miércoles, 21 de abril, 2021

Calendario semanal para ser más productivo

En tiempos de home office por la pandemia de COVID-19, balancear el trabajo con los deberes del hogar se ha vuelto un reto al que muchos empleados se enfrentan. Tratar de hacer muchas cosas a la vez más las distracciones que se pueden presentar, ha provocado que los empleados disminuyan su productividad y el desempeño en su trabajo. No obstante, esto no es un problema exclusivo para quienes trabajan en modalidad home office, en general es muy fácil distraerse y procrastinar aún estando en oficina. 

¿Cuál es la causa de esto? La falta de planeación y organización del tiempo y de las actividades. 

Planea tu productividad

Un calendario semanal es una herramienta muy útil para aumentar tu productividad y solucionar el estrés y la “falta de tiempo” mediante una planificación previa de tus actividades semanales. Dedica 1 hora de tus domingos para planificar, estimar los tiempos de tus actividades y hasta programar las reuniones de tu semana. Un calendario te permitirá tener un mejor control sobre tu tiempo y como tal sobre tu vida. 

Te brindamos 8 consejos y recomendaciones para que empieces a incluir un calendario para planificación en tu estilo de vida y que además organices tu tiempo como todo un profesional:

1.- Elige tu calendario 

El primer paso es que elijas un calendario. Gracias a la tecnología existen numerosas herramientas digitales de planificación. Una de las más populares y fáciles es Google Calendar, una aplicación con la que puedes mantener, organizar y gestionar tus reuniones, citas, tareas y eventos en un solo lugar y desde cualquier dispositivo. 

 Sin embargo, otras aplicaciones como HabitNow, WeNote, Toodledo, Awesome Calendar te ofrecen opciones específicas. Te recomendamos busques el calendario que más se te acomode y que te brinde las funciones que necesitas.  

2.- Utiliza el time blocking 

Esto es una técnica para planificar por adelantado y reservar determinados bloques de tiempo para realizar una tarea específica. El time blocking te permite destinar tiempo y energía a una actividad específica hasta terminarla o alcanzar tu meta de avance diario, con esto evitarás la falta de concentración tras hacer varias actividades a la vez y te obligarás a concentrarte más en cada actividad al tener cierto límite de tiempo para realizarlas. Un ejemplo de esto es el tiempo bloqueado para avanzar en algún curso personal, el tiempo bloqueado para dedicarlo a un proyecto en específico, hasta el tiempo bloqueado diario para  tu ejercicio diario.

static

3.- Crea una rutina

Se piensa que los calendarios aplican solo para cuestiones del trabajo, sin embargo, una rutina diaria es un calendario para organizar y planificar todas tus actividades tanto laborales como personales. Una rutina te permite tener un mayor control sobre tus tiempos en cualquier ámbito de tu vida, te permitirá establecer límites entre tus actividades, evitará que se te olviden tus reuniones y tendrás días más productivos. 

Google Calendar te brinda la opción de crear varios calendarios y visualizarlos unitariamente o juntos, puedes crear un calendario donde tengas tu rutina diaria personal y otro para las actividades de tu trabajo. Si necesitas tiempo libre, planealo y disfruta. Así todo tendrá un orden y tiempo específico para realizarse.

4.-  Separa tus actividades en tareas proactivas y reactivas 

Las tareas proactivas son las actividades fundamentales en tu rutina personal o de trabajo y las que más bloques de tiempo necesitan, debido a la energía y concentración requerida. Las tareas reactivas, son aquellas no tan importantes pero que involucran cierta cantidad de tiempo de tu día y que si las haces simultáneamente con las proactivas, no te permitirá terminarlas ni que te concentres en tus actividades primordiales.

 Lo que se recomienda es que las tareas reactivas como checar el correo, contestar en redes sociales, hasta limpiar tu zona de trabajo las agrupes en un mismo bloque de tiempo. Así esas pequeñas actividades tendrán toda tu atención y no intervendrán con las importantes. 

5.- Incluye en tu planeación llamadas, reuniones, citas

A veces el exceso de trabajo, hace que pospongamos llamadas o reuniones personales porque da la impresión de que no tenemos tiempo, pero sí hay tiempo, es cuestión de planificación. Tanto una videollamada de trabajo como una llamada para saludar a un familiar, se puede planificar. 

Dentro de tu calendario es importante que incluyas todo y reserves con anticipación el tiempo que necesitas para esas reuniones, esto te ayudará a que en el tiempo destinado a esa reunión o persona, estés presente en el momento y no te distraigas pensando en todo lo pendiente por hacer. demás de que mantendrás el contacto con tus personas queridas sin que te cueste mucho tiempo. 

6.- Optimiza el tiempo de tus reuniones

Todo se puede cuantificar y optimizar. En el ámbito laboral, a veces sucede  que en las juntas o reuniones de trabajo mucha plática sobra, por lo que es muy importante, más en modalidad virtual, que las reuniones sean breves y concisas. 

 Google Calendar ofrece una función en la que puedes programar citas y videollamadas de trabajo con cierta cantidad de tiempo y enviarle esos links a los participantes de la reunión. Esta es una excelente herramienta para optimizar tu tiempo y el de los demás.  

Puedes establecer tus propios rangos de tiempo para las reuniones. Sin embargo, aquí te brindamos unos estándares de rangos de tiempo adecuados para que tus  reuniones de trabajo sean eficientes y exitosas: 

  • 15 min – junta de inicio diaria 
  • 15 min – junta express
  • 30 min – reunión semanal con el personal 
  • 30 min – junta creativa 
  • 45 min – reuniones con visitas 

Programar tus llamadas y reuniones dentro de rangos de tiempo te ayudará a optimizar tu tiempo y a enfocarte en tu trabajo. 

7.- Planifica tu tiempo libre para tus actividades personales y  tu familia 

Un calendario te permite establecer límites entre tu trabajo y tu vida personal- Es muy importante saber que sin el descanso ni la recreación, no podrás rendir al 100% en ninguna de tus actividades. Mediante la organización y planeación de tus actividades laborales y personales podrás realizar lo que quieras aún con tiempo limitado. Separa un bloque para tu ejercicio, para una charla con tus familiares o amigos, un par horas son suficientes para relajarte y estar presente contigo mismo y con tus seres queridos. Hay que recordar que hay que vivir para trabajar y no trabajar para vivir. 

8.- Evita distracciones

Este punto es uno de los más necesarios para cumplir satisfactoriamente con tu calendario, bloquea en la mayor medida, todas las distracciones  ya que pueden hacer que tomes más tiempo del planificado para realizar tus actividades y de que el resultado no sea el mejor. Silencia o apaga tu teléfono, evita charlas innecesarias, ponte unos audífonos y a trabajar. 

 Con estos tips aumentarás tu compromiso en cualquier actividad en la que desempeñes y aprenderás a balancear los deberes de tu vida laboral con la personal. Que un calendario y la planeación se hagan tus mejores aliados porque tú eres dueño de tu tiempo y de tu productividad. 

  • Tags:
  • Productividad

¿Te gustó el artículo? Regálanos un aplauso

¿Te gustó el artículo?
Regálanos un aplauso

1
Anterior:

HR Management

El poder del reconocimiento y las recompensas de los empleados En tiempos de home office por la pandemia de COVID-19, ...
Siguiente:

HR Management

5 ideas para un happy hour divertido aún en modalidad virtual En tiempos de home office por la pandemia de COVID-19, ...