¿Qué es un organigrama y su importancia en el proceso de onboarding?

En la actualidad, un organigrama es una herramienta de apoyo para cualquier organización que busca mejorar la comunicación entre diferentes departamentos y la planificación de su fuerza laboral.

Lee este artículo hasta el final, porque tenemos reservada una sorpresa que hemos preparado especialmente para ti.

¿Qué es un organigrama y por qué usarlo?

Básicamente un organigrama es una representación gráfica de la estructura de una organización, que permite aclarar el orden jerárquico que se maneja dentro de ella, visualizar los cargos y las áreas de la organización, así como los responsables de cada uno de los departamentos.

Normalmente los cargos, áreas y nombres de los miembros se encuentran consignados dentro de círculos o rectángulos, y se unen por medio de líneas que los relacionan con otros empleados y/o departamentos, con el fin de aclarar jerarquías y definir hacia quien tienen que responder los empleados frente a sus funciones de su trabajo.

¿Cuál es la estructura ideal de un organigrama?

No existe una regla específica al respecto porque el organigrama no es una estructura rígida, y en realidad varía en función del tamaño y las necesidades de tu organización. Aun así, normalmente se encuentran tres tipos de categorías: jerárquica, matricial y plana.

Estructura Jerárquica: Suele ser la más usada, es una estructura piramidal; en la parte superior se encuentra la cabeza o principal responsable de la organización y quien suele tener el mayor poder de decisión, un claro ejemplo es el CEO de una compañía. A partir de este cargo, se van desglosando hacia abajo diferentes departamentos y cargos con sus funciones de acuerdo a sus niveles de responsabilidad.

Estructura Matricial: En este organigrama, un área puede responder ante uno o más líderes. Este tipo de situaciones se presentan especialmente en áreas como la de marketing y diseño, donde, por ejemplo, los diseñadores están bajo el mando de un diseñador líder, pero también deben responder ante un project manager, quien es la persona encargada de administrar  tiempos, proyectos y recursos.

Estructura plana u horizontal: En este tipo de organigrama no existen niveles de mando intermedio, solamente administradores y trabajadores. En este caso, los empleados suelen estar más involucrados en la toma de decisiones y tienen una comunicación más directa con la  gerencia.

Ventajas y desventajas de usar un organigrama en tu compañía

En términos generales, un organigrama brinda muchas ventajas para tu organización, como que las personas pueden familiarizarse rápidamente con el tamaño, estructura y funciones de cada uno de los integrantes de la empresa o la facilidad de dimensionar rápidamente la organización y sus necesidades de crecimiento, lo que permite planificar y reestructurar áreas o roles dentro de la compañía.

Ahora bien, cada tipo de organigrama puede presentar ciertos pros y contras que debes poner en tu balanza antes de empezar a planificar:

• En la organización jerárquica son bastantes claras las líneas de mando. Sin embargo, pueden ser estructuras muy rígidas y poco flexibles para los cambios.
• En el caso de las estructuras matriciales, suelen ser estructuras más cooperativas, pero, presentan ruidos en la comunicación y conflictos de intereses, al tener dos o más líderes a cargo.
• El último tipo de estructura planteado, funciona muy bien en pequeñas organizaciones, no obstante, pueden presentarse conflictos por sobrecarga laboral.

Casos de uso del organigrama en el proceso de onboarding

La estructura más básica de los organigramas contiene información genérica de cada departamento, nombres de empleados, funciones y datos de contacto. Sin embargo, con la tecnología se han creado más usos y beneficios para tu organización como:

• Facilitar el proceso de onboarding de nuevos empleados, ya que pueden entender mejor la estructura de la organización, saber a quién deben dirigirse y centrarse en el aprendizaje de las funciones de su nuevo puesto de trabajo.
• Si se incluyen módulos de información más personal, como fotografías, gustos, hobbies y lugares favoritos para viajar, se facilita y promueve la comunicación entre personal de diversas áreas, fomentando relaciones de amistad y compañerismo.
• Por otro lado, esta herramienta es muy práctica para trabajadores remotos, ya que les permite conocer la estructura de la empresa, visualizar información detallada de otros colaboradores y conocerlos de una manera más personal, facilitando la comunicación.
• Un estudio realizado por IDC Data indica que los trabajadores gastan en promedio 2.5 horas al día buscando información. Un organigrama puede ayudar a aumentar la productividad de tus empleados, ya que a través de una mirada rápida pueden conocer a quien deben acudir o ante quien deben responder en diversas situaciones, lo que evitará pérdidas importantes de tiempo en búsqueda de información detallada de otras áreas.

Esperamos que con esta información, tengas más claro qué es un organigrama y cómo puedes sacarle provecho para tu proceso de onboarding. Ahora tienes la oportunidad de empezar a implementarlo en tu negocio, por eso en Runa hemos diseñado una plantilla que te permite armar automáticamente el organigrama de tu organización.

¿Estás listo para probarla?