Ausencia: ¿Qué es? ¿Cuáles son sus posibles causas?

La forma en que una empresa maneja las faltas de su gente es como ajustar las velas para que el barco siga viento en popa,  impacta la productividad, el ánimo del equipo y el respeto a las reglas. Quienes están en recursos humanos necesitan conocer a fondo qué se considera una ausencia, cuándo está justificada y cómo anotarla, para que nadie quede fuera de la cuenta.

En este artículo despejaremos las dudas clave: qué entra en la lista de ausencias, cuáles son sus causas más comunes, cómo las regula la ley peruana y de qué manera afectan al balance de la empresa y al día a día de los colaboradores. Además, veremos por qué es vital llevar un registro impecable y compartiremos tácticas para evitar que el ausentismo se convierta en un agujero negro que drene el rendimiento.

¿Qué es una ausencia en Perú?

En el trabajo, un “ausentarse” es faltarle al llamado: no presentarse en tu puesto justo cuando debería sonar tu despertador. En el Perú, distinguimos dos sabores de ausencia: justificada, cuando hay una razón de peso —un certificado médico, una emergencia familiar o la cobertura de la ley— y no justificada, que es desaparecer sin aviso ni motivo, lo cual puede acarrear desde una amonestación hasta descuentos en la paga.

Llevar un cuaderno de bitácora claro ayuda a la empresa a descubrir si hay rutas problemáticas —muchos días libres de golpe— y a trazar un plan que ponga freno al ausentismo. Además, no basta con ver quien no pisa el reloj: también hay que vigilar los retrasos y las salidas antes de tiempo, porque aunque no sean faltas totales, pueden desequilibrar el ritmo de todo el equipo.

¿Cuáles son las posibles causas de ausencia laboral en Perú?

Las ausencias en el trabajo pueden tener orígenes muy variados, desde situaciones recogidas por la ley hasta líos personales o fricciones en el ambiente. Agruparlas bien ayuda a RR.HH. a poner soluciones a medida:

Ausencias justificadas:

• Salud: Enfermedad común, accidente (hasta incapacidad temporal) o dolencias propias del puesto.
• Maternidad/Paternidad: Licencias antes y después del parto, más el permiso para el papá.
• Permisos legales: Boda, fallecimiento de un familiar cercano, deberes cívicos (votar o ser jurado), citaciones judiciales o licencias sindicales.
• Vacaciones: El descanso anual pagado que todo colaborador tiene por derecho.
• Licencias con goce de haber: Permisos especiales pactados por ley o convenio.
• Licencias sin goce de haber: Ausencias autorizadas para estudios o asuntos personales, con OK previo del empleador.

Ausencias injustificadas:

• Faltas sin aviso ni motivo válido.
• Abandono del puesto de trabajo.

Otras causas:

• Problemas familiares o personales.
• Fallas en el transporte.
• Falta de motivación o clima tenso en la oficina.
• Búsqueda de otro empleo.

Además, factores socioeconómicos o la geografía pueden subir las cifras de ausentismo, sobre todo en zonas con transporte precario o menor estabilidad económica.

¿Cómo se regulan las ausencias laborales en Perú?

En el Perú, las ausencias laborales se manejan bajo un paraguas legal que marca deberes y derechos de ambos bandos, la Ley de Productividad y Competitividad Laboral y normas específicas fijan qué licencias y permisos tocan y qué sanciones caben cuando alguien falta sin razón.

Los colaboradores deben avisar y justificar sus faltas cuando la ley o la empresa lo exijan; si la ausencia está respaldada (como una enfermedad), conservan su sueldo y su puesto. En cambio, si se ausentan sin motivo, la empresa puede tomar medidas disciplinarias o descontar de la planilla.

Además, los convenios colectivos y los reglamentos internos de cada compañía afinan estas reglas, y en casos de enfermedad o accidente en el trabajo, EsSalud valida la falta y respalda al trabajador con su cobertura.

¿Cuáles son los tipos de ausencia que requieren justificación y cómo se realiza?

Para las faltas que exigen justificación, el colaborador debe presentar un documento oficial dentro de los plazos que marque la empresa — o la ley — para evitar descuentos o sanciones:

• Enfermedad o accidente: Adjuntar un certificado médico emitido por un centro de salud autorizado.
• Permisos legales: Mostrar el acta correspondiente (de matrimonio, defunción) o la citación judicial o electoral.
• Vacaciones: Solicitar el periodo con la antelación que indique la norma interna y esperar la confirmación escrita de la empresa.
• Licencias con o sin goce de haber: Entregar la solicitud formal junto al respaldo necesario (por ejemplo, carta de admisión a estudios o resolución sindical).

¿Cómo se registran y se realiza el seguimiento de las ausencias en la empresa?

Llevar el control de ausencias es como tener un cuaderno de bitácora que alerta sobre cuándo y por qué se van vaciando los puestos, un buen sistema anota la fecha y duración de cada falta, el motivo (si es por salud, permiso o vacaciones) y adjunta la prueba que corresponda. Al usar un software de RRHH, ese registro deja de ser papel y pasa a tablas automáticas que generan reportes al instante y muestran patrones de ausentismo. Y, como en todo diario personal, es vital cuidar la confidencialidad, solo quienes lo necesiten deben poder consultar esos datos, para proteger la privacidad de cada trabajador.

¿Cuáles son las consecuencias de las ausencias?

Las ausencias dejan huellas profundas tanto en el colaborador como en la empresa. Cuando un equipo sufre demasiadas bajas, se resienten los plazos y aumentan los gastos, por eso es clave que las compañías calculen estos impactos y tomen cartas en el asunto.

