Facturación: ¿Qué es? ¿Cómo se realiza?

La facturación, en tanto registro formal de las transacciones comerciales, ha evolucionado desde el asiento manual de información hasta la facturación electrónica actual. En Argentina, es un requisito legal y una herramienta que ayuda a mejorar la gestión contable y empresarial.

Los primeros registros comerciales tienen su origen en miles de años atrás. Han, evolucionado desde tablillas de arcilla y papiros hasta libros contables y recibos manuscritos. Con el crecimiento del uso de computadoras, la facturación digital tomó un importante impulso. Finalmente, llegó el turno de la facturación electrónica, promovida por la ex-AFIP (hoy ARCA) en Argentina.

Hoy, la facturación es la base de cómo se manejan las cuentas en cualquier empresa. Es lo que nos pide la ley para estar al día con los impuestos y una herramienta fundamental para la gestión en Argentina, donde la AFIP (ARCA) está siempre atenta a cómo facturamos.

Vamos a meternos un poco más en detalle para entender bien qué es la facturación, qué tipos hay, para qué sirve y qué beneficios trae. Y también vamos a ver qué rol juega la gente de recursos humanos y la gestión en general.

¿Qué es concretamente la facturación?

La facturación es un proceso central en cualquier negocio. Es la forma oficial de dejar constancia de que se vendió algo o se prestó un servicio. No es solo emitir un papel o un archivo; implica todo el circuito: emitir el comprobante, registrarlo y asegurarse de cobrarlo. Es lo que le da validez a la operación entre quien vende y quien compra.

Los distintos tipos de comprobantes

Hoy en día, la que manda es la factura electrónica (lo que técnicamente llamamos Comprobantes Fiscales Electrónicos o CFE). Para la mayoría, es obligatoria. La AFIP (ARCA) es quien regula todo el sistema y nos da las herramientas para poder implementarlo.

Aunque la factura electrónica sea la regla general, hay casos muy puntuales donde todavía se puede usar la factura en papel. Además, para las ventas al consumidor final, usamos los tickets, que son comprobantes más sencillos con la información básica de la compra.

¿Para qué nos sirve tener todo en regla con la facturación?

La facturación es una herramienta fundamental para la gestión de cualquier empresa. Cumple una variedad de funciones importantes, que van más allá de solo registrar una venta. Cuando emitimos facturas, podemos llevar los procesos de la empresa de una manera mucho más controlada:

• Para tener las cuentas claras: Registramos con precisión cada ingreso y cada gasto. Así es más fácil seguir la plata que nos deben y la que debemos pagar. Y con esa información, podemos armar los balances y los estados financieros.
• Para cumplir con el fisco: Es lo que nos pide ARCA para estar al día. Así demostramos que pagamos impuestos como el IVA e Ingresos Brutos y podemos justificar las deducciones de gastos cuando hacemos las declaraciones juradas.
• En la relación con los clientes: La factura formaliza la venta entre nosotros y el cliente. Sirve como prueba legal si hay algún problema o reclamo, y genera confianza y transparencia en las operaciones.
• Para tomar decisiones inteligentes: Analizando las facturas, podemos ver qué se vende más, qué es más rentable y otras cosas importantes del negocio. Así podemos identificar tendencias y tomar decisiones estratégicas con información real.

¿Por qué es una obligación facturar?

En el mundo de los negocios, facturar no es algo opcional para la mayoría; es una obligación que nos marca la ley en Argentina.

• Lo exige la ex-AFIP (ARCA): Por cada venta de un producto o servicio, tenemos que emitir un comprobante fiscal (factura o un documento que sirva igual). Si no lo hacemos, podemos recibir sanciones y multas. La ley nos dice qué tipo de comprobante tenemos que usar según quiénes somos y qué operación hicimos.
• Protege al que compra: La factura es el respaldo de la operación. Le permite al comprador reclamar si algo no está bien, si necesita una garantía o si quiere devolver algo. También sirve como prueba legal ante cualquier problema y facilita saber quiénes estuvieron involucrados en la operación.
• Genera transparencia: Facturar hace que las operaciones comerciales sean más claras. Ayuda a ARCA a controlar los impuestos y a que no haya tanta evasión. A las empresas, les permite llevar un mejor control de la plata que entra y sale.

