Factura electronica: ¿Qué es? ¿Cuándo se emite?

La facturación electrónica es como mandar al archivo las boletas de papel y hacerlas en la computadora, para enviarlas, recibirlas, guardarlas y tenerlas bien organizadas en digital. En Perú, esto ya es lo usual, no solo porque es más sencillo, sino porque la SUNAT te dice que así tiene que ser.. 

En este artículo te vamos a dar todos los detalles de la facturación electrónica en Perú.  Qué es, cómo se hace, qué cosas buenas trae y cuáles son las reglas del juego para que la uses. 

¿Qué es una factura electrónica en Perú?

Según las leyes de Perú, una factura electrónica es como un recibo de pago que se hace por computadora y que vale igual que una boleta de papel. Este documento tiene una firma digital que asegura que la transacción es verdadera y legal regulada por la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT). Y sí, detrás hay varios elementos que hacen que funcione como debe:

• Formato digital (XML y PDF): Se elabora completamente en digital y siempre debe incluir dos archivos: el XML, que ordena toda la información técnica para que SUNAT la procese sin errores, y el PDF, que es el formato visual más amigable para que el cliente pueda revisar, descargar o imprimir el documento si lo necesita.

• Firma electrónica: La boleta electrónica tiene que estar firmada digitalmente por quien la emite. Esto asegura que es original y que nadie la ha cambiado. ¡Como ponerle tu sello personal!
• Envío a la SUNAT: Apenas haces la boleta, se va a la SUNAT, que la revisa y dice que está bien. Esto es súper importante para que la boleta valga legalmente en Perú. 
• Código de barras o QR (en algunos casos): Algunas boletas electrónicas traen un dibujito o un cuadradito para que el que la recibe pueda escanearla con su celular y ver si es verdadera.
• Número de serie y correlativo: Igual que las boletas de papel, cada boleta electrónica tiene su propio numerito, con una serie y un número que le sigue. 
• Constancia de recepción: Cuando la SUNAT revisa y recibe la boleta electrónica, te manda un aviso de que todo está correcto. 
• Envío electrónico al receptor: La boleta electrónica se manda al cliente o a quien compró por internet  por correo o por páginas donde se comparten documentos electrónicos.

¿Para qué sirve una factura electrónica?

Las boletas electrónicas son la voz para que los negocios sigan su camino sin problemas. Usarlas bien ayuda a que la empresa se organice mejor y a que cumpla con todas las reglas de impuestos. Estas sirven para:

• Justificar operaciones: Sirven como prueba de la compra o venta, y son súper importantes para registrar los movimientos de dinero de la empresa. 
• Cumplir con obligaciones tributarias: La facturación electrónica facilita el pago de impuestos, porque las boletas se envían a la SUNAT. Así las empresas declaran sus ganancias y pagan lo que corresponde, evitando multas. 
• Agilizar trámites: Al ser digital, la boleta electrónica hace que facturar sea automático, lo que nos ahorra tiempo valioso y evita esos errores que a veces cometemos sin querer.
• Menos gastos: Con la boleta electrónica, las empresas ya no tienen que gastar tanto en imprimir, guardar y enviar papeles. Esto no solo les da más ganancia, sino que también ayuda al medio ambiente.

¿Cuál es la función de la factura electrónica?

Las principales funciones de este tipo de boleta en el sistema de impuestos y en las empresas son:

• Comprobante de pago: La boleta electrónica es como el recibo que confirma que se hizo una compra o venta, y tanto el que vende como el que compra tienen una copia digital de esa boleta. Como tener el voucher guardado en la computadora.
• Base para la declaración de impuestos: Ayudan a calcular y declarar lo que la empresa debe pagar.
• Información para la toma de decisiones: Dan información para que la empresa vea cómo le va y qué decisiones tomar.

Entender para qué funciona la boleta electrónica es la clave para darse cuenta de por qué es tan importante para cómo trabajan las empresas y cómo se llevan con la SUNAT. 

¿Cuándo debe emitirse?

La factura electrónica es sí o sí para cualquier venta de productos o servicios con IGV, así lo manda la ley peruana. Pero hay excepciones, como las empresas o personas que no ganan mucha plata al año (según lo que dice la SUNAT), que no están obligadas a usarla. También hay algunas ventas que no necesitan factura electrónica, como las que se hacen entre personas que no están en el sistema de impuestos. Es importante saber cuáles son estos casos para no equivocarnos con las reglas y evitar multas.

¿Por qué es importante?

La facturación electrónica es la jugada maestra tanto para las empresas como para todo el Perú. Para las empresas, es como una varita mágica que les baja los gastos, las hace más ágiles, evita errores y las ayuda a estar al día con la SUNAT para que no les caiga una multa. Para el país, ayuda a tener control de los impuestos, permitiendo que la SUNAT vea quién vende y quién compra, lo que hace que la economía sea más seria, que menos gente evada impuestos y que el gobierno tenga más fondos.

¿Quién está obligado a emitir una factura electrónica?

La factura electrónica es un deber para todas las empresas y personas con negocio que están en el grupo general de impuestos, y también para algunos del grupo especial, según la plata que hagan. Pero no todos están obligados: los negocios pequeños o personas que están en regímenes especiales como el RMT o el RER no tienen que hacer boletas electrónicas si no ganan mucha plata (según lo que dice la SUNAT para cada régimen). Además, la gente que no está registrada en la SUNAT o los que venden cosas sin IGV tampoco tienen que hacer facturas electrónicas. 

¿Cuál es el monto mínimo para una factura electrónica?

En Perú, no importa si vendes algo chiquito o grande, igual tienes que hacer boleta electrónica. Aquí no hay un monto mínimo para la boleta electrónica. Esta se debe emitir independientemente del valor de la transacción, lo que permite que incluso las ventas de bajo valor estén debidamente registradas y justificadas.

¿Cómo los recursos humanos se relacionan con la factura electrónica?

La facturación electrónica va más allá de solo vender y comprar; también influye en cómo se gestiona al personal dentro de las empresas. Aquí te cuento cómo se relaciona:

• Gestión de nóminas: Las empresas también pueden usar la facturación electrónica para llevar el control de los pagos a sus trabajadores, con recibos de pago o boletas de honorarios electrónicas. Así es más fácil manejar la planilla y ver que todo cuadre.
• Beneficios para la gente: Con la factura electrónica, las empresas pueden mostrar fácilmente cuánto invierten en sus trabajadores, como los pagos a la seguridad social o sus beneficios laborales. ¡Así queda todo claro!
• Cuidado con los gastos: Usar la boleta electrónica ayuda a que las empresas vean clarito en qué se les va el dinero, porque cada gasto queda anotado y se puede revisar al toque y sin equivocaciones. 

La facturación electrónica es una herramienta que le sirve un montón tanto a las empresas como a todo el Perú. Aquí en Perú, casi todos los negocios tienen que usarla, así que es importante ponerse las pilas con esta regla. Para las empresas, lo fundamental es tener los sistemas adecuados para manejar la facturación electrónica sin complicaciones. Y además, conviene tener la contabilidad y los impuestos al día para cumplir con lo que pide la SUNAT y aprovechar al máximo todos los beneficios de este sistema. 

Para que la facturación electrónica funcione de maravilla, las empresas deben:

• Invertir en software compatible con los requisitos de la SUNAT.
• Capacitar a su personal en el uso adecuado de la facturación electrónica.
• Mantener registros digitales seguros y cumplir con las normativas vigentes.