Para el trabajador:

• Descuentos en el sueldo: Especialmente en licencias sin goce o faltas no justificadas.
• Sanciones disciplinarias: Desde una llamada de atención hasta suspensiones e incluso la terminación del vínculo.
• Marcas en el historial: Afectan las evaluaciones de desempeño y pueden frenar el acceso a premios o beneficios.

Para la empresa:

• Ralentí en la productividad: Cada ausencia puede convertirse en un retraso en proyectos clave.
• Carga extra en el equipo: Los compañeros suelen asumir tareas adicionales, lo que puede agotar su energía.
• Gastos inesperados: Pagar horas extras o contratar suplentes eleva la factura mensual.
• Tensión y riesgo legal: Un clima tenso y posibles incumplimientos de la ley laboral pueden derivar en sanciones.

¿Cómo recursos humanos gestiona las ausencias laborales?

El equipo de recursos humanos actúa como el guardián de la asistencia, primero sentando reglas claras: diseña y difunde políticas de asistencia para que todos sepan cuándo y cómo avisar una falta. Luego instala un sistema de registro y seguimiento que no solo anota fechas, sino que permite detectar patrones de ausencia y disparar alertas a tiempo. 

Al recibir justificativos, revisa y valida cada documento como quien chequea un pasaje: con atención y rigor, aplicando la norma sin favoritismos. Pero RRHH. no se queda en el papel, abre espacios de conversación para entender las razones detrás de cada ausencia y, cuando hace falta, propone iniciativas de bienestar que reparen el fondo del problema. 

Si las faltas injustificadas se vuelven hábito, no duda en activar el protocolo disciplinario (advertencias, suspensiones o incluso desvinculaciones) conforme a la ley y el reglamento interno. Finalmente, revisa regularmente los costos y efectos del ausentismo y ajusta las normas y procesos para que el próximo ciclo sea más ligero y eficiente.

¿Cómo abordar el ausentismo crónico o problemático?

El ausentismo crónico no es solo un número en un reporte: cuando las faltas frecuentes empiezan a desacomodar la rutina del equipo, RRHH debe actuar con tacto y firmeza para enderezar el rumbo sin perder de vista las necesidades de todos. Algunas acciones clave son:

• Detectar patrones y tender puentes de diálogo: Revisar el historial de ausencias y conversar abiertamente con el colaborador para entender qué está pasando tras cada ausencia.
• Crear un plan de apoyo y compromiso: Diseñar junto al trabajador un programa que mejore su asistencia, estableciendo metas realistas y ofreciendo recursos de ayuda si los necesita.
• Aplicar sanciones graduales: Si las inasistencias injustificadas persisten, seguir el camino de amonestaciones, suspensiones y, en última instancia, medidas más severas según la política interna.
• Involucrar a Salud Ocupacional: Cuando el origen pueda ser médico o emocional, sumar al equipo de salud para evaluar y tratar posibles causas subyacentes.

¿Cómo comunicar eficazmente la política de ausencias?

Para que nadie quede con la interrogante de “¿qué hago si no puedo ir?”, RR.HH. puede nutrir varios frentes, un manual claro como guía de bolsillo, la intranet como vitrina siempre abierta y reuniones cortas donde despejar dudas al vuelo. Así, cada empleado sabrá de inmediato sus pasos a seguir y sentirá que su voz cuenta.

Al hablar sin rodeos y mantener ese hilo conductor, la política de ausencias deja de ser un reglamento frío y se convierte en un pacto de confianza que equilibra la productividad con el respeto a los derechos de todos.

Preguntas Frecuentes

¿Cómo se gestiona la ausencia en home office?
En home office, la ausencia se notifica por los mismos canales que en presencial, sistema de RR. HH., correo al jefe directo y evidencia (p. ej., certificado médico). Define ventanas de disponibilidad, reemplazos y metas por entregables para que una ausencia no rompa el flujo del equipo.

¿Una ausencia puede abordarse con mejora continua?
Sí. La mejora continua aplica a la gestión de ausencia con métricas (tasas, causas), análisis de raíz (Ishikawa) y acciones Kaizen; recordatorios, telemedicina, flexibilidad y retorno gradual. Se revisa mensualmente el plan y se estandarizan protocolos para disminuir reincidencias.

¿Qué dice el contrato de trabajo sobre ausencia?

El contrato de trabajo y el reglamento interno definen causales, avisos y sanciones por ausencia injustificada. Exigen justificar con documentos dentro de plazos; algunas licencias preservan pago y puesto. Conócelos al ingreso y guarda copias de cada solicitud.

¿Cuál es el rol del ministerio de trabajo ante la ausencia?

El Ministerio de Trabajo fiscaliza el cumplimiento de licencias y descansos, y difunde criterios sobre ausencia justificada. En inspecciones, valida evidencias, registro de asistencia y sanciones proporcionales. Mantén políticas escritas y trazabilidad para evitar multas.

¿La remuneración puede verse afectada por ausencia?

Sí. La remuneración se mantiene en licencias con goce; en ausencia injustificada o sin goce, procede descuento proporcional. Los subsidios (p. ej., EsSalud) pueden cubrir parte del ingreso si califican. Toda deducción debe quedar documentada y notificada.

 ¿Cómo influye la ausencia en planes de sucesión?

Una ausencia prolongada revela vacíos de sucesión. Diseña backups por puesto crítico, matrices 9-box y planes de cobertura temporal. Ensaya traspasos y manuales vivos para reducir riesgo operacional cuando falte talento clave.

 ¿Los vales ayudan a reducir la ausencia?

Sí. Un vale de alimentación, salud o movilidad puede aliviar causas frecuentes de ausencia (traslado, citas médicas). Integrados a un esquema flexible, elevan bienestar y asistencia, siempre con reglas claras y trazabilidad contable.