Matriz RACI: ¿Para qué sirve? ¿Cómo hacerla?

En el día a día de una empresa, no siempre está claro quién tiene que hacer qué, ni mucho menos quién debe rendir cuentas cuando algo sale bien… o no tanto. En medio de esa confusión, hay una herramienta que ha ido ganando terreno en el mundo organizacional chileno: la matriz RACI. ¿Por qué? Porque ayuda a ordenar la casa. Literalmente.

Este modelo ha demostrado ser clave cuando se trata de coordinar equipos, establecer reglas claras del juego y evitar ese clásico “yo pensé que lo hacía otro”. Desde recursos humanos, su uso cobra aún más valor: permite destrabar cuellos de botella, alinear expectativas y fomentar un trabajo más colaborativo, todo sin perder de vista la rendición de cuentas. En este artículo, desmenuzamos cómo funciona, por qué vale la pena integrarla en la gestión y qué tener en cuenta si se quiere aplicar en Chile con buenos resultados.

¿Qué es una matriz RACI?

Puede sonar técnico, pero en la práctica, se trata de una hoja de ruta clara para saber quién hace qué. La matriz RACI es un modelo de gestión que distribuye roles dentro de un proyecto o proceso y ordena la forma en que las personas se relacionan con una tarea.

Este modelo organiza las responsabilidades bajo cuatro roles distintos:

• Responsable (Responsible): Es quien toma acción directa: la persona o equipo que se arremanga y ejecuta.
• Aprobador (Accountable): Acá está el que firma al final del día. No necesariamente hace, pero sí responde por el resultado.
• Consultado (Consulted): Son las personas clave que hay que considerar antes de decidir algo. No se mueven fichas sin escucharlas.
• Informado (Informed): Quienes deben estar al tanto del avance o de los resultados, aunque no participen directamente.

Lo interesante de esta lógica es cómo aterriza un tema tan sensible como la rendición de cuentas. Porque una cosa es hacer, y otra muy distinta es hacerse cargo del resultado. La matriz ayuda a dejar eso cristalino. Al aplicarla, se eliminan las ambigüedades, se facilita la comunicación y se potencia el trabajo en equipo sin pisarse los pies.

¿Para qué sirve la matriz RACI?

Más allá de su apariencia ordenada, esta herramienta tiene aplicaciones bastante concretas en la gestión de personas y proyectos. Y en entornos laborales donde a veces lo urgente se come lo importante, tener roles claros puede marcar la diferencia.

Roles definidos, sin dobles lecturas

Cada persona sabe qué le toca y qué no. Se reduce la clásica sobrecarga por asumir lo que otros también creen que deben hacer.

Comunicación más efectiva

Al establecer quién consulta y a quién se informa, se evitan esos correos eternos donde nadie sabe si debe responder o solo leer.

Mejor uso del tiempo

Evita repetir tareas o dejarlas en el aire. Eso se traduce en menos desgaste y más foco.

Aumenta la responsabilidad

Queda claro quién rinde cuentas. Eso genera compromiso y también permite medir con justicia el desempeño.

Agiliza decisiones

Cuando está claro quién aprueba y quién aporta mirada técnica, las decisiones fluyen sin trabarse en burocracia.

Mejora los procesos

Permite identificar tareas mal asignadas o puntos ciegos en la operación, lo que se traduce en mejoras concretas.

Se adapta al cambio

En contextos donde hay reestructuración o crecimiento rápido, esta herramienta facilita redistribuir tareas sin que el sistema colapse.

Para las áreas de RRHH, aplicar la matriz RACI es una forma estratégica de profesionalizar la gestión, especialmente cuando se trata de procesos transversales que requieren coordinación fina entre varios equipos.

¿Cómo se ocupa la matriz RACI en Chile?

Aunque suena global, su implementación en Chile tiene matices propios. El nivel de jerarquía, la informalidad en ciertos equipos o incluso la cultura organizacional pueden modificar cómo se aplica esta herramienta.

