Errores más comunes al calcular la nómina

La nómina es fundamental para cualquier empresa, ya que en ella se detallan los salarios y retenciones de los empleados, así como los pagos que el patrón debe realizar a las entidades pertinentes. Un cálculo incorrecto puede acarrear problemas, desde pequeñas diferencias de pagos hasta discrepancias con entidades como el SAT o el seguro social.

A pesar de los avances tecnológicos, el proceso de calcular y gestionar la nómina sigue siendo complejo y requiere precisión. Errores comunes, como los relacionados con impuestos, bonos, créditos o pensiones, pueden afectar el resultado final.

Dado que nadie está exento de cometer errores y estos pueden tener repercusiones significativas, es crucial establecer un proceso claro para el cálculo de la nómina. Este proceso debe incluir pasos definidos, objetivos claros y la identificación de errores comunes a evitar.

¿Cuáles son los errores más comunes al correr la nómina?

Los tipos de errores más comunes y que podríamos utilizar para crear una lista de procesos establecidos en el cálculo de la nómina son los siguientes:

Estar desactualizados: uno de los errores más comunes es no actualizarse o estar al tanto de los cambios que ocurren en materia fiscal, el personal que se encarga de la nómina debe estar al tanto de cualquier cambio que puede darse para evitar cualquier tipo de error en materia fiscal al momento de calcular la nómina.

• Pagos incumplidos: ya sea que los pagos sean por semana, quincena, catorcena o mensuales, el no darle cumplimiento o exactitud a la fecha pactada o programar los pagos para una fecha equivocada puede ocasionar inconformidad en los colaboradores, problemas en  las auditorías y con el fisco.
• Falta de organización o planificación: Dejar todo para lo último o el final es uno de los errores más comunes y catastróficos. No tomarse el tiempo para planificar por fechas los procesos, ni organizar los tiempos y actividades a realizar, el control en los recibos etc. ocasiona una sobrecarga laboral que generalmente resulta en procesos erróneos por la premura de los cálculos. Dar un seguimiento y elaborar un plan metódico que establezca las prioridades en las actividades de la persona encargada de la nómina favorecerá el proceso y cálculo eficaz.
• Cálculos erróneos: generalmente los errores aplican a las tarifas relacionadas con los impuestos y las variaciones que estos ocasionan según sean los días  o semanas que tenga el mes.
• Falta de prioridades: no atender de forma inmediata o no priorizar los asuntos relacionados con las retenciones de impuestos, descuentos al salario, entre otros. Este tipo de errores son costos o gastos que asume la empresa.
• Información del personal sin actualizar: no tener actualizadas las condiciones de contrato de cada colaborador que forma parte de la nómina. Nos referimos a datos mínimos como el salario, las prestaciones, los descuentos por préstamos o INFONAVIT, cotizaciones en el IMSS, el tipo de jornada laboral,  puesto que desempeña, entre otros.

No contar con un tiempo prolongado para calcular la nómina

Al ser un cálculo en el que influyen las sumas de salario más horas extras, la resta de retenciones, la multiplicación por los días laborados o el cálculo del porcentaje de las tasas de ISR, calcular la nómina para todos los empleados y sus diferentes situaciones podría ser caótico. Por esta razón, es recomendable que si la nómina debe realizarse de esta forma, contar con el tiempo de verificar que toda la información y los cálculos realizados sean correctos.

Utilizar nóminas anteriores como base

Si bien, la nómina cuenta con un formato y muchos trabajadores se encuentran en condiciones similares de empleo, estas no siempre serán iguales, ya que dependen de factores tan personales como días no laborados, la existencia de algún bono o descuento mensual, horas extras e incluso la antigüedad del trabajador. Por ello, no es recomendable utilizar como referencia nóminas anteriores.

¿Y qué tal las nóminas calculadas automáticamente? ¿Están exentas de errores? ¡No! A pesar de que existen programas informáticos especializados para realizar las nóminas de manera íntegra, los errores humanos no se pueden evadir completamente. Lo más común es que estos errores se originen en el ingreso de los datos.

El uso de un RFC no validado

El Registro Federal de Contribuyentes (RFC) es la clave que te identifica como persona física o moral ante el SAT. Muchas veces, al no utilizar las herramientas que brinda el SAT en su portal, entre ellas la verificación, se manejan los datos de algunos empleados con un RFC mal digitado o incluso no dado de alta. Para evitar esto, es necesario verificar los RFCs ante las páginas oficiales del SAT.

