lunes, 18 de mayo, 2020

Tips para un buen manejo de tu equipo a distancia

Tuvimos una sesión con Daniel Cruz, Preferred Partner de Monday.com, sobre cómo podemos tener un manejo óptimo de los equipos al trabajar de forma remota. En este artículo te presentamos los puntos clave de su plática.

Antes de entrar de lleno a los tips sobre qué puedes hacer para tener un buen manejo de tu equipo, Daniel nos plantea que es indispensable conocer nuestro estilo de liderazgo. Por eso, nos presenta un pequeño test de cinco preguntas para identificar el tipo líderes que somos. Aquí te lo transcribimos. Solo tienes que elegir la respuesta que más se acerque a ti. Y recuerda ser lo más sincero posible.

  1. Entre los siguientes roles como líder, ¿cuál es el que es más importante para tí?
    • Observar y corregir los esfuerzos de mis subordinados (3)
    • Guiar y estimular a mis subordinados (0)
    • Controlar la calidad de trabajo en general (2)
    • Asegurar que tengamos los recursos necesarios y fijar la dirección (0)
  1. Cuando estoy agobiado con el trabajo, mi primera tendencia es:
    1. Priorizar mi lista de pendientes (2)
    2. Buscar un lugar tranquilo donde pueda trabajar sin interrupciones (1)
    3. Delegar tareas a mis subordinados (0)
    4. Convocar a una junta para buscar alternativas (2)
  1. Cuando asigno una tarea a alguien, ¿con qué frecuencia espero una actualización sobre el estatus?
    1. Diaria, especialmente si la tarea es crítica (2)
    2. Nuestro sistema da seguimiento automático de las tareas (1)
    3. Depende totalmente de la tarea y del empleado (0)
    4. Con la frecuencia que el empleado lo considere necesario (0)
  1. Cuando asigno una tarea, ¿cuánto detalle proveo normalmente al asignado?
    1. Solo el objetivo y una fecha de entrega (0)
    2. Instrucciones paso a paso para realizar la tarea (2)
    3. Algunas sugerencias sobre cómo proceder (1)
  1. Cuando un empleado está pasando apuros, mi primera respuesta es:
    1. Dejar que fracase como una lección de aprendizaje (0)
    2. Entrar al quite y ayudarlo lo mejor posible (1)
    3. Reasignar al empleado y hacer la tarea uno mismo (3)
    4. Preguntar al empleado si él o ella necesita ayuda (0)

Resultados

Ahora para conocer tu estilo de liderazgo es necesario que sumes los números que hay al final de las respuestas que elegiste. Aquí te damos la interpretación de los totales. 

Si tuviste de 0 a 4 puntos tu estilo es de líder. Ves la gestión como la forma de que otros tengan éxito. Has aprendido a confiar en tus colegas y ellos han aprendido a confiar en ti. ¡Felicidades!

Si tu puntuación está entre 5 y 9 tu estilo es más intermedio. Te gustaría “soltar” pero sientes que hay demasiado riesgo de fallar. 

Finalmente, si tuviste una puntuación entre 10 y a 12 tu estilo es de micromanager. Esto significa que tienes las mejores intenciones pero tu estilo de gestión te está enloqueciendo a ti y a tus empleados. 

Microgestión

Una vez que terminamos el pequeño test de inicio, Daniel nos platica sobre la microgestión también conocido como micromanagement. Este se resume a que un jefe supervisa muy de cerca el trabajo de sus subordinados. Y aunque pudiera tener las mejores intenciones, la realidad es que este estilo trae varios efectivos como aumento de estrés, desmotivación, empeora el clima laboral y aumenta la rotación. 

Si ya te identificaste como un micromanager (o si conoces a alguien que lo es). Aquí hay algunos tips que podrían ayudarte:

  • Analiza tu rol como gerente. Visualízate más como un líder y menos como un supervisor. 
  • Confía en tus subordinados para poder delegar en ellos. Comunícate con ellos y conócelos más. Después aprovecha la tecnología que hay ahora para facilitar la delegación y el seguimiento de las tareas. 
  • Si revisas el estatus de una tarea constantemente, tu subordinado sentirá la desconfianza. Puedes solo pedir actualizaciones periódicas o bien, usar una herramienta de seguimiento. De manera que no abrumes a la persona. 
  • Cuando delegues una tarea pregúntale a la persona cómo piensa hacerla. Lo más importante es que no des instrucciones directas y exactas. Solo si sientes que el plan puede no ser la mejor opción, sugiere algunos pasos. 
  • Si crees que solo tú puedes hacer bien las cosas, entonces tal vez no estás en el puesto correcto. Esfuérzate en confiar en las personas soltando el control y gánate su confianza.

Otras recomendaciones para reforzar tu liderazgo:

  • Revisa tus KPI’s y los de tu equipo. 
    • Comienza con los objetivos de tu negocio e identifica los factores que impactan en el éxito. Habla con tu jefe sobre las expectativas para ti y para tu equipo. 
    • Define indicadores claros y sencillos que midan el desempeño de tu equipo. 
    • Implementa un proceso de medición consistente y visible. 
    • Comunica los objetivos y los resultados con todo tu equipo, si se puede hazlo en tiempo real. 
  • Define y comunica claramente tus procesos (flujos de trabajo)
    • Identifica los procesos principales de tu negocio o equipo.
    • Define paso a paso los principales procesos.
    • Comunica roles y responsabilidades y alínealos. 
    • Invierte en tecnología colaborativa para automatizar y asegurar el flujo de trabajo. 

Otro punto que señala Daniel es que ahora durante la situación de la contingencia es necesario reforzar la comunicación y la colaboración. Para hacerlo puedes apoyarte en la tecnología y no es necesario que contrates la plataforma de comunicación más costosa, en el mercado hay varias gratuitas como Google Hangouts. Las reuniones semanales son necesarias con todo el equipo, esto para mantener los ánimos alto y ver una cara familiar cada semana, además aprovechas esa reunión para discutir los resultados de la semana anterior. 

Las reuniones uno a uno son otro elemento base para una buena comunicación y colaboración al trabajar remoto. No solo conoces a detalle el estatus de las tareas de cada uno, sino que también puedes crear una dinámica de comunicación fluida entre tú y tu subordinado. 

Al momento de llevar el control de las tareas, Daniel recomienda contar con una herramienta en la que estas se puedan asignar, detallar e incluir una fecha de vencimiento igualmente lo mejor es que se pueda distribuir en etapas para conocer el estatus exacto de cada una de ellas. 

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