Declaración jurada: ¿Qué es? ¿Para qué sirve?

Una declaración jurada es un documento mediante el cual una persona afirma que determinados datos o hechos son verdaderos y asume responsabilidad por lo declarado. En Perú se utiliza en trámites administrativos, laborales, empresariales y tributarios, aunque sus requisitos dependen de cada procedimiento. En este artículo se explica para qué sirve, qué información debe contener, cómo elaborarla y cómo gestionarla correctamente dentro de una empresa.

¿Qué es la declaración jurada en Perú?

Una declaración jurada es un documento en el que una persona, denominada declarante, comunica determinados datos, hechos o circunstancias y afirma que la información proporcionada es verdadera.

Puede ser solicitada por entidades públicas, empresas, instituciones privadas o áreas internas de una organización. Su contenido y nivel de formalidad dependen del trámite para el cual se presenta.

Cuando una persona firma una declaración jurada, no sólo entrega información. También asume responsabilidad por la veracidad y precisión de lo declarado.

En determinados procedimientos, este documento permite acreditar información sin presentar inmediatamente certificados u otros documentos adicionales. Sin embargo, solo puede utilizarse de esta manera cuando la normativa o el procedimiento correspondiente lo permiten.

Por ello, una declaración jurada no sustituye automáticamente cualquier documento. Antes de aceptarla, la empresa o entidad receptora debe revisar cuál es el requisito aplicable.

¿Para qué sirve la declaración jurada?

La declaración jurada sirve para dejar constancia formal de datos, hechos o situaciones que una persona afirma que son verdaderos. Puede utilizarse en procedimientos internos de una empresa, trámites ante entidades públicas o privadas y determinadas obligaciones laborales o tributarias.

Entre sus usos más frecuentes se encuentran los siguientes:

• Acreditar datos personales, laborales, patrimoniales o domiciliarios.
• Respaldar procesos de selección y contratación de personal.
• Actualizar información de trabajadores o colaboradores.
• Sustentar solicitudes de permisos, licencias o beneficios.
• Declarar incompatibilidades, conflictos de interés u otras condiciones relevantes.
• Facilitar determinados trámites cuando la norma permite presentar una declaración en lugar de otro documento.
• Dejar evidencia de que una persona comunicó cierta información a la empresa.
• Apoyar procedimientos de cumplimiento y control interno.

La declaración jurada no reemplaza automáticamente certificados, verificaciones o documentos exigidos por una norma. Antes de aceptarla como sustento, la empresa debe revisar qué requisitos corresponden al procedimiento específico.

¿Qué validez y responsabilidad genera una declaración jurada?

La validez de una declaración jurada depende de que identifique correctamente al declarante, exprese con claridad la información que se comunica y cumpla las formalidades exigidas para el trámite correspondiente.

La firma es uno de sus elementos más importantes. Mediante ella, la persona confirma que conoce el contenido del documento y que la información proporcionada es verdadera.

En los procedimientos administrativos, las declaraciones y los documentos presentados están sujetos al principio de presunción de veracidad. Esto significa que la administración puede considerar inicialmente que la información es verdadera, sin perjuicio de realizar una fiscalización posterior. El Texto Único Ordenado vigente de la Ley N.º 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, fue aprobado mediante el Decreto Supremo N.º 006-2026-JUS.

La presunción de veracidad no impide que una entidad compruebe posteriormente la información. Si se detectan datos falsos, el trámite puede quedar sin efecto y podrían generarse responsabilidades administrativas, civiles o penales, dependiendo de las circunstancias.

El artículo 411 del Código Penal regula la falsa declaración dentro de un procedimiento administrativo. Su aplicación requiere evaluar las características concretas del caso, por lo que no toda equivocación involuntaria implica automáticamente una responsabilidad penal.

En el ámbito empresarial, la declaración jurada también puede tener valor como evidencia de que un trabajador, postulante, proveedor o representante comunicó determinada información en una fecha concreta. No obstante, su existencia no libera a la empresa de realizar verificaciones obligatorias cuando correspondan.

