viernes, 30 de agosto, 2019

¿Qué es la nómina y qué obligaciones existen?

La nómina es un documento que debe ser emitido de forma obligatoria por cualquier empresa, independientemente de su envergadura, para efectos de fiscalización laboral. Todas las empresas están obligadas por la ley a preparar mensualmente el registro de pago de la remuneración ofrecida a todos sus empleados y a cualquiera que les preste un servicio. Asimismo, cada empresa debe guardar una copia de este recibo.

Informaciones obligatorias que deben aparecer en nómina

No existe un formato o modelo oficial para la elaboración de este documento. Las empresas deben adoptar los criterios que mejor atiendan a sus necesidades. Sin embargo, es indispensable que aparezcan las siguientes informaciones:

Identificación del trabajador y de la empresa: La nómina es una hoja personal e intransferible y, para que se facilite la comprobación de la situación laboral de un trabajador, deben reflejarse los datos personales más importantes, como son: el nombre de la persona y el número de identidad. Por otro lado, debe contener el nombre de la institución y su identificación fiscal.

Clasificación del trabajador: El colaborador debe pertenecer a una categoría, que a veces es regulada por una convención colectiva o depende de los recursos humanos de la empresa, la cual va desde los que tienen baja por paternidad, enfermedad, trabajadores de confianza, permanentes y/o de contrato temporal. Así como también el tipo de función que ejerce dentro de la empresa.

Análisis de horas de trabajo: Para documentar esta etapa, se deben identificar por medio de controles de asistencia o métodos más actuales como la biometría, las horas trabajadas de cada empleado, las horas extras, jornadas adicionales cumplidas o descansos remunerados, por ejemplo. También, es necesario verificar si hubo faltas en el mes y si éstas fueron justificadas. Cuando haya justificativa de la ausencia, por medio de un informe médico en caso de enfermedad, la falta puede ser abonada. En caso contrario, se debe hacer el descuento en el salario bruto.

Descuentos de encargos sociales e impuestos de renta: Deben ser contabilizados los descuentos del Instituto Mexicano del Seguro Social para asegurar los beneficios mensuales de la jubilación del funcionario, además de otros encargos sociales, como el seguro de invalidez y vida o los seguros de retiro, cesantía en edad avanzada y vejez. Se incluye también la retención del Impuesto sobre la Renta.

Sueldo y remuneración: El sueldo es la contraprestación debida al empleado por los servicios proporcionados y en concordancia con el contrato de trabajo. Esta remuneración es, a su vez, la suma del sueldo estipulado, con otros beneficios percibidos en la vigencia del contrato de trabajo, donde se pueden incluir comisiones, porcentajes, viáticos y otros abonos pagados por el empleador.

Legislación

La nómina va de la mano del salario y su cálculo, debido a que en ella deben ir reflejados los resultados de estas cuentas. En el Código Fiscal de la Federación y en la Ley del Instituto Mexicano del Seguridad Social (por mencionar las más importantes), se normalizan las deducciones obligatorias y que facilitarán el proceso de cálculo del sueldo neto a recibir.

Si estás buscando información para calcular y llevar el control de tu nómina, o si eres un empresario o profesional que por uno u otro motivo necesitas tener claro conceptos básicos sobre nómina, es importante que sepas que en la norma no existe una fórmula mágica o pasos específicos de fácil presunción, lo que se convierte en una tarea que no es simple.

Este cálculo exige conocimientos específicos en el área de recursos humanos y de experiencia con las leyes laborales, así como nociones de matemática financiera en el ramo de la contabilidad y administración. 

Características de las nóminas

Es importante seguir destacando que la preparación de este documento es una obligación legal de cualquier empresa y su omisión puede acarrear duras consecuencias legales y tributarias.

Adoptar un buen sistema de gestión para mantener este tipo de documentos organizados es fundamental para evitar problemas futuros relacionados a los procesos laborales.

Realizar este tipo de cálculos conlleva a una gran responsabilidad, principalmente porque los detalles que constan allí funcionan como una especie de historial del trabajador dentro de la institución donde labora. Es decir, el documento tiene función operacional, contable y fiscal.

