Consulta de expedientes: ¿Qué es? ¿Para qué sirve?

En la gestión diaria de cualquier empresa en Argentina, tarde o temprano nos topamos con la necesidad de consultar o manejar “expedientes”. Hablamos de esa recopilación de información y documentos, hoy mayormente digitales, que contienen datos clave sobre personas (empleados, candidatos, clientes) o sobre trámites propios de la compañía.

Es muy importante conocer de qué manera y en qué momento podremos tener acceso a esa información. Otro punto importante son las responsabilidades al manejar dichos datos. No es solo un tema administrativo; más bien involucra derechos protegidos por las leyes. Entre estos se destacan el acceso a la información y la protección de datos personales.

Entender las reglas de juego en esta materia es vital para operar correctamente, evitar riesgos legales y gestionar de forma ética y eficiente. Veamos los puntos esenciales desde nuestra perspectiva de gestión.

¿Qué implica la “consulta de expedientes” en la práctica empresarial?

Más allá de la definición formal, para una empresa, la consulta de expedientes suele significar acceder a información necesaria para tomar decisiones o cumplir procesos. Puede ser verificar datos de un candidato (siempre con su permiso), seguir un trámite administrativo ante un organismo público, o necesitar documentación para un proceso interno o judicial. 

Estos expedientes pueden ser de distinta naturaleza –los laborales que genera la propia empresa con la historia del empleado, los trámites administrativos ante el Estado, o incluso judiciales si la empresa es parte en un litigio– y contienen desde datos personales básicos hasta información muy específica del caso. La Ley de Protección de Datos Personales (N° 25.326) es el marco legal principal que regula cómo se manejan los datos de las personas en todos estos registros.

¿Para qué necesita una empresa o un gestor consultar expedientes?

Desde la perspectiva de la gestión empresarial en Argentina, consultar expedientes (ya sean internos, de trámites propios, o información específica de terceros obtenida legalmente y con consentimiento si aplica) no es una acción que se tome a la ligera o por simple curiosidad. Se vuelve una necesidad concreta ligada a la operatoria diaria, a la toma de decisiones informadas y, fundamentalmente, a la gestión de riesgos y al cumplimiento normativo. 

Los motivos suelen ser muy concretos y ligados a la operatoria:

• Verificar información: Antes de tomar decisiones importantes (una contratación, un ascenso, otorgar un beneficio) es crucial chequear que la información disponible sea correcta y esté actualizada. Poder consultar el expediente pertinente (sea interno o externo, si corresponde legalmente) permite hacer esta validación.
• Gestionar trámites y derechos: Muchas veces, para completar trámites de la empresa o incluso para facilitar que un empleado ejerza un derecho (como gestionar su jubilación), se necesita información específica que obra en algún expediente administrativo o previsional.
• Resolver disputas o reclamos: En situaciones de conflicto (interno, laboral, comercial), la información documentada en un expediente puede ser la prueba clave para entender qué pasó y respaldar la posición de la empresa o aclarar la situación con un empleado.

¿Cómo se accede en la práctica? El laberinto de trámites 

Acceder a un expediente no siempre es sencillo y depende de quién lo tenga. Las vías formales existen: presentar una nota, ir personalmente, o usar plataformas online como TAD para trámites con el Estado. Generalmente piden DNI y algún formulario. Los plazos legales para responder existen, pero la realidad argentina a veces impone sus propios tiempos.

Donde sí hay mecanismos más aceitados es en organismos de consulta masiva como ANSES o el IPS bonaerense, algo relevante porque nuestros empleados interactúan mucho con ellos:

• ANSES: Para una consulta de expedientes anses, la herramienta clave es el portal “Mi ANSES”. Ingresando con CUIL y Clave de la Seguridad Social (un trámite personal que a veces desde RRHH podemos orientar sobre cómo crear clave de seguridad social), la persona puede hacer la mi anses consulta de expediente y ver el estado de sus trámites (jubilación, pensiones, etc.). Intentar una consulta de expediente anses por dni sin clave usualmente solo da información muy general o pública.
• IPS (Prov. Buenos Aires): De forma similar, tienen en su web la opción de ips consulta de expedientes. Es particularmente útil la IPS consulta de expedientes jubilatorios para que los futuros jubilados bonaerenses sigan su trámite online.

¿Qué significa “expediente en trámite”?

Cuando un empleado nos dice que su trámite (jubilatorio, por ejemplo) está “en trámite”, simplemente significa que el organismo lo está procesando activamente. No está necesariamente parado, sino pasando por distintas etapas internas. Hay que tener paciencia y saber que el acceso a la información completa puede estar limitado hasta que avance o se resuelva.

¿Quién puede acceder a qué?

Aquí máxima atención: la regla de oro de la Ley 25.326 es que el titular de los datos es el dueño de su información y tiene derecho a acceder a ella. El acceso por parte de terceros (incluyendo empresas) es muy restringido y solo procede con orden judicial, consentimiento expreso del titular, o por representación legal. Que un organismo de control (ARCA, UIF, etc.) pueda acceder a cierta información en una fiscalización es una excepción legal específica, no una puerta abierta. Intentar acceder a datos personales sin causa legal o consentimiento es ilegal y riesgoso.

¿Por qué una empresa podría consultar algún expediente?

Desde la gestión, las razones válidas y legales para consultar información externa suelen ser:

• Verificación de datos de candidatos con su consentimiento: Chequear títulos, experiencia declarada, o habilitaciones profesionales si son requisito para el puesto y siempre pidiendo autorización firmada.
• Cumplimiento normativo: Ciertas actividades reguladas pueden exigir verificar registros públicos específicos antes de contratar.
• Gestión de riesgos: Para posiciones de alta sensibilidad (manejo de fondos, seguridad crítica), se pueden realizar verificaciones más profundas, siempre dentro de la ley y con transparencia hacia el candidato.

¿Cómo los recursos humanos gestionan la consulta de expedientes?

Para RRHH, manejar información y consultas de expedientes es una tarea de alta responsabilidad. La clave es actuar con rigurosidad y ética, cumpliendo siempre la Ley de Protección de Datos Personales. Esto implica:

1. Tener procedimientos claros: ¿Quién pide información? ¿Por qué? ¿Cómo se registra? ¿Cómo se guarda de forma segura? Debe estar definido.
2. Garantizar la Protección de Datos: Medidas de seguridad robustas, uso limitado de la información al fin específico, y destrucción segura cuando ya no se necesita.
3. Gestionar el Consentimiento Informado: Nunca realizar una consulta sobre datos personales de alguien (candidato o empleado) sin su consentimiento previo, explícito e informado sobre qué se busca y para qué. Es un requisito legal y ético ineludible.
4. Facilitar el Acceso del Empleado: Ayudar a los empleados a obtener su propia información cuando la necesitan para trámites (ej: certificados de servicios).

Saber cómo funciona la consulta de expedientes en Argentina es importante. De hecho, es un derecho ciudadano para acceder a la información propia, pero también implica una enorme responsabilidad para las empresas y áreas de RRHH en cuanto al manejo ético y legal de los datos personales. Así, el desafío es encontrar el equilibrio: obtener la información necesaria para la gestión, pero siempre respetando la privacidad y cumpliendo la normativa vigente. Una gestión descuidada en este punto puede traer serios problemas legales y reputacionales.