¿Qué beneficios concretos nos trae una buena facturación?

Llevar la facturación al día y de forma correcta no es solo cumplir con la ley; también trae una variedad de beneficios para la empresa, ayudando a que esté más organizada, sea más eficiente y pueda crecer mejor. Algunas de las ventajas principales son:

• Orden en las cuentas: Simplifica el registro de la plata que entra y sale, lo que nos permite seguir de cerca todas las transacciones. Facilita la conciliación bancaria y encontrar errores si los hay. Y agiliza la preparación de balances, dándonos una visión clara de cómo está la empresa económicamente.
• Control del stock: Nos permite saber qué productos o servicios vendimos. Así podemos controlar el inventario, evitar quedarnos sin stock, tener de más o que se nos pierdan cosas. También nos ayuda a planificar mejor las compras y la producción.
• Mejores decisiones: Nos da información valiosa sobre las ventas, la rentabilidad, qué es lo que más se vende, etc. Con eso podemos analizar la situación y tomar decisiones estratégicas, como fijar precios, planificar campañas de marketing o pensar en expandir el negocio. También nos ayuda a ver dónde podemos mejorar y usar mejor los recursos.
• Cumplimiento legal sin problemas: Nos aseguramos de cumplir con todo lo que pide la AFIP (ARCA) en cuanto a facturación. Así evitamos multas, sanciones y otros problemas legales, y mostramos que somos una empresa seria y transparente.

¿Cómo se hace el proceso de facturación en general?

El circuito de la facturación, si bien puede tener sus matices según el rubro y lo que se venda, generalmente sigue algunos pasos clave para que quede todo asentado y estemos al día con las normas. Desde que preparamos la factura hasta que vemos la plata en la cuenta, cada etapa requiere su cuidado para que las operaciones sean transparentes y ordenadas.

1. Primero, emitimos la factura: Acá es donde volcamos los datos de quién vende y quién compra, qué se compró (bien o servicio), los precios unitarios, las cantidades, los impuestos que correspondan (IVA, Ingresos Brutos, etc.) y el monto final. Si es electrónica, usamos un software autorizado por la AFIP, como ya sabemos.
2. Después, la registramos en la contabilidad: Esa factura va directo al sistema contable de la empresa, generando los movimientos necesarios.
3. Luego, se la mandamos al cliente: Hoy en día, lo más común para las electrónicas es el mail, pero también se puede usar el correo de toda la vida o entregarla personalmente.
4. Y finalmente, cobramos la factura: El cliente abona por transferencia, con tarjeta, en efectivo, o como se haya acordado..

¿Qué datos no pueden faltar en una factura?

Para que una factura sea válida y cumpla con lo que pide la ley, tiene que tener una serie de datos importantes que identifican a las partes, detallan la operación y permiten que el fisco la controle. Estos datos suelen estar en tres partes: la cabecera, el cuerpo y el pie.

Cabecera

• Datos de quien vende:
  • Nombre completo o razón social.
  • CUIT (Clave Única de Identificación Tributaria).
  • Dónde está el domicilio fiscal.
  • Cómo está inscripto en el IVA (Responsable Inscripto, Monotributista, etc.).
  • El número del punto de venta.
• Datos de quien compra (el cliente):
  • Nombre completo o razón social.
  • CUIT, CUIL o CDI, según corresponda.
  • Dónde vive o dónde está su domicilio.
  • Cómo está inscripto en el IVA (si corresponde).

Cuerpo

• Descripción detallada de lo que se vendió o del servicio que se prestó.
• Cantidad de unidades vendidas o del servicio.
• Precio por unidad de cada cosa.
• Los importes parciales y si hubo algún descuento.
• Las alícuotas de los impuestos que se aplicaron (IVA, Ingresos Brutos, etc.) y cuánto es de cada uno.

Pie

• El total bruto de la operación.
• El importe total de los impuestos.
• El total neto que tiene que pagar el cliente.
• La forma en que se pagó.
• La fecha en que se emitió la factura.
• El número de la factura (tiene que ser único y seguir un orden).
• El Código de Autorización Electrónica (CAE) si es una factura electrónica.