Se retrata la actividad ejercida y específica la remuneración del empleado. Es, inclusive, una exigencia comprobatoria para procesos de jubilación, préstamos y un documento comprobatorio de renta fija casi obligatorio para cualquier beneficio, donde se aspire adquirir bienes o servicios, tanto en instituciones públicas como privadas. De ahí la relevancia de mantener un sistema bien identificado y establecido.

Como este cálculo exige conocimientos específicos, no es imposible que cualquiera pueda ejercer su realización. Sin embargo, es altamente recomendable que se deje a cargo de un departamento personal en las empresas. En este punto, muchas organizaciones optan por contratar terceras personas para contar con este tipo de auxilio contable. Cabe a estos terceros o al departamento de recursos humanos verificar si las leyes están siendo cumplidas y observar todos los valores con precisión.

Mantener el control de la nómina

Calcular los vencimientos y deducciones mensuales de cada trabajador en la nómina de forma correcta es una tarea necesaria para cualquier empresa que desee mantener sus obligaciones legales y que tenga interés en realizar una gestión financiera eficiente.

De esta manera, el control de la nómina todos los meses resulta mucho más fácil a través de la emisión de una hoja o plantilla, donde estarán distribuidos de forma ordenada los datos obligatorios y todas las informaciones que recursos humanos considere pertinentes.

Formato de nómina

Tener formato completo todos los meses le da a la empresa una dirección clara sobre las despensas que ella tiene con cada empleado. Son datos importantes a la hora de pensar en un aumento o hasta para hacer nuevas contrataciones o recortes.

Otro detalle es que, si se paga con sueldos variables, este documento resultará imprescindible. De forma simple, se consigue notar rápidamente el rendimiento del contratado, colocar los valores en gráficos, y si es preciso, ver oscilaciones o proyectarse nuevas metas, con referencia en los rendimientos fijos y constantes.

Para realizar una buena gestión de la nómina el emprendedor posee una serie de herramientas que, si son utilizadas correctamente, facilitarán esta tarea y optimizarán el control de datos e informaciones relacionadas a la nómina. Estas herramientas pueden ser elaboradas por el departamento encargado de personal o bien adquirirse en cualquier plataforma o de terceras empresas dedicadas a la gestión financiera empresarial.

Plantilla de Excel para elaboración de la nómina

Es uno de los instrumentos que existen para facilitar la elaboración de nóminas y puede parecer un instrumento complicado para algunos empresarios. Sin embargo, el uso de este recurso puede traer muchas ventajas, principalmente el ahorro de tiempo, ya que Excel permite la creación de formatos y la automatización de fórmulas para cálculos que antes eran hechas manualmente.

Se puede informar la alícuota para cálculo de los vencimientos y descuentos, así como el sueldo básico del empleado. De esta forma, el formato hará los cálculos de las informaciones correspondientes y retornará el valor líquido del sueldo, o sea, el valor final que será recibido por el funcionario.

En efecto, las informaciones que serán presentadas después de estos cálculos, podrán ser utilizadas para generar el documento para impresión y pasará a ser el formato general para calcular el sueldo de varios funcionarios a la vez, con solo cambiar datos específicos como alícuota y categoría. 

Si no estás habituado a utilizar plantillas de Excel, indicamos que en la Web existen muchos manuales que servirán como guía.

Otra recomendación para no perder cambios importantes, es mantener la plantilla guardada en un lugar seguro, por ejemplo, en Google Drive, que es un medio de almacenamiento de datos en la nube, de forma simple y gratuita, permitiendo la visualización del documento en cualquier lugar del mundo, para poder abrirlo en varias computadoras al mismo tiempo, así como guardarlo automáticamente.Como puedes ver, la nómina requiere ser elaborada con cautela y para ello existen muchos recursos tecnológicos como el caso del Software desarrollado por runa, con el que podrás llevar un control de nómina de pago eficiente y sin mucho esfuerzo. Conoce más sobre este servicio a través de todos nuestros recursos informativos y página de contacto.

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