¿Qué datos debe contener una declaración jurada?

No existe un único formato aplicable a todas las declaraciones juradas. El contenido debe adaptarse a la finalidad del documento y a los requisitos de la entidad que lo solicita.

Como mínimo, una declaración jurada suele incluir:

• Nombre completo o razón social del declarante.
• DNI, carné de extranjería, RUC u otro documento de identificación aplicable.
• Domicilio o datos de contacto, cuando sean necesarios.
• Descripción clara de los hechos o datos declarados.
• Finalidad, trámite o destinatario del documento.
• Manifestación expresa de que la información es verdadera.
• Lugar y fecha de emisión.
• Firma del declarante.
• Relación de documentos anexos, cuando existan.

La información debe redactarse de manera directa y precisa. Conviene evitar expresiones ambiguas, afirmaciones demasiado generales o datos que no estén relacionados con el objetivo del documento.

En algunos procedimientos también puede solicitarse una huella dactilar, la firma de un representante, documentos de sustento o una certificación notarial. Estos elementos no deben añadirse de forma automática, sino únicamente cuando el trámite o la norma aplicable los requieran.

¿Qué tipos de declaración jurada existen en Perú?

Las declaraciones juradas pueden utilizarse para distintos fines. Su contenido varía según el trámite, la información que se necesita acreditar y la entidad que recibe el documento.

Cada tipo de declaración jurada responde a una finalidad distinta. Antes de utilizar un formato, es necesario revisar qué información debe declararse, quién debe presentarla y si el procedimiento exige documentos adicionales o alguna formalidad especial.

En el ámbito tributario, una declaración jurada no funciona como un documento interno elaborado libremente por la empresa. La SUNAT distingue, entre otras, las declaraciones determinativas, mediante las cuales se calcula la base imponible o la deuda tributaria, y las declaraciones informativas, que comunican operaciones propias o de terceros sin determinar una deuda.

Por su parte, las declaraciones juradas patrimoniales o de intereses pueden estar sujetas a normas específicas. No todas las personas que trabajan en una empresa privada están obligadas a presentarlas.

¿Por qué es importante la declaración jurada para las empresas?

Las empresas administran diariamente información de trabajadores, postulantes, proveedores, clientes, representantes y otras personas vinculadas con su operación.

La declaración jurada permite formalizar parte de esa información y mantener evidencia sobre los datos proporcionados por cada persona. Esto puede ser útil durante revisiones internas, procesos de contratación, solicitudes de beneficios o actualizaciones de expedientes.

Entre sus principales aportes para una organización se encuentran:

• Formalizar información relevante.
• Mejorar la trazabilidad documental.
• Reducir solicitudes repetidas.
• Facilitar determinados procesos administrativos.
• Apoyar la selección y contratación de personal.
• Mantener actualizados los datos de los trabajadores.
• Respaldar revisiones internas.
• Detectar posibles inconsistencias.

Su utilidad, sin embargo, depende de que se solicite con un propósito concreto. La empresa debe definir por qué necesita el documento, qué información recopilará, quién lo revisará y durante cuánto tiempo lo conservará.

Una declaración jurada tampoco debe emplearse para reemplazar controles obligatorios o trasladar indebidamente responsabilidades al trabajador. Por ejemplo, si una norma exige un certificado oficial, una evaluación, una autorización o una verificación específica, la empresa no debería sustituir ese requisito con una declaración interna.

Cuando se gestiona correctamente, este documento mejora el control y reduce inconsistencias. Cuando se solicita sin criterios claros, puede generar información innecesaria, duplicidad documental y riesgos de cumplimiento.

¿Quién puede presentar una declaración jurada?

La declaración jurada puede ser presentada por diferentes personas naturales o jurídicas. Todo depende del trámite, la información declarada y las reglas de la entidad que la solicita.

