Vale: ¿Qué es? ¿Cómo otorgarlo?

En un mercado laboral cada vez más competitivo, la personalización de beneficios se ha convertido en un diferenciador clave para atraer y retener talento. Dentro de esa tendencia, los vales —emitidos hoy en su mayoría de forma electrónica— se posicionan como una herramienta flexible y fiscalmente eficiente. 

En Colombia, estos títulos complementan el salario, conectando las prioridades de bienestar de la fuerza laboral con la disciplina financiera de las organizaciones. Frente al aumento del costo de vida y las expectativas de compensaciones ajustadas a las realidades individuales, los vales permiten maximizar el impacto de cada peso invertido en la estrategia de compensación.

¿Qué es un vale en Colombia?

Un vale es un título valor o documento equivalente que otorga a su tenedor el derecho a recibir bienes o servicios hasta por el monto consignado. Su validez jurídica se sustenta en la normativa sobre comercio electrónico y en las disposiciones del Código Sustantivo del Trabajo, que permiten su entrega como salario en especie cuando cubre necesidades específicas —alimentación, transporte, cultura, entre otras—. Al migrar al formato digital, estos vales ofrecen trazabilidad en tiempo real y facilitan el cumplimiento normativo para las áreas de nómina y recursos humanos.

Definición legal

Cuando el destino es la alimentación y el salario del beneficiario no supera los topes establecidos por la ley, el valor otorgado no se considera ingreso gravado, beneficiando tanto a la persona como a la organización.

Alcance organizacional

Los vales digitalizados brindan control de gasto, reportes automáticos a entes de fiscalización y flexibilidad para diseñar planes a la medida de distintos perfiles.

• Documento físico o electrónico.
• Redimible por bienes o servicios específicos.
• Catalogado como salario en especie según destino.

¿Cuál es la función de un vale?

Su función principal es complementar la remuneración monetaria con un beneficio focalizado que incrementa el poder adquisitivo del colaborador sin generar los mismos sobrecostos que un ajuste salarial equivalente. Para la organización, actúa como instrumento de optimización fiscal, pues ciertos conceptos son deducibles y, en condiciones definidas, no generan retención en la fuente.

Propósito económico

Al reducir la base imponible, los vales liberan flujo de caja que puede reorientarse a programas de formación o innovación.

Propósito social

Dirigen recursos a cubrir alimentación, transporte o bienestar, mejorando indicadores de calidad de vida y compromiso.

• Incrementan el ingreso disponible.
• Facilitan segmentar beneficios por grupos de afinidad.
• Refuerzan políticas de responsabilidad social interna.

¿Cuáles son los tipos de vale que se pueden otorgar a los trabajadores?

La evolución normativa y tecnológica ha diversificado la oferta más allá del clásico bono de alimentos, permitiendo cubrir múltiples frentes de bienestar.

Vales de alimentación

Aplican en restaurantes, supermercados o comedores corporativos y disfrutan de incentivos fiscales dentro de topes determinados.

Vales de combustible y movilidad

Mitigan el impacto del transporte en ciudades con altos costos de desplazamiento, resultando atractivos para roles que requieren constante movilidad.

• Vales de cultura y recreación (cine, libros, conciertos).
• Vales de educación (cursos, certificaciones).
• Vales de regalo o incentivos spot en campañas comerciales.

¿Cómo otorgar vales a los trabajadores en Colombia?

El proceso inicia con la definición de la política interna y la selección de un emisor autorizado. Luego, se registran en la plataforma de recursos humanos para garantizar trazabilidad y evitar exceder los topes legales.

• Diseño de lineamientos y población objetivo.
• Selección de proveedor (plataforma electrónica o talonario).
• Carga de vales y parametrización en el software de nómina.

Seguimiento y control

Reportes mensuales permiten validar el uso y ajustar montos conforme a movimientos de personal o cambios en la regulación.

• Comunicar condiciones y restricciones a la plantilla.
• Asegurar compatibilidad con facturación electrónica.
• Establecer indicadores de adopción y satisfacción.

¿Por qué dar vales a los trabajadores en Colombia?

Ofrecer vales equilibra competitividad externa y sostenibilidad interna. En contextos de alta inflación, los vales de alimentación protegen el poder adquisitivo sin elevar proporcionalmente la carga prestacional del empleador. Al mismo tiempo, personalizan la experiencia de compensación, incrementando el compromiso y reduciendo la rotación voluntaria.

Atractivo de marca empleadora

Los beneficios flexibles se sitúan entre los factores más valorados al comparar ofertas laborales, lo que mejora la capacidad de captación de talento.

Eficiencia fiscal

La deducibilidad de ciertos vales impacta positivamente la rentabilidad, liberando recursos para iniciativas estratégicas.

• Refuerzan la cultura del bienestar.
• Elevan la percepción de salario emocional.
• Facilitan la alineación con objetivos ESG.

¿Cómo se realiza la gestión integral de vales por recursos humanos en Colombia?

La gestión integral abarca planear, ejecutar, monitorear y mejorar el programa. Se basa en KPIs claros: tasa de redención, costo por beneficiario y correlación con ausentismo. Plataformas de gestión del talento se integran con los emisores para automatizar la carga y conciliación contable.

Planeación y presupuesto

El área de RRHH proyecta escenarios de costos considerando variaciones de UVT y de salario mínimo, definiendo topes individuales y colectivos.

Monitoreo y análisis

Dashboards en tiempo real permiten decisiones ágiles sobre ampliación, sustitución o eliminación de líneas de vales.

• Seleccionar proveedores con certificaciones de seguridad de la información.
• Capacitar líderes en comunicación del beneficio.
• Auditar uso para prevenir fraude y sobrecostos.

¿Qué consideraciones legales y fiscales en Colombia se refieren a los vales?

Los vales se regulan por el Estatuto Tributario, la normativa de facturación electrónica y la obligación de reportar salario en especie ante la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP). El incumplimiento puede acarrear sanciones por inexactitud y glosas en auditorías laborales.

Retención en la fuente

Cuando se superan los topes exentos, el excedente se suma a la base para retención sobre salarios.

Documentación soporte

Los vales electrónicos deben emitirse como documento equivalente y conservarse durante el período exigido por la autoridad tributaria.

• Mantener soportes contables actualizados.
• Verificar la actualización periódica de UVT.
• Incluir vales en la política de salario emocional.

¿Cuál es el impacto de los vales en el clima laboral y la retención?

Programas bien diseñados elevan el índice de compromiso y disminuyen la percepción de inequidad salarial. En sectores con alta demanda de talento especializado, los vales de educación y cultura se asocian con mayor permanencia y con un sentido de propósito reforzado.

Indicadores de clima

Organizaciones con altos niveles de redención muestran reducciones significativas en ausentismo y rotación voluntaria.

Caso de éxito interno

Equipos piloto que incluyeron vales flexibles incrementaron la participación en programas de salud mental, mejorando la satisfacción general.

• Fortalecen la relación empresa-empleado.
• Incentivan el rendimiento a través de reconocimiento tangible.
• Diversifican el portafolio de beneficios percibidos.

Los vales representan mucho más que un complemento salarial: son un catalizador de bienestar, compromiso y además, eficiencia fiscal. Al estructurar un programa alineado con la normativa y las expectativas del talento colombiano, las organizaciones convierten así, la compensación en una experiencia de valor compartido. RRHH desempeña un rol crítico al diseñar, administrar y comunicar estos beneficios, transformándolos en un pilar para la retención y la productividad sostenibles.