Lunes, 4 de Diciembre, 2017

Qué es una acta administrativa o laboral

Es imprescindible poseer un documento en el que dejes constancia sobre cada uno de los movimientos realizados y acciones de tus trabajadores, lo que puede ayudarte a justificar las sanciones que tomes contra ellos. Estadísticamente, el número de despidos injustificados ha aumentado, generando deudas, multas y pérdidas de dinero para la empresa. En estos casos, uno de los documentos que puede ayudarte es la conocida y bastante utilizada acta laboral. Precisamente, de eso trata este artículo en el que nos encargaremos de responder todas las dudas concernientes al acta laboral o administrativa.

El acta administrativa, también conocida como acta laboral es un documento y posible herramienta que como patrón puedes utilizar para llevar un registro sobre las irregularidades o incumplimiento de normas que pueda realizar cualquier empleado de la empresa. Estas irregularidades deben responder y estar relacionadas a lo que se ha establecido previamente en el contrato laboral como normativas, o encontrarse sujetas a lo mencionado en la Ley Federal del Trabajo y al Reglamento Interior de Trabajo.

Usos del acta administrativa

La principal función del acta administrativa es dejar una constancia de las alteraciones de comportamiento que puedan tener los trabajadores en la empresa. Generalmente, responde a sanciones, amonestaciones o rescisiones laborales.

Las actas laborales han sido recomendadas por distintos patrones, economistas y gerentes. Se utilizan en caso de necesitar justificar alguna rescisión o sanción ante las Juntas de Conciliación y Arbitraje y de alguna manera, cubrir las espaldas de la empresa y del propio patrón.

La importancia de las actas administrativas

Por ejemplo, cuando se rescinde laboralmente de un empleado que ha prestado servicio en la empresa por muchos años, es necesario justificar ante las Juntas de Conciliación y Arbitraje el motivo de su despido al igual que emitir una notificación de despido. En estos casos entra en juego el acta laboral, respondiendo y respaldado la decisión del patrón.

La Junta de Conciliación y Arbitraje, más allá de la causalidad de los hechos, toma muy en cuenta el perfil profesional del trabajador. La medida tomada, debe ser equivalente a la infracción cometida.

Características para una acta válida 

Ciertamente las actas laborales son un método bastante utilizado en las empresas y aunque es una figura que no se ha establecido formalmente en la Ley Federal del Trabajo. Sin embargo, en el artículo 423 (fracción X) se menciona que el patrón tiene todo el derecho de establecer y fijar las normas que crea necesarias para el buen funcionamiento de la empresa, además de fijar cuáles serán las sanciones ante los incumplimientos de las mismas.

Sin embargo, para que las actas administrativas tengan validez y licitud deben contar con ciertas características. En primer lugar, las reglas del trabajo y los procedimientos en caso de incumplimiento deben agregarse en el Reglamento Interno del Trabajo y presentarse, debidamente, ante las Juntas de Conciliación y Arbitraje. Esta dependencia descentralizada, debe validar y aprobar su aplicación. De lo contrario, el acta laboral será considerada como nula y la rescisión laboral como un despido injustificado, generando sanciones a la empresa.

Por otro lado, el acta laboral debe contener bien especificado y expuesto claramente el lugar, manera y tiempo de la irregularidad. Además, debe hacerse constar que el empleado tuvo su propia oportunidad para resarcir el error.

Causas para levantar un acta administrativa

Antes de comenzar a transcribir actas administrativas, es importante conocer cuáles son las causas que realmente ameritan su levantamiento. En este sentido, en el artículo 46 y 47 de la Ley Federal del Trabajo se establecen cuáles son los motivos específicos por el que un patrón puede rescindir de la relación laboral, sin generar ninguna consecuencia para su persona o empresa. El motivo debe ser previamente justificado.

Sanciones de las actas administrativas 

El artículo 992 de la Ley Federal del Trabajo expresa los tipos de sanciones que pueden practicarse y tomarse en cuenta a la hora de una infracción en la normativa laboral. En primer lugar, deben tomarse en cuenta los siguientes factores:

  • Si el hecho, la infracción o incumplimiento de la norma ha sido realizada de forma intencional.
  • El nivel de gravedad de la irregularidad.
  • Los daños causados a la empresa (infraestructura o material) por el incumplimiento de la normativa laboral.
  • El nivel de capacidad económica que posee el trabajador que ha incurrido en la falta.
  • La regularidad y récord de irregularidades que haya cometido el infractor.  

En estos casos, se tienen tres posibles sanciones que pueden tomarse de acuerdo a la suma de todas las características mencionadas anteriormente. Las medidas son las siguientes:

  • Suspensión de actividades laborales: Establecida en el artículo 423 (fracción X) de la Ley Federal del Trabajo. El máximo de la suspensión puede ser de ocho días.
  • Rescisión laboral: Expuesta en el artículo 46 de la Ley Federal del Trabajo. Las motivaciones deben estar justificadas y de acuerdo a lo acordado en este artículo.
  • Imposición de multas: El artículo 107 de la Ley Federal del Trabajo rechaza por completo esta sanción, mencionando que por ningún motivo puede ser aplicada.
  • Descuentos en el salario base del trabajador: El artículo 110 de la Ley Federal del Trabajo admite el descuento del salario como una medida de sanción. Únicamente, debe ser utilizado por concepto de anticipos de salarios, extravíos o daños a la infraestructura de la empresa o algún material.
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