Lo cierto es que en industrias como la minería, la banca, el retail o el mundo público, ya se está usando. ¿Cómo? Algunos parten con planillas Excel bastante estructuradas; otros prefieren soluciones como Trello, Asana o Jira, que permiten visualizar en tiempo real quién está haciendo qué.

Pero no todo es plug and play. En muchas empresas chilenas, especialmente en las más tradicionales, la toma de decisiones sigue estando muy centralizada. Por eso, adaptar la matriz RACI a ese contexto exige algo más que técnica: hay que entender cómo fluye (o no) la información en la organización. De lo contrario, se corre el riesgo de tener una matriz preciosa en papel… pero desconectada de la realidad.

Desde recursos humanos, es clave acompañar esa implementación, generar conversaciones y asegurarse de que los roles asignados no choquen con estructuras de poder ya establecidas. Porque si no se hace con cabeza y con empatía, puede terminar generando más resistencia que claridad.

¿Cuál es el objetivo de la matriz RACI?

En simple, lo que busca esta herramienta es que nadie ande dando vueltas sin saber qué le toca. La matriz RACI ayuda a que cada persona dentro de un proyecto tenga claro qué rol cumple, cómo se conecta con el resto del equipo y a quién recurrir cuando hay que mover algo o tomar decisiones. Que no queden dudas, ni zonas grises.

Más allá de lo metodológico, esto tiene impactos reales en la operación:

Se asignan responsabilidades sin confusión

Cada tarea tiene un ejecutor claro y una figura que responde por el resultado. Evita ese clásico “yo pensé que lo veías tú”.

Se evitan duplicaciones o vacíos

Las tareas no quedan en el limbo ni se repiten innecesariamente. Todo tiene dueño, y se nota.

Favorece el trabajo en equipo

Al visibilizar cómo se conecta cada rol con el resto, se refuerza la coordinación y se baja la competencia interna.

Las decisiones se toman con criterio

Al definir quién consulta y a quién se informa, se mejora la calidad de las decisiones y se evita que queden a la deriva.

Ayuda a hacer seguimiento real

La matriz es un buen mapa para monitorear el avance de las tareas. Permite saber si algo se estancó y por qué.

Sube la vara en la calidad

Con roles claros, el margen de error baja y el resultado final mejora. Y eso se nota en la experiencia del cliente o usuario.

Aumenta la probabilidad de éxito

Proyectos bien coordinados y con cuentas claras tienen más chances de llegar a puerto, en tiempo y con buen nivel.

¿Cómo hacer una matriz RACI?

Armar una matriz RACI no es simplemente completar una tabla; es un ejercicio estratégico que ayuda a ordenar el juego dentro de los equipos. Cuando se hace bien, mejora los flujos de comunicación, reduce los roces innecesarios y clarifica con precisión quién debe actuar y quién solo tiene que estar al tanto. Para que realmente funcione en el contexto laboral chileno, vale la pena seguir ciertos pasos que aterrizan el proceso.

Paso 1: Identificar las tareas o actividades clave del proyecto o proceso

Antes de hablar de responsabilidades, hay que tener claridad sobre qué se va a hacer exactamente. Eso implica desmenuzar el proyecto en actividades concretas. No se trata de microgestión, pero sí de bajar a tierra lo suficiente como para que no queden espacios grises.

Acá ayuda mucho mirar el objetivo completo del proyecto y dividirlo por etapas o hitos. Luego, hay que detectar cuáles son las tareas que requieren coordinación y control. Herramientas como Trello, Excel o plataformas de gestión pueden facilitar este orden, aunque lo importante sigue siendo el criterio y el conocimiento del terreno.

Paso 2: Identificar los roles o personas involucradas en el proyecto o proceso

Ya con las tareas claras, viene la parte humana: ¿quiénes están en esto? Y más importante aún, ¿qué rol cumple cada uno? Conviene definir funciones, no nombres propios. Es decir, pensar en “jefe de proyecto”, “analista”, “coordinador de RRHH”, y no en “Carlos” o “María”. Eso hace que la matriz sea más flexible y sirva para más de un proyecto.

