Razón social: ¿Qué es? ¿Cómo se saca?

La razón social es como el «apellido legal» de una empresa aquí en Perú, que es muy importante en el mundo de los negocios y las leyes. Este nombre no solo dice «quién es quién» legalmente la empresa, sino que también es la «varita mágica» para que pueda empezar sin problemas y cumplir con todas las reglas que dice la ley. En este artículo, te voy a contar que es la razón social, para qué sirve, cómo se hace el trámite y por qué es tan «vital» para las empresas peruanas. 

¿Qué es la razón social en Perú?

La razón social es el nombre legal que identifica a una empresa o entidad en el Perú. Se trata de la denominación oficial bajo la cual una empresa realiza todas sus actividades comerciales y legales.

Es importante diferenciar la razón social del nombre comercial. Mientras que la razón social es como el «nombre serio» que sale en los papeles de la ley, el nombre comercial es lo informal con el que la gente conoce y recuerda a la empresa. A ver, imagínate, la empresa tiene un «nombre oficial» así bien formal y largo, tipo «Comercializadora Andina Sociedad Anónima Cerrada», pero para que la gente se acuerde fácil, usan un «nombre de barrio», una más pegajosa, como «Andina Store». 

¿Cuál es la función de la razón social?

La razón social tiene un papel en cómo está armada legal y operativamente una empresa. No solo le da un «nombre de verdad», sino que también le permite hacer todo lo que la ley y los negocios le piden. Su correcta inscripción y uso garantizan que la empresa pueda operar con transparencia, seguridad y respaldo legal. Entre sus funciones más importantes se encuentran:

• Identificación legal: Permite que la empresa sea reconocida oficialmente.
• Distinción entre empresas: Evita confusiones con otras compañías.
• Capacidad para realizar actos jurídicos y administrativos: Es necesaria para firmar contratos, abrir cuentas en el banco y dar facturas.
• Registro y control: Ayuda a que entidades como la SUNARP y la SUNAT puedan controlar y regular a la empresa.

¿Por qué es necesario registrar la razón social?

Registrar la razón social es algo que sí o sí tiene que hacer cualquier empresa que quiera trabajar legalmente aquí en Perú. Aquí te cuento algunas de las «ventajas» y por qué es tan importante tener registrada tu razón social:

1. Constituir legalmente una empresa.
2. Obtener licencias y permisos municipales.
3. Celebrar contratos con proveedores y clientes.
4. Emitir y recibir facturas legalmente.
5. Realizar trámites bancarios y acceder a financiamiento.

No registrar la razón social puede conllevar problemas legales, multas y la imposibilidad de operar formalmente en el país.

¿Cómo se puede consultar la razón social de una empresa en Perú?

Si necesitas «averiguar» el nombre oficial de una empresa aquí en Perú, puedes hacerlo de varias formas, tanto por internet como yendo al lugar. Este proceso es clave para confirmar quién es legalmente la empresa y asegurarte de que trabaja «en regla». A continuación, te explicamos las principales opciones disponibles:

• Consulta en línea en la SUNARP: A través de su plataforma virtual, ingresando el RUC o el nombre de la empresa.
• Consulta presencial: Acudiendo a las oficinas de la SUNARP.
• Otros medios: Algunas cámaras de comercio o registros públicos locales también permiten realizar esta consulta.

Para hacer una consulta en línea en SUNARP

• Ingresa a la web oficial de SUNARP.
• Busca la opción de «Consulta de Personas Jurídicas».
• Ingresa el nombre de la empresa o su número de RUC.
• Visualiza los datos registrados de la empresa.

¿Quiénes deben registrar una razón social?