Entre quienes pueden presentarla se encuentran:

• Trabajadores.
• Postulantes a un empleo.
• Proveedores.
• Directivos.
• Representantes legales.
• Persona natural.
• Persona jurídica.
• Apoderados debidamente autorizados.

Cuando la declaración corresponde a una persona jurídica, normalmente debe firmarla el representante que tenga facultades suficientes para actuar en su nombre.

Dentro de una empresa, el área de recursos humanos puede encargarse de solicitar, revisar y conservar declaraciones relacionadas con trabajadores o postulantes. Otras áreas, como finanzas, legal, compras o cumplimiento, también pueden utilizarlas según la naturaleza del procedimiento.

La responsabilidad por lo declarado corresponde principalmente a la persona que firma el documento. No obstante, la empresa receptora debe revisar que la declaración esté completa, sea pertinente y cumpla con los requisitos aplicables.

¿Cómo se hace una declaración jurada?

Elaborar una declaración jurada no suele ser complicado. Sin embargo, el documento debe explicar con precisión quién declara, qué información comunica y para qué trámite se presenta.

Para prepararla correctamente, se pueden seguir estos pasos:

1. Definir el objetivo del documento. Antes de redactarlo, se debe identificar qué información necesita acreditar la persona y por qué se solicita una declaración jurada.
2. Identificar al declarante. Se deben incluir el nombre completo, el documento de identidad y los demás datos necesarios para reconocer a la persona que realiza la declaración.
3. Redactar los hechos o datos declarados. La información debe presentarse de manera clara, directa y específica. Es recomendable separar los hechos cuando se declaran varias condiciones.
4. Indicar la finalidad del documento. Conviene señalar para qué trámite, solicitud, contratación o procedimiento se presenta la declaración.
5. Incluir una manifestación de veracidad. El texto debe indicar expresamente que el declarante afirma que la información proporcionada es verdadera.
6. Incorporar lugar y fecha. Estos datos permiten determinar cuándo y dónde se emitió el documento.
7. Adjuntar documentos de sustento. Cuando el procedimiento lo requiera, se deben incorporar certificados, constancias, copias u otros anexos.
8. Firmar la declaración. La firma permite atribuir el contenido a la persona que declara. Si se utiliza una firma digital o electrónica, debe comprobarse que el procedimiento admita ese mecanismo.
9. Entregar y conservar el documento. La declaración debe remitirse al área o entidad correspondiente y conservarse de acuerdo con las políticas internas y las obligaciones legales aplicables.

Antes de utilizar un formato descargado de internet o empleado en otro procedimiento, es recomendable comprobar que realmente se adapte al trámite actual.

¿Una declaración jurada debe legalizarse ante notario?

No todas las declaraciones juradas necesitan una firma certificada por un notario. En muchos procesos empresariales internos puede utilizarse una declaración jurada simple, siempre que no exista una norma o requisito que exija una formalidad adicional.

La necesidad de legalización depende de factores como:

• El tipo de procedimiento.
• La entidad que recibirá el documento.
• La norma aplicable.
• El nivel de certeza requerido sobre la identidad del firmante.
• La existencia de un formato oficial.

Cuando un notario certifica una firma, comprueba que esta pertenece a la persona identificada o que fue colocada en su presencia. La certificación no significa que el notario haya comprobado la veracidad de todas las afirmaciones incluidas en la declaración ni que asuma responsabilidad por su contenido.

Por ello, una firma legalizada no convierte automáticamente la información declarada en verdadera. La responsabilidad por el contenido continúa recayendo en el declarante.

Antes de exigir una legalización, la empresa debe comprobar si realmente es necesaria. Solicitarla sin una justificación puede aumentar los costos, alargar el trámite y generar una carga innecesaria para el trabajador o proveedor.

¿Cómo gestionar la declaración jurada correctamente?

La gestión de una declaración jurada no termina cuando la empresa recibe y archiva el documento. También es necesario establecer criterios para solicitarla, revisarla, protegerla y conservarla.

