miércoles, 30 de junio, 2021

Implementa un scorecard para la toma decisiones en tus contrataciones

No es una novedad que el área de recursos humanos es una de las áreas estratégicas más importantes en una empresa, ya que a través de los procesos de selección y contratación este departamento elige y administra al personal encargado de ayudar a cumplir los objetivos de una empresa.

Por esto, es necesario que esta área encuentre al personal mejor calificado de manera objetiva y lo seleccione más rápido que su competencia. Además, en este camino debe evitar a toda costa errores en el proceso de contratación y filtros innecesarios o burocráticos.

¿Pero cómo hacerlo? Existe una metodología muy útil llamada scorecard o cuadro de mando estructurado. En este artículo, te aclararemos en qué consiste esta metodología, por qué debe ser implementada en tus procesos de contratación y el paso a paso para implementarlo.

¿Qué es un scorecard o cuadro de mando estructurado?

Un scorecard es una metodología creada por Robert Kaplan y David Norton publicada en 1992. Ellos analizaron diferentes organizaciones exitosas para ver que tenían en común y encontraron lo siguiente: 

  • Perspectiva de resultados: Enfocada en las expectativas de los accionistas (es decir expectativas financieras).
  • Clientes: Búsqueda de la satisfacción del cliente, a través de la pregunta ¿qué le ofrecemos a nuestros usuarios?
  • Procesos internos: Aquí se evalúa si se cumplen las expectativas de los usuarios espera, bajo la pregunta: ¿en qué deberíamos ser excelentes?
  • Aprendizaje y crecimiento: En esta perspectiva se contempla el capital de la compañía, incluyendo el humano los conocimientos y tecnología. Todo bajo la pregunta, ¿qué se necesita para progresar y dar más valor a nuestra organización?

Estas perspectivas representan en conjunto la misión y visión de la organización, y conducen a un mapa estratégico formal que permite establecer la estrategia de la empresa en términos simples y en un formato fácil de entender. 

Por cada una de estas perspectivas, se debe generar un número reducido de objetivos estratégicos, a los que se les coloca indicadores y metas que se deben monitorear de manera regular para determinar el éxito o fracaso.

Estos valores clave proporcionan un balance entre resultados financieros y no financieros. Esta estructura está pensada inicialmente para cuadros de mandos corporativos. Sin embargo, en los últimos años se han hecho algunos cambios para adaptarlos a las necesidades del área de recursos humanos.

Estas necesidades y estrategias deben ser compatibles con la estrategia global del negocio.

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Uso del scorecard para contrataciones

Esta metodología presenta dos ventajas estratégicas muy concretas en los procesos de selección:

  1. Permite alinear las funciones de cada uno de los empleados presentes y futuros con los objetivos de la organización, lo que le da un mayor sentido de valor y pertenencia a cada uno de los colaboradores. Por lo que se pueden presentar menos casos de rotación de personal, cuando las personas se sienten útiles y necesarias para la empresa.
  2. Por otra parte, los reclutadores pueden conocer con mayor detalle el perfil que están buscando para la organización. Teniendo en cuenta la claridad de los objetivos del cargo y las competencias, actitudes y aptitudes requeridas.

¿Cómo hacer un cuadro de mando estructurado o scorecard para procesos de contratación de personal?

Detectar patrones de comportamiento y acciones que llevan a un excelente rendimiento de los empleados, permite crear un modelo de competencia que será el norte para los procesos de selección de tu empresa.

Al tener identificado el modelo de competencia, puedes crear scorecards o cuadros de mando estructurados, con el fin de que éstos guíen las entrevistas técnicas y de comportamiento.

Para crear un cuadro de mando estructurado, básicamente se debe seguir el siguiente paso a paso:

1. Crea un focus group con empleados de alto rendimiento para construir un modelo de competencia:

Estos colaboradores deben compartir los valores de la compañía y tener un alto nivel de competencia de sus funciones laborales. Para ello se pueden utilizar diversos tipos de evaluaciones, sesiones de retroalimentación y de desempeño.

Estos grupos de enfoque deben ser diversos, con el fin de que el resultado también lo sea. También, se deben tener presentes factores como la personalidad, ya que definitivamente influencian en la comunicación entre compañeros de la empresa.

2. Realiza un análisis de trabajo con los participantes del focus group:

Para esta actividad se necesitará de observación, cuestionarios y entrevistas tanto con los empleados elegidos, como con sus líderes. Ten en cuenta que en este estudio, se debe hacer una lista de las funciones de los cargos, las condiciones laborales, los beneficios y las herramientas necesarias para el desarrollo del cargo en análisis.

3. Crea una base de datos con los resultados del análisis:

Puedes usar una hoja de Excel. La idea es resaltar los KSAO, que por sus siglas en inglés son: conocimientos (knowledge), destrezas (skills), habilidades (abilities) y otras características (other) que sean comunes entre distintos empleados para el mismo perfil.

Y aún más importante que esto, si has tenido la posibilidad de identificar jerarquías y grupos de trabajo, puedes extraer de aquí fortalezas y amenazas de cada grupo de trabajo. Lo que permitirá realizar un mejor análisis de los datos obtenidos y así crear mejores descripciones de cada cargo e identificar mejoras en el organigrama de la organización.

4. Establece KSAOs con base en librerías  de competencias validadas:

El siguiente paso es definir claramente qué significa cada una de las competencias que se están buscando, junto con su definición y los indicadores que la validan. Esto permitirá que cualquier persona que haga parte del staff de contratación, entienda lo que se busca de una manera rápida y concisa.

5. Investigación de perfiles laborales y modelos de competencia en el mercado laboral:

Un paso que es opcional, pero altamente recomendable de hacer, es revisar diferentes modelos de competencia a un nivel más global e incluso apoyarse de la experiencia de organizaciones que ya tienen un buen recorrido en el uso de estas metodologías. Ya que con seguridad contarán a través de su experiencia, con grupos de competencia muy bien definidos, que pueden ayudar a aterrizar lo diseñado hasta el momento.

6. Crea los cuadros de mando:

Al tener claro el perfil laboral que se busca, puedes crear el scorecard o las tarjetas de puntuación que necesitas para tu proceso de selección. Puedes crearlos en un ATS, también llamado sistema de seguimiento de candidatos o hacerlo en otro tipo de programa de manera más manual.

7. Capacitar a quienes harán la entrevista

Estos cuadros te servirán como guía para estructurar la entrevista, por lo que, lo único faltante, es explicar a todas las personas involucradas en el proceso de selección, cómo van a funcionar estos scorecards y cómo hacer las preguntas más adecuadas durante este tiempo de entrevistas.

Esperamos que esta guía sea de utilidad para mejorar la metodología de selección del personal de tu empresa, ya que deja a un lado la idea de enfocarse en términos de eficiencia y se enfoca en cumplir los objetivos y necesidades empresariales, lo que le da al área de recursos humanos una visión más estratégica. 

Además, tiene presente otros beneficios para el personal seleccionado, ya que al reconocer que su trabajo tiene un propósito y objetivo, mejorará su satisfacción por el trabajo realizado y valorará la contribución que brinda en su puesto de trabajo, lo que redundará en un entorno más competitivo y una mayor retención de la fuerza laboral.

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