Facturación: ¿Qué es? ¿Cuál es su propósito?

En Colombia, la facturación es clave para ver todo nítido y que los impuestos estén en orden. Ayuda a apuntar cada compra y venta, a saber qué impuestos hay que pagar y a portarse bien con la ley. La facturación por internet, sobre todo, ha cambiado la jugada en las empresas, haciendo todo más rápido y barato. Hacerlo bien es superimportante para no tener problemas y que todo esté en regla al hacer negocios. 

¿Qué es la facturación? 

La facturación es cuando se da un papel legal, llamado factura, que muestra una compra o venta entre quien vende y quien compra. Este papel cuenta bien qué cosas o servicios se compraron, cuánto vale cada uno, qué impuestos se deben pagar y cómo se va a pagar.  En palabras más sencillas, la factura es como el recibo oficial de una compra o venta, y sirve para que tanto el que vende como el que compra tengan un registro. 

Cosas que no pueden faltar en una factura 

Para que una factura valga y cumpla con lo que dice la ley, debe tener estas cosas: 

• Número de factura: Un código único para cada factura. 
• Fecha de cuándo se hizo: El día en que se dio el papel. 
• Datos de quien vende: Nombre, dónde vive, número de identificación de impuestos (NIT) y cómo contactar al vendedor. 
• Datos de quien compra: Nombre, dónde vive y NIT del comprador. 
• Descripción de lo que se compró o usó: Decir bien qué productos o servicios se compraron, cuántos, cómo se miden y cuánto vale cada uno.
• Valor total: La suma de lo que valen las cosas o servicios, más los impuestos que se deben pagar. 
• Impuestos raros: Un desglose de los impuestos metidos en la factura, como ese IVA que a veces se esconde. 
• Formas de pagar: Cómo se abona (de una vez o poco a poco), cuándo hay que soltar la mosca, y otros tratos que se hayan hecho. 

Clases de facturas 

Hay facturas de muchos tipos, según cómo se miren. Aquí van algunas de las más vistas: 

• Facturas digitales: Son las que viajan por internet, desde que se hacen hasta que llegan. Son rápidas, seguras y ahorran dinero. 
• Facturas de papel: Las de toda la vida, escritas en un folio. Ya no se usan tanto, pero aún valen en algunos casos. 
• Facturas al contado: Se dan cuando se paga en el acto, al recibir lo que se ha comprado o el servicio. 
• Facturas a plazos: Se dan cuando se paga más tarde, según lo que se haya pactado para dar crédito. 

¿Para qué sirven las facturas? 

Las facturas son clave en los negocios y para pagar impuestos. Aquí te cuento para qué sirven: 

Para decir de dónde viene el dinero 

• Prueba contable: La factura es el papel que dice que se ha vendido algo o se ha hecho un trabajo, y por eso entra dinero. 
• Para Hacienda: Los que cobran los impuestos usan las facturas para ver si lo que se declara es verdad y calcular cuánto hay que pagar. 

Para apuntar lo que pasa 

• Lista de ventas y compras: Las facturas sirven para apuntar bien todas las idas y venidas de dinero, tanto del que vende como del que compra. 
• Manejo de lo que hay: Apuntando cada venta, se puede saber bien qué productos o servicios aún tenemos guardados. 

La base de las cuentas 

• Datos para ver cómo va todo: La info en las facturas es clave para armar los reportes de cómo está la empresa, como el de ganancias y el balance general. 
• Ver cómo andan las finanzas: Las facturas ayudan a revisar las finanzas para ver si la empresa gana bien, notar patrones y decidir qué hacer. 

Asegurar que todo está bien 

• Mostrar que todo es legal: Al dar una factura, el vendedor dice que la venta se hizo siguiendo las reglas y leyes de impuestos. 
• Cuidar al cliente: La factura es prueba de compra y ayuda al cliente si hay problemas con el vendedor.

¿Qué rol juega en una empresa? 

La facturación de una empresa es como un baile completo que toma de la mano todas las cosas que tienen que ver con hacer, mandar, guardar y revisar las cuentas. Este baile empieza cuando se hace la cuenta, justo después de vender algo o ayudar en algo, y termina cuando se guarda esa cuenta en los libros de la empresa y se recibe el pago del cliente. 

En palabras más sencillas, la facturación es como el apuntador de la empresa, que anota cada detalle de lo que se vende y se compra, desde un simple producto hasta la ayuda que se presta. 

¿Por qué es tan importante para las empresas? 

