Licencia por luto: ¿Qué es? ¿Cuántos días son?

Hablar de licencia por luto es reconocer que las organizaciones están hechas de personas y que las personas, tarde o temprano, enfrentarán la pérdida de un ser querido. En Colombia, la ley contempla un tiempo remunerado para que el trabajador gestione el duelo y reorganice su entorno familiar sin la presión inmediata del trabajo. Este beneficio, bien administrado, protege la salud mental, evita el presentismo improductivo y fortalece la cultura de cuidado que toda empresa moderna necesita.

¿Qué es la licencia por luto en Colombia?

La licencia por luto es un permiso remunerado de origen legal que faculta al trabajador a ausentarse de sus labores ante la muerte de un familiar dentro del grado previsto por la normativa. Regulada inicialmente por la Ley 1280 de 2009 y hoy integrada al Código Sustantivo del Trabajo, busca ofrecer un espacio de duelo digno sin afectar el ingreso del empleado ni la continuidad de la operación. Para la organización, representa la oportunidad de demostrar empatía y de gestionar el riesgo psicosocial asociado a la pérdida.

Instrumento de protección familiar

Garantiza estabilidad económica en un momento de gastos imprevistos (funerarios, traslados) y reduce la ansiedad financiera.

Herramienta de gestión de riesgos

Un colaborador en duelo sin tiempo para procesar su pérdida puede cometer errores críticos, especialmente en industrias de alto riesgo operativo.

• Es un derecho irrenunciable; no puede compensarse con dinero.
• Aplica tanto a contratos a término indefinido como fijo y de prestación de servicios prolongada con subordinación.
• Debe concederse de manera inmediata una vez aportados los soportes.

¿Cuál es el objetivo de la licencia por luto?

Su finalidad es dar al empleado un lapso para atender los trámites funerarios, apoyar a su núcleo familiar y gestionar sus emociones antes de reincorporarse. Desde la perspectiva de la empresa, busca mantener la productividad sostenible: permitir la desconexión breve evita mayores ausencias posteriores por estrés o enfermedad. Además, la licencia contribuye a cumplir las normas de riesgos psicosociales del SG-SST, que exigen a los empleadores prevenir impactos negativos derivados de eventos vitales estresantes.

Equilibrio vida–trabajo

Al ofrecer un tiempo formal de duelo, la organización valida la dimensión personal del colaborador y fomenta su lealtad.

Prevención de incapacidades

El permiso disminuye la probabilidad de incapacidades prolongadas por depresión o trastornos ansiosos causados por duelo mal atendido.

• Protege la salud mental colectiva del equipo.
• Facilita la planificación de cargas ante ausencias programadas.
• Refuerza la cultura de cuidado y respeto mutuo.

¿Cómo funciona la licencia por luto?

Una vez el trabajador notifica la pérdida y presenta prueba del parentesco (registro civil, acta de defunción), la empresa otorga el permiso con goce de salario dentro de los quince días hábiles siguientes al hecho. Durante la ausencia, el empleador puede redistribuir tareas o activar planes de respaldo previamente definidos. Al regresar, se recomienda una conversación de reincorporación para ajustar expectativas y, si es necesario, ofrecer acompañamiento psicológico.

Solicitud y aprobación

El colaborador envía comunicación escrita o digital a RR. HH. anexando documento probatorio; el área valida la legitimidad y registra la novedad en la nómina.

Reemplazo temporal

Equipos de alto desempeño incluyen planes de back-up donde un par asume funciones críticas, minimizando el impacto operativo.

• Registro en la planilla de novedades con código de licencia remunerada.
• Pago completo de prestaciones sociales durante el permiso.
• Posibilidad de fraccionar los días en acuerdo con el empleado.

¿Qué familiares cubre la licencia por luto?

La ley ampara el fallecimiento de cónyuge o compañero(a) permanente, padres, hijos, hermanos, abuelos, nietos, suegros y personas dependientes económicamente del trabajador demostradas legalmente. Este espectro reconoce la diversidad familiar y la relevancia emocional de parientes extensos en la realidad colombiana.

• Núcleo familiar directo: Padres, hijos y pareja constituyen el primer círculo y justifican la mayoría de solicitudes.

• Familia ampliada: La inclusión de abuelos y suegros refleja el papel de los hogares multigeneracionales en el soporte económico y afectivo.

• Debe acreditarse el parentesco con registros civiles pertinentes.
• Dependientes económicos requieren declaración juramentada o certificación notarial.
• No se extiende a primos, tíos o sobrinos salvo dependencia económica comprobada.

¿Cuántos días de licencia por luto hay?

El permiso legal es de cinco días hábiles consecutivos. Sin embargo, acuerdos colectivos o políticas internas pueden ampliarlo, sobre todo en casos de traslados a otra ciudad o duelo por hijos. Según la Corte Constitucional, negar la extensión cuando las circunstancias lo ameritan podría vulnerar principios de dignidad humana, por lo que se recomienda analizar cada caso con criterio de flexibilidad.

