Expediente: ¿Qué es? ¿Cuáles son los componentes?

En el tejido de las relaciones laborales argentinas, el expediente del trabajador funciona como un hilo conductor que va uniendo, de manera sistemática y cronológica, cada dato relevante sobre la vida profesional de una persona dentro de la empresa. No se trata de un mero archivo para salvar inspecciones: es la pieza que demuestra, ante cualquier organismo de control o ante la justicia, que la organización respeta las reglas de juego fijadas por la Ley de Contrato de Trabajo N.º 20.744 y por los más de doscientos convenios colectivos vigentes. Cuando se gestiona con rigor, el expediente otorga certezas jurídicas, facilita decisiones de talento y cimenta la transparencia que reclama un mercado cada vez más exigente.

¿Qué es el expediente del trabajador?

Bajo la mirada del derecho laboral local, el expediente se define como el registro documental —ordenado, individual y evolutivo— que narra todos los hitos de la relación laboral, desde la firma del contrato hasta el egreso. Aporta valor jurídico porque la AFIP, el Ministerio de Trabajo o un tribunal pueden exigirlo para acreditar cumplimiento. 

Su naturaleza es dinámica: crece con cada cambio de puesto, con cada examen médico, con cada capacitación. Y, por supuesto, queda protegido por la Ley 25.326 de datos personales, lo que impone pautas estrictas de confidencialidad y acceso selectivo.

¿Cuál es el objetivo de un expediente?

Más allá del imperativo legal, el expediente cumple una función estratégica en organizaciones que desean gestionar personas con datos objetivos y trazabilidad plena. Sirve para documentar evoluciones salariales, licencias, evaluaciones de desempeño, sanciones o reconocimientos, y se convierte en la defensa documental ante eventuales litigios. 

Además, provee información concreta para promociones, ajustes retributivos y planes de carrera, evitando decisiones basadas en impresiones. En un país con alta litigiosidad laboral, contar con expedientes sólidos equivale a reducir incertidumbre y costos futuros.

¿Cuáles son los componentes de un expediente del trabajador?

Antes de enlistar cada bloque conviene recordar que su omisión puede transformarse en contingencia legal costosa. Solo un expediente completo —físico, digital o mixto— permite responder ante inspecciones o procesos judiciales con la solidez que exigen los estándares locales.

• Documentación personal identificatoria: Copias de DNI y CUIL, actas de nacimiento de hijos para asignaciones familiares, constancia de matrimonio o unión convivencial cuando corresponda y, en caso de personal extranjero, permisos migratorios vigentes.
• Documentación contractual completa: Contrato individual con las cláusulas exigidas por el art. 21 LCT, adendas, acuerdos de confidencialidad y registro de alta temprana ante AFIP.
• Legajo de ingreso detallado: CV verificado, títulos y certificados legalizados, referencias laborales, examen preocupacional (Res. SRT 37/2010) y declaración jurada de cargas de familia.
• Documentación salarial y previsional: Recibos de sueldo firmados (art. 138 LCT), constancias de transferencias bancarias (Ley 26.704), detalle de aportes y contribuciones, y registro de beneficios no remunerativos.
• Registro de licencias y ausentismo: Certificados médicos validados, licencias especiales según art. 158 LCT, licencias parentales y justificativos de ausencias.
• Evaluaciones periódicas de desempeño: Formularios firmados, planes de mejora, objetivos y resultados, sea por competencias o por indicadores de gestión.
• Historial de capacitación y desarrollo: Certificados de cursos internos y externos, programas de mentoring, ruta de carrera y competencias adquiridas.
• Documentación disciplinaria: Notificaciones de incumplimiento, apercibimientos, suspensiones y descargos, siguiendo el procedimiento del art. 67 LCT.
• Comunicaciones formales: Circulares de cambios organizativos, modificaciones de condiciones laborales y cualquier nota con constancia de recepción.
• Documentación de egreso: Preaviso (art. 231 LCT), liquidación final, certificado de trabajo (art. 80 LCT), certificación de servicios y examen médico de egreso.