Es como el corazón que late dentro de cualquier empresa, ya que tiene varios trabajos importantes: 

• Manejo inteligente de las ventas: La facturación ayuda a las empresas a saber con exactitud qué tanto están vendiendo, cuáles son los productos o servicios que más gustan y si sus ideas para vender están funcionando bien. 
• Vigilancia de las ganancias: Al anotar cada cuenta que se envía, las empresas pueden saber cuánto dinero está entrando y hacer cálculos más acertados sobre el futuro. 
• Respeto a las reglas de impuestos: Las facturas son como el carnet de identidad para pagar impuestos, ya que sirven para calcular cuánto se debe pagar. 
• Conexión con los clientes: Enviar cuentas claras y fáciles de entender ayuda a que los clientes confíen más en la empresa y se sientan tranquilos al hacer negocios. 
• Apoyo en cuentas: Los recibos son la base esencial de datos para las cuentas del negocio, dejando hacer los reportes de dinero y las elecciones según datos concretos. 

¿Qué cosas buenas trae hacer la facturación? 

Es algo clave en cada acción de dinero, y sus bondades van más allá de solo hacer lo que la ley pide. En lo que sigue, se explican las mayores ventajas que se ganan al llevar las facturas de forma correcta: 

Impuestos 

• Quitar gastos: Ayudan como prueba de los gastos hechos por el negocio, lo cual deja quitarlos de las ganancias y así bajar la base para saber los impuestos. 
• Hacer lo que piden los impuestos: Es algo que la ley pide para hacer lo que toca con los impuestos. No hacer esto puede traer castigos de dinero. 
• Llegar a ayudas de impuestos: A veces, las ayudas de impuestos se dan según las facturas que se dan, como, por ejemplo, la ayuda por IVA. 

Cuentas 

• Datos exactos para hacer reportes de dinero: Son la base esencial de datos para hacer los reportes de dinero de un negocio, como el reporte de ganancias y el balance total. 
• Fácil para la revisión: Un manejo de facturas ordenado y con detalle hace más fácil la revisión, ya que deja ver si la información de las cuentas es verdad. 

Ventas 

• Mejora la cara del negocio: Un negocio que da facturas de forma buena y a tiempo muestra que es serio y profesional. 
• Hace más fuertes las relaciones de ventas: Al dar recibos claros y con detalle, se enseña que se es claro y se hace más fuerte la confianza con los clientes y los que dan cosas. 
• Simplicidad al obtener pagos: Actúan como un pequeño empujón para que recuerdes pagar y hacen más fácil recibir el dinero.

¿Qué lugar ocupan los recursos humanos frente a la facturación?

Aunque los recursos humanos no factura, sí ayuda mucho en eso. Interactúa con la facturación al manejar los sueldos y los gastos raros de la empresa. 

Cómo se relaciona con el sueldo 

• Pagos a la gente: RRHH hace las nóminas con sueldos y otros pagos. A veces, estas nóminas se vuelven facturas raras que la empresa da a empleados por cosas como comida o viajes, o por devolverles dinero. 
• Guardar parte del pago: RRHH debe saber las normas para guardar parte del pago de los empleados, pues eso debe aparecer en las facturas. 

Manejo de los gastos 

• Facturas por comprar cosas: RR. HH. a menudo pide cosas para la empresa, como cosas para la oficina, cursos o fiestas. Es clave que RR. HH. sepa cómo pedir y aprobar gastos, y qué se necesita para hacer las facturas bien. 
• Cuidar los gastos: RR. HH. trabaja con contabilidad para que todos los gastos tengan facturas y no se pasen del dinero que se les dio para gastar. 

¿Por qué es importante capacitar al personal? 

Es muy importante que el equipo de gente tenga una idea clara de cómo va la onda de las facturas, así podrán: 

• Hablar sin problemas con los del dinero: Saber qué datos se necesitan para hacer una factura y, además, echar una mano buscando esa info. 
• Revisar que las facturas estén bien hechas: Chequear que las facturas de las cosas que pide el equipo estén completas y sin errores. 
• Seguir las reglas de la empresa: Estar al tanto de cómo se piden y se aprueban los gastos internamente. 

Para cerrar, le dimos una buena mirada al tema de las facturas y por qué son tan importantes en cualquier negocio. Vimos que no es solo un papel que hay que tener, sino que también es clave para manejar las finanzas, controlar la plata que entra y pagar los impuestos. 

Desde que se hace la factura, se anota en los libros y se cobra, hasta usar programas para hacerlo todo más rápido, vimos cada paso del proceso. También destacamos que es importante que todos los equipos de la empresa trabajen juntos, sobre todo los de contabilidad y recursos humanos, para que todo funcione bien.