¿En qué consiste la facturación de una empresa?

La facturación de una empresa es un proceso clave que abarca varios aspectos y puede ser más o menos complejo según el tamaño de la empresa, a qué se dedica y qué tipo de operaciones hace. En Argentina, la AFIP (ARCA) regula todo el sistema, y la factura electrónica es el centro de todo.

• Facturación electrónica: Es obligatoria para casi todos. Se hace con un software de facturación que la AFIP aprueba para generar los Comprobantes Fiscales Electrónicos (CFE). Necesitamos un certificado digital para que los comprobantes sean auténticos. Tiene muchas ventajas: es más fácil administrativamente, ahorramos papel, es más seguro y hay menos errores. Hay distintos tipos de CFE (facturas A, B, C, notas de crédito y débito) que se usan según la operación y cómo están inscriptos en el fisco quien vende y quien compra.
• Facturación simplificada: Es para los más chicos, como los monotributistas. Pueden emitir comprobantes más sencillos, como las Facturas C o recibos. En algunos casos, no necesitan usar un software de facturación. Pero tienen límites en cuanto al monto de las operaciones.
• Facturación de exportación e importación: Se aplica cuando compramos o vendemos cosas con gente de otros países. Necesita documentos especiales, como facturas de exportación (en dólares) y declaraciones de aduana. También hay que cumplir con las reglas de aduana y las normas de comercio internacional.

¿Qué rol juegan los recursos humanos frente a la facturación?

El rol de recursos humanos en los procesos de facturación suele ser más significativo de lo que comúnmente se percibe, especialmente en organizaciones donde la prestación de servicios es central o la plantilla tiene una dimensión considerable. En estos escenarios, RRHH asume responsabilidades importantes que van desde la gestión de información crítica y la supervisión de costos asociados al personal, hasta la necesaria instrucción de los empleados sobre los procedimientos internos relevantes.

Responsabilidades de recursos humanos

• Consideremos, por ejemplo, las empresas cuyo modelo de negocio se basa en servicios profesionales. Aquí, la participación de recursos humanos es frecuentemente activa en la preparación de la documentación soporte para la facturación. Esto implica recopilar, analizar y validar los registros de tiempo que cada empleado dedica a los distintos proyectos, asegurando la precisión de estos datos antes de que pasen al área administrativa para la emisión de las facturas correspondientes. 
• Asimismo, la gestión de facturas de proveedores vinculados a la administración de personal recae habitualmente en RRHH. Hablamos de agencias de selección, consultoras de capacitación, o plataformas tecnológicas de gestión de talento, entre otros. La tarea implica verificar la conformidad de los montos facturados, confirmar la correcta prestación de los servicios contratados y procesar los pagos. Una gestión eficiente aquí es clave para mantener relaciones sólidas y productivas con estos colaboradores externos.
• Adicionalmente, una función esencial de recursos humanos es comunicar y capacitar a los empleados respecto a la facturación y los protocolos internos relacionados. Esto abarca desde la explicación del proceso de emisión de recibos de sueldo hasta las directrices para la gestión de viáticos y la importancia de conservar adecuadamente los comprobantes de gastos para su rendición. Un equipo bien informado sobre estos aspectos contribuye directamente a una gestión más eficiente y transparente de los recursos de la empresa.

En definitiva, la facturación es una herramienta muy relevante en la Argentina de hoy. Su correcta utilización permite un control riguroso de las finanzas y el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Además, nos da información valiosa para fundamentar las futuras decisiones estratégicas. La facturación electrónica optimiza tiempos y procesos, reduciendo costos operativos y fortaleciendo la seguridad. 

A pesar de esto, es importante ser conscientes de que un sistema de facturación fuerte y bien administrado resulta en mucho más que la prevención de sanciones. Refleja el compromiso de la organización con una correcta gestión de su capital humano, lo cual se traduce en una buena reputación y en la confianza de sus stakeholders. Para la dirección y RRHH, asegurar esta solidez es parte integral de una buena gobernanza corporativa.