Miércoles, 13 de Diciembre, 2017

¿Es lo mismo la certificación que la acreditación?

¿Qué es la certificación?

Es el proceso mediante el cual una tercera parte debidamente autorizada y diferente del proveedor y el cliente, lleva a cabo una verificación de un proceso o servicio. Este proceso en síntesis consiste en validar (con una auditoría) si la empresa cumple los requisitos especificados de acuerdo a la conformidad de una normativa aplicable mediante reglas y procedimientos para llevar a cabo una certificación. El objetivo de la certificación, es el certificado, documento que hace tangible el proceso de certificación, y que no es más, que un informe escrito donde se certifica la evaluación de la conformidad de una norma. La certificación asegura al cliente que el producto o los servicios ofrecidos por una empresa cumplen con los requisitos establecidos (en la norma). Un caso donde comúnmente las empresas quieren certificarse es en la norma ISO 9001 e ISO 14001, si entonces una empresa está certificada en ISO 9001 quiere decir que:

  1. Fue auditada por un organismo certificador quien después de la auditoría emitió un certificado.
  2. Cumplió en un proceso de auditoría con los requisitos de la citada norma.

¿Cuál es el proceso de certificación?

Consta de varias etapas, que van desde la decisión de tener la certificación hasta obtener el certificado. Son las siguientes:

Selección del proceso o servicio a certificar

En este paso definimos qué proceso se certificará, definiendo el alcance.

Contacto con el organismo certificador 

Definimos quién será el organismo que nos va a certificar, este, deberá estar acreditado ante un organismo de acreditación y deberá hacerse con tiempo de anticipación.

Solicitud de certificación

Es cuando el organismo certificador emite una cotización con los datos requeridos de la empresa.

Auditoria previa

Este paso es opcional pero muchas veces necesario, es un diagnóstico previo del grado de cumplimiento del proceso a la normativa en cuestión.

Auditoría

Realizada en las instalaciones de la empresa. Consiste en revisión de los documentos de trabajo y registros, entrevistas, observación del área de trabajo, anotando evidencias de auditorías clasificadas en conformidad y no conformidad. La auditoría debe estar basada en los principios de integridad y confidencialidad.

Evaluación y decisión

Es cuando los auditores hacen un análisis de las evidencias de auditoría y elaboran un informe. A mayor número de no conformidades menor posibilidad de otorgar la certificación.

Emisión del certificado

Cuando este proceso de evaluación concluye de manera exitosa el organismo emite el certificado con vigencia.

Auditoría de seguimiento

Una vez que un proceso logra obtener su certificado, el organismo certificador realizará auditorías posteriores, estas son cada seis meses para verificar que este siga implementado y que se corrigen las no conformidades.

Como vemos, la certificación es un proceso continuo y que se retroalimenta, no puede llevarse en dos o más partes, sino que forma parte de un proceso más dentro de la mejora continua de la empresa.

¿Qué es la acreditación?

En términos técnicos la norma NTC-ISO/IEC 17011 define a la acreditación así: “atestación de tercera parte relativa  a  un  organismo  de  evaluación  de  la  conformidad  que manifiesta la demostración formal de su competencia para llevar a cabo tareas específicas de evaluación de la conformidad.” En términos simples la acreditación es el procedimiento mediante el cual, un organismo autorizado (y con autorizado entendamos una entidad acreditadora) otorga un reconocimiento formal de que un organismo, maquina o persona es competente para cumplir una tarea específica.

Entendamos lo siguiente: si por ejemplo nuestra empresa tiene ya el certificado de ISO 9001 pero no sabemos si este tiene validez hasta no comprobar que la empresa que emitió el certificado está a su vez “certificada” a esto se le llama acreditación, pero en este caso el “organismo certificador” es una entidad de acreditación. En todos los países donde ISO opera hay una entidad de acreditación, encargada de acreditar a los organismos certificadores y acreditadores, en México es la EMA (Entidad Mexicana de acreditación), en España AENOR (Asociación Española de Normalización y Certificación), en Estados Unidos la ANSI-ASQ (National Accreditation Board ANAB) y así con cada país tiene un organismo que “da permiso” a las certificadoras de dar certificados. Tienen esta capacidad porque realizan evaluaciones con la norma ISO 17021 lo que les asegura competencias para hacer auditorías de certificación.

¿Cuál es el proceso de acreditación?

Hay cinco fases o etapas generales en el proceso de acreditación:

Inscripción

Con un organismo de acreditación (por ejemplo, EMA).

Auto-evaluación

Dura de 24 a 36 meses, con orientación y evaluación de las normas aplicables.

Evaluación in situ

Visitas a la organización para determinar el cumplimiento con las normas.

Comisión de Evaluación y Decisión 

Si se cumplen los requisitos, se acredita con vigencia.

Mantenimiento de cumplimiento y renovación de la acreditación

Para conservar su condición.

¿Cuál es la diferencia entre acreditación y certificación?

La acreditación aplica a tareas específicas, mientras que las certificaciones aplican a especificaciones de productos, servicios o procesos. La acreditación es un nivel superior a la certificación y es una “licencia” para prestar los servicios de certificación. Sin la acreditación los certificados que emiten las organizaciones certificadoras no son reconocidos.

Todo esto parece muy redundante pero pensemos en el siguiente ejemplo: si en nuestra empresa nos están haciendo auditoria para poder certificarnos en ISO 9001 y el auditor nos pide los registros de calibración del durómetro, para que este pueda asentar una conformidad en su bitácora, nosotros le deberíamos de mostrar un registro donde indique que el instrumento esta calibrado y que tal calibración la hizo un laboratorio de calibración, y este laboratorio a su vez debe tener registros que está acreditado ante la EMA para hacer calibración; a esto se le llama trazabilidad.

Sin esto el auditor se ve obligado asentar una no conformidad y nuestra certificación ISO 9001 estaría en riesgo. Y peor aún si quien nos hace la auditoría no está acreditado ante la EMA no tendría validez del certificado que nos den. Así de complejo y simple es esta diferencia.

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