todos los esfuerzos razonables para procesar la Información de Nómina Presentada con el siguiente archivo de programación regular creado por Runa en un día hábil en el que el operador de la puerta de enlace (gateway) esté abierto al público.

9. Impuestos y responsabilidad

Para utilizar el Servicio de Nómina, es necesario que usted envíe a Runa información precisa sobre salarios y nómina durante y después del proceso de inscripción. Runa no será responsable de ninguna sanción, intereses o cualquier otra reclamación que se derive de información inexacta o incompleta que usted, algún Administrador de Cuenta o un representante autorizado proporcionen. Runa solamente calculará los Servicios de Nómina en su nombre. Usted deberá actualizar de manera oportuna y precisa toda la información de salarios y nóminas que sea necesaria para reflejar cualquier cambio, además de responder a cualquier solicitud de información adicional, que Runa pueda presentar. Usted será responsable de enviar información completa, oportuna y precisa a Runa en relación con el Servicio de Nómina. Cualquier sanción o intereses incurridos, o cualquier otra reclamación que se derive de información inexacta o incompleta proporcionada por usted, será su responsabilidad exclusiva. Además, por medio del presente usted libera a Runa de dicha responsabilidad. Runa, a su elección, podrá decidir no presentar sus declaraciones de impuestos de nómina, no pagar sus impuestos de nómina o no procesar su nómina si hay algún problema no resuelto con cualquier información solicitada por Runa o presentada por usted, algún Administrador de Cuenta o algún representante autorizado.

Información fiscal adicional: Usted es el responsable, en última instancia, ante las autoridades fiscales, de presentar oportunamente las declaraciones de impuestos sobre nómina y del pago oportuno de tales impuestos sobre sus empleados.

10. Efectos de la terminación del Servicio

Usted reconoce y entiende que si da por terminado el Servicio de Nómina a través de su cuenta, o si Runa da por terminado el Servicio de Nómina de conformidad con los Términos, entonces dicha terminación podrá no ser reversible. En caso de que usted o Runa den por terminado su Servicio de Nómina, entonces, a partir de dicha terminación, Runa no tendrá obligación alguna de prestarle los Servicios de Nómina.