Todas las «instituciones» que quieran «hacer su billete» legalmente aquí en Perú, ¡y más aún aquí en Perú, donde la gente es bien chamba!, necesitan tener su razón social bien «puesta en regla en los documentos», porque así el gobierno las reconoce como «auténticas» y pueden hacer sus «transacciones de plata» dentro de lo que manda la ley. Ahí figuran las Empresas Individuales de Responsabilidad Limitada (EIRL), las Sociedades Anónimas (SA), las Sociedades de Responsabilidad Limitada (SRL), 1 y también las asociaciones y fundaciones. «Tener su nombre legal bien anotadito» es «la voz» para poder dar «boletas», firmar «contratos», manejar su dinero en el banco y cumplir con todos los «trámites» que pide la ley. 

¿Qué datos debe llevar la razón social?

A ver, el «nombre legal» de una empresa aquí en Perú tiene que tener ciertos detalles para que la identifiquen bien ante la ley. Primero, tiene que tener el nombre o la «denominación legal» de la empresa, que tiene que ser bien «único», para que no se arme un «rollo» con otras. Y también es «importantísimo» decir qué «tipo» de empresa es, ¡aquí en Arequipa vemos hartas!, como Empresa Individual de Responsabilidad Limitada (EIRL), Sociedad Anónima Cerrada (S.A.C.), Sociedad Anónima (S.A.) o Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.R.L.), ¡hay varias cositas!, entre otras. Según «en qué anda» el negocio y las normas del momento, a veces piden más datos adicionales.

Por ejemplo, algunas razones sociales en Perú serían:

• Una empresa con un nombre legal como «Distribuidora Soluciones S.A.C.» (que es una empresa donde varios socios se juntan para vender productos).
• Otro ejemplo sería una empresa que se llame legalmente «Servicios Industriales del Sur S.R.L.» (que es una empresa donde varios socios se juntan para ofrecer servicios a otras industrias). 

Estos datos son clave para que la SUNARP y la SUNAT sepan bien quién es la empresa, y también para hacer negocios y firmar contratos sin problemas. 

¿Cómo se registra la razón social en Perú?

Registrar la razón social de una empresa aquí en Perú es un «paso fijo» para trabajar legalmente y poder hacer cosas como dar facturas, firmar contratos y conseguir «billete». Este trámite asegura que el gobierno reconozca oficialmente a la empresa y que esté cumpliendo con todas las «reglas del juego». Los pasos necesarios para completar el registro correctamente son:

1. Búsqueda y reserva del nombre en la SUNARP.
2. Elaboración de la minuta de constitución con un abogado.
3. Firma de la escritura pública ante un notario.
4. Inscripción de la empresa en la SUNARP.
5. Obtención del RUC en la SUNAT.

Los costos y tiempos pueden variar según la ciudad y el tipo de empresa.

¿Qué se debe poner en la razón social para la facturación?

Para garantizar el cumplimiento tributario y evitar inconvenientes con la SUNAT, es fundamental consignar correctamente la razón social al emitir una factura. Esto implica incluir información clave como:

• Nombre completo de la empresa, tal como está registrado.
• RUC, para identificar al contribuyente.
• Dirección fiscal, según los datos oficiales de la empresa.

Sin embargo, dependiendo del tipo de factura y los requisitos de la SUNAT, también se pueden incluir otros datos, como:

• Condición de contribuyente (si es agente de retención o percepción).
• Número de serie y correlativo de la factura.
• Fecha de emisión.
• Descripción detallada de los bienes o servicios.
• Monto total con IGV desglosado.

Es importante asegurarse de que la información sea exacta para evitar problemas contables o fiscales.

¿Cuál es el papel de los recursos humanos frente a la razón social?

La gente de recursos humanos tiene una «tarea clave» para que la razón social se use bien dentro de la empresa. Ellos se encargan de que se escriba correctamente en los contratos y papeles, trabajan con los abogados en los trámites de la empresa y mantienen al día los datos de la razón social en sus sistemas.

La razón social es como el «apellido» de cualquier empresa aquí en Perú, porque asegura que sea legal y pueda funcionar. Cumplir con registrarla y usarla bien no solo evita problemas legales, sino que también ayuda a que el negocio crezca y le vaya mejor.