Beneficio convencional

Algunas empresas de sectores con políticas de bienestar robustas otorgan hasta diez días o facilitan teletrabajo parcial tras la licencia.

Diferencias internacionales

Mientras en Colombia son cinco días, en países como Chile se conceden siete y en España dos, salvo desplazamiento. Comparar prácticas ayuda a mantener competitividad laboral.

• Los días son hábiles, no calendario.
• Pueden tomarse de forma fraccionada con visto bueno empresarial.
• No descuentan vacaciones ni licencias ordinarias.

¿Cómo los recursos humanos gestionan la licencia por luto?

Recursos humanos, establece procedimientos claros: formatos de solicitud, documentación requerida y tiempos de respuesta. Implementa campañas informativas para que los empleados conozcan su derecho y evita confusiones que agraven el estrés. Además, coordina con el área de salud ocupacional para ofrecer asistencia psicológica y con el equipo de nómina para garantizar el pago oportuno. Una base de datos confidencial permite análisis de tendencias y diseño de planes de apoyo preventivos.

Protocolos de empatía

Capacitar a jefes directos en conversación compasiva asegura notificaciones decorosas y evita presiones indebidas.

Integración al SG-SST

Registrar el evento como suceso vital facilita seguimiento de riesgos psicosociales y activación de ayuda profesional.

• Checklist de respaldo de tareas y clientes.
• Ajuste temporal de metas y KPIs del afectado.
• Comunicación interna que respete la privacidad.

¿Qué pasa si la empresa no concede la licencia por luto?

La negativa constituye infracción laboral sancionable por el Ministerio del Trabajo con multas de hasta 5 000 SMMLV. Además, el trabajador puede interponer acción de tutela alegando violación de dignidad humana y mínimo vital. La empresa arriesga demandas por salarios caídos, perjuicios morales y daño emergente, junto con impacto reputacional negativo en portales de empleo y redes sociales.

Riesgo jurídico

Las sanciones no solo incluyen multas: un fallo judicial puede ordenar capacitaciones obligatorias y seguimiento estatal.

Costo reputacional

Negar un derecho básico erosiona la marca empleadora y dificulta atraer talento, especialmente en sectores competitivos.

• Puede afectar certificaciones de calidad y responsabilidad social.
• Incrementa rotación voluntaria y ausentismo por inconformidad.
• Eleva primas de seguros legales y costos de abogados.

¿Cómo se puede solicitar la licencia por luto?

El colaborador debe notificar a su jefe inmediato y a RR. HH. lo antes posible, adjuntando certificado de defunción y documento que pruebe parentesco. Si la muerte ocurre en otro país, se aceptan copias apostilladas. El trabajador puede indicar si requiere fraccionar los días o usar teletrabajo parcial tras el permiso. Tras el registro, RR. HH. emite respuesta por escrito y actualiza los sistemas de control de asistencia.

Canales de solicitud

Plataformas de autoservicio de talento permiten cargar documentos y generar la novedad en minutos, reduciendo trámites presenciales.

Tiempos de respuesta

Buenas prácticas sugieren confirmar el permiso en menos de 24 horas para minimizar la incertidumbre del empleado.

• Disponibilidad de líneas de atención 24/7 para emergencias.
• Plantillas de correo que guían los requisitos.
• Registro automatizado en la planilla de nómina.

¿Qué otros aspectos se deben tener en cuenta sobre la licencia por luto?

Es aconsejable que las políticas internas incluyan orientación psicológica gratuita, opciones de flexibilidad al retornar y un protocolo de acompañamiento del equipo. También se debe prever la cobertura de riesgos laborales en viajes funerarios y la coordinación con la ARL si el duelo deriva en trastorno emocional. La empresa puede organizar fondos de solidaridad o campañas de donación para casos de elevado impacto social.

• Reincorporación gradual: Ofrecer horario flexible la primera semana ayuda al colaborador a adaptarse sin presión y reduce la probabilidad de errores.

• Confidencialidad y respeto: Compartir la noticia dentro del equipo debe hacerse con autorización del trabajador, evitando detalles que invadan su privacidad.

• Revisar convenios colectivos que amplíen los días.
• Sincronizar beneficios con seguros de vida corporativos.
• Actualizar descripciones de cargo para contingencias prolongadas.

La licencia por luto trasciende un requisito legal: es una declaración de principios sobre cómo la empresa valora la vida de su gente. Gestionarla con empatía y rigor fortalece la confianza, disminuye los riesgos psicosociales y refuerza la reputación de la organización. Recursos humanos, al articular políticas claras, acompañamiento emocional y comunicación respetuosa, convierte un momento de dolor en una oportunidad para demostrar auténtico compromiso humano.