En esta etapa, es clave tener claro el nivel de decisión y de ejecución que tiene cada persona. Y por sobre todo, asegurarse de que cada tarea tenga al menos alguien que responda por ella.

Paso 3: Crear una tabla o matriz con las tareas/actividades en las filas y los roles/personas en las columnas

La parte más visible del proceso es, justamente, la matriz. Lo ideal es que sea fácil de leer y entender. Las tareas van en las filas, los roles en las columnas, y en el cruce de ambos se marca el tipo de participación.

Usar herramientas como Google Sheets o incluso soluciones más visuales como Monday.com o Asana ayuda bastante. Lo importante es que sea clara, ordenada y útil. Si la tabla termina pareciendo un jeroglífico, pierde sentido.

Paso 4: Asignar un valor RACI (R, A, C, I) a cada celda de la matriz

Aquí es donde se define quién hace qué, pero también quién toma decisiones, a quién hay que consultar y quién solo debe estar informado. Cada letra del acrónimo tiene un peso específico.

R es quien ejecuta. A es quien aprueba y responde por el resultado. C es quien debe ser escuchado antes de actuar. I es quien necesita estar al tanto, aunque no se meta directamente.

No es buena idea que alguien sea Responsable y Aprobador a la vez, salvo en equipos muy chicos. También hay que cuidar que no haya demasiados Consultados o Informados por tarea; se vuelve inmanejable.

Paso 5: Revisar y validar la matriz con los miembros del equipo y los stakeholders

Antes de empezar a usarla, hay que asegurarse de que todos estén de acuerdo con cómo se repartió la pega. Este paso se suele saltar, y después vienen los reclamos.

Es necesario revisar que cada tarea tenga quien la haga y quien la apruebe, que no haya sobrecargas evidentes y que nadie esté asignado a tareas donde no tiene injerencia real. Esta revisión, aunque toma tiempo, evita problemas más adelante.

Paso 6: Comunicar la matriz RACI a todos los involucrados y asegurarse de que comprendan sus roles y responsabilidades

La matriz no puede quedarse en una presentación o en un Excel guardado en Drive. Hay que explicarla, discutirla y asegurarse de que todos sepan interpretarla.

Idealmente, se presenta en reunión, se resuelven dudas y se deja claro el alcance de cada letra del modelo. Que nadie salga diciendo “no sabía que me tocaba eso”. La matriz es solo útil si se entiende y se usa.

Paso 7: Mantener la matriz RACI actualizada a lo largo del proyecto o proceso

Todo proyecto cambia, y con él, las personas o funciones asignadas. Por eso, la matriz RACI no es un documento estático. Requiere revisión, ajustes y seguimiento.

Cada vez que se suman tareas, se modifica el equipo o se avanza de fase, hay que revisar si la matriz sigue representando la realidad. Y si hay cambios, deben comunicarse claramente, no solo entre jefaturas, sino con todos los involucrados.

Consejos y buenas prácticas para crear una matriz RACI efectiva

No basta con armar una matriz ordenada en una planilla y darla por hecha. Para que realmente funcione y aporte valor en la gestión diaria, hay ciertos principios que conviene tener a la vista. Son detalles, sí, pero hacen toda la diferencia entre una herramienta útil y un documento decorativo. A continuación, algunas claves que pueden marcar el rumbo:

Involucrar al equipo desde el inicio

Cuando quienes participan en el proyecto se sienten parte del proceso de construcción de la matriz, no solo hay mayor compromiso, también se minimizan errores. La mirada colectiva permite detectar omisiones, solapamientos o roles mal asignados antes de que se conviertan en un problema.

Usar un lenguaje claro y directo

Las tareas deben estar descritas con precisión. Expresiones vagas como “coordinar proceso” o “gestionar área” generan más dudas que certezas. Mientras más claro el lenguaje, más efectiva será la matriz al momento de ejecutar.

