Horas extras: ¿Qué son? ¿Cómo se calculan?

En un país donde la productividad de sectores como BPO, logística y manufactura depende de cumplir picos de demanda sin inflar la nómina, las horas extras siguen siendo una herramienta clave de flexibilidad operativa. Sin embargo, su manejo exige un delicado equilibrio entre competitividad, salud ocupacional y cumplimiento de un marco normativo cada vez más estricto. La reducción gradual de la jornada semanal a 42 horas, sumada al escrutinio del Ministerio de Trabajo y la UGPP, obliga a los CEO y a los líderes de recursos humanos a dominar el cálculo, la autorización y el control de las horas suplementarias para evitar sanciones millonarias y el desgaste físico de sus equipos. Cuando se gestionan con transparencia y datos, las horas extras aportan ingresos adicionales al trabajador, sostienen la continuidad del negocio y refuerzan la confianza mutua que alimenta la cultura de desempeño.

¿Qué son las horas extras en Colombia?

Las horas extras son el tiempo de trabajo que excede la jornada ordinaria pactada o la máxima legal de ocho horas diarias y 42 semanales. Su pago es obligatorio cuando el exceso responde a necesidades del empleador o causas de fuerza mayor, siempre que la labor se realice bajo subordinación. La ley presume que cualquier servicio prestado fuera del horario requiere recargo, salvo que exista acuerdo de compensación en tiempo dentro del mismo periodo de pago.

Naturaleza automática

No depende de firma previa del trabajador; basta la evidencia del tiempo laborado para generar la obligación.

Registro trazable

La empresa debe demostrar autorización y control mediante sistemas biométricos o software certificado.

• Forma parte de la base para seguridad social y prestaciones.
• Sujetos a tope de 12 horas suplementarias semanales.
• Fiscalización a cargo de inspectores de trabajo.

¿Para qué sirven las horas extras?

Su finalidad es garantizar continuidad operativa cuando la demanda supera la capacidad ordinaria—lanzamientos, pedidos urgentes, contingencias sanitarias—sin incurrir en costos fijos de más personal. También funcionan como incentivo financiero para empleados que buscan incrementar ingresos de manera temporal. En proyectos con fechas críticas, las horas extras evitan incumplimientos contractuales y penalidades, convirtiéndose en una válvula de ajuste que respalda la reputación comercial de la empresa.

Flexibilidad productiva

Permiten escalar la capacidad de forma rápida y reversible frente a la estacionalidad.

Ingreso complementario

Con recargos legales, el colaborador percibe hasta 150 % del valor ordinario, útil para metas de ahorro.

• Minimiza tiempos ociosos de planta durante demanda baja.
• Evita contrataciones express de personal sin experiencia.
• Garantiza cumplimiento de SLA y contratos top-tier.

¿Cómo funcionan las horas extras?

El procedimiento inicia con la solicitud del área operativa y la validación de RR. HH. o la jefatura inmediata. Una vez autorizada, el trabajador registra el inicio y fin en el sistema horario; el software compara con la jornada ordinaria y clasifica el exceso según franja diurna (6:00 a. m.–9:00 p. m.) o nocturna (9:00 p. m.–6:00 a. m.) y si coincide con domingo o festivo. El reporte se consolida en la nómina, aplicando recargos y topes. El SG-SST revisa que no se excedan los límites y que se otorguen descansos compensatorios cuando corresponda.

Autorización previa

La norma exige constancia escrita o digital para evitar que el colaborador prolongue su jornada sin control.

Integración con nómina

Los registros se exportan automáticamente, minimizando errores de digitación y glosas de la UGPP.

• Controles en tiempo real para alertar exceso de 12 h/semana.
• Notificación automática al jefe ante sobrepasar 2 h/día.
• Dashboard de fatiga y rotación ligado a horas suplementarias.

¿Cuáles son las características de las horas extras?

Se caracterizan por su excepcionalidad, recargo tarifario, límite cuantitativo y obligación de registro. Tienen impacto en aportes a seguridad social y bases prestacionales; sin embargo, no alteran la jornada máxima legal. Deben pagarse con recargo del 25 % (diurno), 75 % (nocturno), 100 % (dominical/festivo diurno) o 150 % (dominical/festivo nocturno).

Topes legales

El Código fija máximo 2 horas diarias y 12 semanales para proteger la salud del trabajador.

Inclusión prestacional

El valor extra integra la base para cesantías, intereses y prima, incrementando el costo total.

• Generan recargos diferenciados por franja.
• Exentas del cálculo de indemnización por despido.
• Deben figurar detalladas en el desprendible de nómina.

¿Qué tipos de horas extra existen en Colombia?

Es importante, diferenciar entre los distintos tipos de horas extras, que se pagan por ley en Colombia. Todo esto, ha sido el esfuerzo colectivo, que durante años, se ha llevado a cabo, para reconocer, el valor del tiempo, de los empleados, cuando ejercen su labor, fuera de la jornada de trabajo regular.

• Diurnas: Exceden la jornada ordinaria entre 6 a. m. y 9 p. m.; recargo 25 %.
• Nocturnas: Tiempo adicional entre 9 p. m. y 6 a. m.; recargo 75 %.
• Dominicales o festivas diurnas: Recargo 100 %.
• Dominicales o festivas nocturnas: Recargo 150 %.