Un proceso adecuado puede organizarse en cinco etapas:

1. Definir la necesidad. La empresa debe determinar para qué solicita el documento y confirmar que la declaración jurada sea un medio válido para obtener la información.
2. Recopilar únicamente la información necesaria. El formato debe limitarse a los datos pertinentes para la finalidad del procedimiento. No deberían solicitarse datos adicionales solo porque podrían resultar útiles en el futuro.
3. Revisar el documento. El responsable debe comprobar que la declaración incluya la identificación del declarante, la información solicitada, la fecha, la firma y los anexos necesarios.
4. Conservarla de forma segura. La empresa debe definir quién puede acceder al documento, dónde se almacenará y durante cuánto tiempo se conservará.
5. Actualizar el procedimiento. Los formatos y criterios de revisión deben evaluarse periódicamente, especialmente cuando cambien las normas, los procesos internos o los sistemas utilizados por la organización.

También es recomendable:

• Utilizar formatos estandarizados.
• Designar responsables para su revisión.
• Verificar datos críticos cuando sea posible.
• Evitar utilizarla como reemplazo de controles obligatorios.
• Registrar la fecha de recepción.
• Establecer reglas para corregir información.
• Eliminar documentos cuando ya no exista una finalidad que justifique su conservación.

Cuando una declaración contiene información personal, la empresa debe cumplir la Ley N.º 29733, Ley de Protección de Datos Personales, y su reglamento vigente, aprobado mediante el Decreto Supremo N.º 016-2024-JUS. La organización debe informar para qué utilizará los datos, limitar su acceso y adoptar medidas de seguridad adecuadas.

Dependiendo de cómo se organicen y almacenen los documentos, también puede corresponder la inscripción del banco de datos personales ante el Registro Nacional de Protección de Datos Personales. El procedimiento de inscripción se encuentra vigente y se realiza de manera virtual.

¿Cómo se usa la declaración jurada en recursos humanos?

El área de recursos humanos puede utilizar declaraciones juradas durante diferentes etapas de la relación laboral. Por ejemplo, en la selección, la contratación, la actualización de datos o la gestión de determinadas solicitudes.

Una empresa podría solicitar este documento para:

• Confirmar el domicilio de un trabajador.
• Actualizar datos personales o familiares.
• Declarar vínculos que puedan generar conflictos de interés.
• Comunicar incompatibilidades.
• Sustentar una solicitud interna.
• Registrar información relacionada con beneficios.
• Confirmar la entrega o actualización de determinados datos.
• Dejar constancia de una situación comunicada por el trabajador.

Sin embargo, no toda información necesita una declaración jurada. El área de recursos humanos debe evaluar si el documento es proporcional, necesario y adecuado para la finalidad que se busca.

También debe evitar solicitar información que no tenga relación con el puesto, la relación laboral o una obligación legítima de la empresa. Pedir datos excesivos puede generar riesgos relacionados con la privacidad, la discriminación o el tratamiento inadecuado de datos personales.

La declaración jurada tampoco debe emplearse para que el trabajador renuncie a derechos reconocidos por la legislación laboral ni para sustituir documentos exigidos por una autoridad. Su función es registrar información, no eliminar obligaciones del empleador.

Para los CEOs, líderes de recursos humanos y responsables de People Operations, este documento puede ser una herramienta útil de control. Su valor no se encuentra únicamente en la firma, sino en que exista una finalidad definida, un formato claro y un proceso seguro para revisar y conservar la información.

La declaración jurada permite formalizar datos y respaldar determinados procedimientos, pero no debe solicitarse de forma automática. Antes de utilizarla, la empresa debe comprobar que sea necesaria, definir qué información requiere y verificar si existe alguna formalidad específica.

Una gestión adecuada ayuda a ordenar los documentos, mejorar la trazabilidad y reducir inconsistencias. Al mismo tiempo, protege a la organización y al declarante al establecer reglas claras sobre el uso, la revisión y la conservación de la información.