Problemas con la CURP

La Clave Única de Registro de Población se asigna a todos los ciudadanos mexicanos y es una forma de identificación oficial. Su aparición en la nómina sirve para identificar a la persona a quien se le está pagando, y un error común suele ser escribirla de manera incorrecta o duplicarla (utilizar la misma para dos empleados diferentes). Es recomendable siempre verificar que se trata de la clave correcta, que consta de 18 caracteres y que ésta coincida con el nombre del empleado.

Errores en el régimen fiscal

Suelen ocurrir incidencias entre los requisitos solicitados por el SAT en el régimen fiscal, por lo que es necesario verificar si el empleado está asignado como persona física o moral y si las claves numéricas coinciden con los folios asignados para los catálogos publicados del SAT.

Percepciones gravables

Para la retención de impuestos, es importante conocer si las percepciones que componen la nómina del empleado deben ser gravables o quedan exentas. Gravar o exentar una suma que no sea necesaria creará discrepancias y resultará en problemas a largo plazo.

Identificar los números negativos

A partir del 1 de Enero de 2017, el SAT implementó una nueva norma donde no se permite plasmar en la nómina importes con valor igual a cero o números negativos, como sería el caso de presentarse el pago de viáticos o subsidio para el empleo que en realidad no representan un ingreso para el trabajador. Esto se soluciona creando un apartado llamado “otros pagos” para diferenciarlos de los ingresos a percibir.

¿Cómo evitar los errores en los cálculos de nómina y hacer de la corrida de nómina un proceso más eficiente?

Una de las opciones es mejorar los procesos y establecer una guía dentro de la empresa y el departamento encargado de la nómina de las actividades que debe realizar, los objetivos que debe cumplir y los datos que debe tener en cuenta en todo momento para evitar errores comunes al correr la nómina. Otra de las opciones es buscar una empresa especialista en materia de cálculo de nómina.

Existen empresas que se dedican a la realización de la corrida o maquila  de nómina, lo cual para muchos resulta ser una opción que les genera mayores beneficios que contar con un departamento o área propia enfocada a la nómina dentro de la empresa.

¿Qué beneficios brindan?

• Reducción de los costos: contar con un servicio de corrida  de nómina, permite tener ahorros en los diversos aspectos, como la capacitación de personal, adquisición de software o licencias, ahorro en multas o recargos por errores en la nómina, además tener como respaldo a un equipo altamente capacitado y preparado para realizar los cálculos de la nómina sin invertir directamente en ello o en un software.
• Cálculos eficaces: tendrás los cálculos de nómina sin ningún problema o error, las preocupaciones por la falta de capacitación del personal o inexperiencia no serán una preocupación para ti, debido a que al  contratar una empresa especializada en nómina la empresa contratada garantiza que los cálculos sean certeros en todo momento y asume la responsabilidad de ellos.
• Información disponible a cualquier hora: la información de la nómina de tus empleados está disponible en cualquier momento y respaldada en una base de datos a la cual tienes acceso.
• Seguridad: la información de tus colaboradores será confidencial en todo momento, por lo cual ningún dato estará en riesgo de uso indebido.
• Evita riesgos de multa: una gestión de nómina adecuada y eficiente, te garantiza la tranquilidad de no correr ningún tipo de riesgos a ser multado debido a impuestos o cuotas del IMSS, INFONAVIT sin ser pagados o recargos de los mismos.
• Menor sobrecarga: la carga laboral se distribuye de manera uniforme, tu departamento encargado de recursos humanos no tendrá que realizar actividades como esta o en caso de contar con un área o equipo destinado únicamente a esta actividad, evitará las sobrecargas laborales a aquellos que no les corresponden o no están capacitados para llevar a cabo estas funciones.

Los errores en la corrida de nómina sin lugar a dudas son cosas que comúnmente ocurren, las implicaciones legales o multas pueden poner en riesgo a las empresas u organizaciones que incumplan, sin embargo, son cosas o detalles de los que se puede aprender y en futuras ocasiones evitar. No existen los procedimientos perfectos, la organización y el equipo tienen la responsabilidad de mejorar día a día los procesos que para una empresa son esenciales.