¿Cuál es la normativa legal aplicable al expediente del trabajador en Argentina?

El marco jurídico que regula los expedientes en Argentina se caracteriza por su complejidad y naturaleza multinivel, abarcando desde leyes nacionales hasta convenios sectoriales específicos. Esta red normativa confirma la intención protectoria del derecho laboral argentino y la importancia que el legislador ha otorgado a la documentación de la relación de trabajo:

• La obligación de mantener expedientes completos nace en la LCT 20.744, que impone llevar un libro especial rubricado (art. 52) y entregar certificaciones al finalizar el vínculo (art. 80). 
• La gestión de datos personales se rige por la Ley 25.326, mientras que la Resolución AFIP 3781/2015 digitalizó la registración de altas y bajas. 
• La Ley 25.506 de Firma Digital habilita expedientes íntegramente electrónicos con idéntica validez que el papel. 

En cada actividad, los convenios colectivos pueden sumar requisitos específicos; por eso, omitirlos equivale a quedar incompleto.

¿Cuáles son los beneficios de una correcta gestión del expediente del trabajador?

Antes de presentar los beneficios concretos, resulta útil subrayar que, en Argentina, el costo de la falta de documentación puede escalar hasta impactar un 30 % de la masa salarial en multas, sin contar indemnizaciones agravadas. Un expediente sólido, entonces, se transforma en escudo y en ventaja competitiva.

• Mitigación de riesgos jurídicos: Evidencia inmediata para acreditar registración, pagos y licencias ante inspecciones o juicios.
• Agilidad en la toma de decisiones: Información verificada y centralizada que respalda promociones, ajustes retributivos o reestructuraciones.
• Eficiencia administrativa: Reducción de hasta 25 % en tiempos de búsqueda documental cuando se emplean sistemas digitales integrados.
• Mejora del clima organizacional: Transparencia documental que fortalece la percepción de equidad y disminuye la conflictividad interna.
• Protección de datos sensibles: Procedimientos que evitan filtraciones y demandas por daño moral derivadas de violaciones a la privacidad.

¿Qué sucede en caso de pérdida o deterioro del expediente del trabajador?

La desaparición física o digital de expedientes es más que un incordio: abre la puerta a presunciones judiciales contrarias al empleador, expone a multas de la ARCA (ex AFIP) y obliga a reconstrucciones costosas basadas en trámites notariales, pedidos de duplicados y declaraciones juradas. 

El juez laboral suele interpretar la falta de documentación como indicio de incumplimiento y calcula indemnizaciones agravadas. La prevención, por tanto, pasa por respaldos digitales certificados y planes de contingencia claros.

¿Cómo los recursos humanos gestionan el expediente de los trabajadores?

En las organizaciones modernas, los recursos humanos evolucionan de guardián de archivos a gestor estratégico de información sensible. Para lograrlo, adopta plataformas de gestión documental (SAP SuccessFactors, Oracle HCM, soluciones locales) que integran flujos de aprobación, segmentan accesos y aplican firma digital. 

Asimismo, las auditorías internas periódicas verifican integridad y actualización conforme a la legislación cambiante. Todo esto requiere capacitación continua del equipo administrativo, protocolos de confidencialidad robustos y, cada vez más, tecnologías blockchain que garanticen inalterabilidad.

El expediente del trabajador constituye la bitácora jurídica, administrativa y estratégica que acompaña la vida laboral de cada persona empleada. Gestionarlo sin fisuras equivale a blindar a la organización frente a riesgos legales, optimizar decisiones de talento y construir relaciones laborales basadas en la confianza y la evidencia documental. 

En un entorno regulatorio tan fértil como el argentino, solo un expediente completo y protegido puede sostener la profesionalización de las relaciones de trabajo y reflejar, en definitiva, el compromiso corporativo con su recurso más valioso: el capital humano.