Distribución por franja

El cambio de tarifa ocurre al iniciar la franja nocturna, no al terminar la hora.

Complemento con recargo dominical

Cuando se trabaja domingo, el recargo dominical se acumula al nocturno según corresponda.

• Compensación en tiempo procede solo si se pacta previo.
• Aplicable a jornadas flexibles bajo control horario.
• Registros deben diferenciar cada tipo para cálculo correcto.

¿Cuál es la ley que regula las horas extras en Colombia?

El marco legal se encuentra en el Código Sustantivo del Trabajo (arts. 159-168), complementado por la Ley 789 de 2002 (recargos) y la Ley 1846 de 2017 (rango nocturno). La Ley 2101 de 2021, que reduce la jornada a 42 horas, redefine el umbral que marca cuándo inicia la hora extra. La inspección y sanción recaen en el Ministerio de Trabajo, que puede multar hasta con 5 000 SMMLV a empleadores infractores.

Decretos reglamentarios

El Decreto 1072 de 2015 integra a SG-SST la gestión del tiempo extra para prevenir riesgos psicosociales.

Doctrina y jurisprudencia

Sentencias de la Corte reiteran que la falta de registro no exime del pago cuando se prueba el trabajo.

• Tabla oficial de recargos actualizada anualmente.
• Límites estrictos para menores y mujeres gestantes.
• Inspecciones in situ con verificación de control horario.

¿Cómo se calculan las horas extras?

Primero se obtiene el valor hora: salario mensual ÷ 30 ÷ 8. Luego se multiplica por el factor de recargo (1,25; 1,75; 2; 2,5) según franja y día. Finalmente, se multiplica por el número de horas efectivamente laboradas. Los resultados se suman al salario devengado y forman parte de la base de prestaciones y aportes.

Ejemplo práctico

Salario 1 500 000 COP: valor hora = 1 500 000 ÷ 30 ÷ 8 = 6 250 COP. Hora extra nocturna = 6 250 × 1,75 = 10 938 COP.

Impacto prestacional

Cesantías y prima se calculan sobre salario + extras promedio del año o semestre.

• Planillas de nómina electrónica suman valor extra por concepto.
• Herramientas de nómina actualizan factor al cambiar salario mínimo.
• Auditorías revisan correspondencia entre registros y pagos.

¿Cuál es el valor de la hora extra en Colombia?

El valor depende del salario y la franja. Para salarios integrales, las horas extras no proceden —ya incluyen recargos— salvo cuando se supera la jornada máxima con trabajos que exigen descanso remunerado. Para otros empleados, las tarifas establecidas son: 25 % diurna, 75 % nocturna, 100 % dominical/festiva diurna, 150 % dominical/festiva nocturna.

Salario variable

Se promedia el ingreso del mes para calcular la hora base.

Actualización periódica

Al subir el salario mínimo, aumentan las horas extras equivalente.

• Fórmulas integradas en ERP para cálculo automático.
• Recargo sobre salario base, no sobre auxilio de transporte.
• Tabla publicada anualmente por MinTrabajo.

¿Qué beneficios brindan las horas extras a los empleados?

Proveen ingreso extra con recargos atractivos, aumentan el aporte a seguridad social, mejoran la base para prestaciones y, en algunos sectores, permiten ganar experiencia en turnos críticos. Además, ofrecen reconocimiento tangible cuando no es posible aumentar salario fijo. Sin embargo, deben manejarse con equilibrio para no generar agotamiento ni afectar la vida personal.

Mejora de liquidez

El recargo incrementa el ingreso neto mensual sin cambiar de empleo.

Base prestacional

Al integrarse al cálculo de cesantías y prima, potencian el ahorro y obligaciones patronales.

• Financian metas personales (educación, vivienda).
• Refuerzan sentido de pertenencia y compromiso.
• Potencian historial crediticio al reflejar ingresos mayores.

¿Cómo los recursos humanos gestionan las horas extras?

El área de RR. HH. define políticas, implementa sistemas de registro biométrico, valida solicitudes y controla topes. Integra los datos con nómina electrónica, verifica aportes y evalúa impacto en cultura y salud. Además, negocia con sindicatos topes excepcionales y diseña programas de rotación para repartir la carga.

Monitoreo analítico

Dashboards correlacionan horas extras con ausentismo y accidentes para ajustar cargas.

Prevención de riesgos

Se coordinan pausas activas y descansos compensatorios para evitar síndrome de burnout.

• Política de autorización previa y digital.
• Integración con SG-SST y comités de convivencia.
• Auditorías internas para evitar horas no autorizadas.

Las horas extras son un recurso valioso para equilibrar la demanda del negocio con la capacidad instalada, siempre que se manejen bajo la lupa de la legalidad y el bienestar. Cumplir recargos, límites y registros protege a la organización de sanciones y al colaborador de la fatiga crónica. Recursos humanos actúa como guardián y estratega, orquestando tecnología, cultura y normativa para convertir el tiempo suplementario en una ventaja competitiva y no en un foco de riesgo.