Definir un ejecutor y un aprobador por tarea

Cada actividad debería tener, al menos, una persona que la ejecute y otra que asuma la responsabilidad final. No es sano ni productivo que alguien cargue con todo. Distribuir bien los roles previene cuellos de botella y reduce el desgaste operativo.

Considerar jerarquía y experiencia al asignar responsabilidades

Asignar funciones sin mirar la experiencia o autoridad de quien las asume puede llevar a decisiones mal tomadas o a procesos que se entrampan. Es clave aplicar criterio organizacional y reconocer la estructura del equipo.

Adaptar la matriz a la realidad del equipo

Una matriz demasiado rígida puede terminar siendo inútil. No se trata de cumplir un formato, sino de que realmente ayude a ordenar el trabajo. Si la realidad cambia, la matriz también debe cambiar.

Al incorporar estas prácticas, la matriz RACI deja de ser una simple herramienta administrativa para convertirse en un instrumento concreto de gestión, alineación y avance dentro de cualquier proyecto o proceso organizacional

¿Cómo aplicar la matriz RACI en la gestión de recursos humanos en Chile?

En el mundo de recursos humanos, donde los procesos suelen ser transversales y con múltiples actores, tener una estructura clara de responsabilidades no es un lujo: es una necesidad. Y ahí es donde la matriz RACI se vuelve especialmente útil.

Adaptarla al contexto chileno implica, por un lado, respetar las particularidades culturales y, por otro, conocer bien los procesos internos y normativos. No se trata solo de copiar un modelo internacional, sino de traducirlo a las dinámicas locales de cada organización.

¿Qué aplicaciones tiene la matriz RACI en diferentes áreas de RRHH?

La matriz RACI también hace la diferencia en el día a día de recursos humanos. Ayuda a ordenar las tareas, evitar que se pisen roles y dejar claro quién hace qué. Acá van algunos ejemplos bien concretos en el contexto chileno:

Reclutamiento y selección

Esta herramienta permite ordenar cada etapa del proceso, desde la publicación del aviso y el filtrado de currículums hasta la entrevista y la decisión final. Se evitan así los clásicos enredos donde dos personas hacen lo mismo… o nadie lo hace.

Onboarding

Al momento de incorporar a alguien nuevo, la matriz ayuda a definir quién se encarga de la capacitación inicial, quién entrega los materiales y quién acompaña durante el periodo de adaptación. Todo queda más claro y fluido.

Capacitación y desarrollo

La matriz establece roles precisos para diseñar el programa formativo, ejecutarlo y evaluarlo. Eso permite articular el trabajo entre instructores, supervisores y quienes participan, sin solapamientos ni puntos ciegos.

Evaluación del desempeño

Es clave para dejar claro quién recopila la información, quién entrega retroalimentación y quién toma decisiones sobre ascensos o ajustes. La herramienta aporta orden y hace que el proceso sea más justo y transparente.

Gestión de proyectos de RRHH

Ya sea al implementar un nuevo software o rediseñar el área, la matriz facilita saber quién está a cargo de qué en cada etapa. Se convierte en una guía que acompaña todo el proyecto, desde el inicio hasta el cierre.

Administración de beneficios

Cuando se trata de gestionar seguros, fondos de pensión u otros beneficios, permite definir responsabilidades y asegurar una comunicación clara con el equipo. Así se evitan malentendidos y se mejora la experiencia de las y los trabajadores.

Terminación de contrato

En los procesos de desvinculación, ayuda a ordenar cada paso: desde el cálculo y entrega del finiquito hasta la comunicación formal, la devolución de equipos y el cierre administrativo. Todo se maneja de manera más profesional y respetuosa.

¿Cuáles son los beneficios de usar la matriz RACI en RRHH?

El impacto no es menor. Desde el momento en que se clarifican los roles en recursos humanos, se notan mejoras en la coordinación. Cada integrante sabe lo que tiene que hacer y también lo que no le corresponde, lo que reduce tensiones innecesarias.

Se bajan los errores y las omisiones. Hay menos cosas que se “quedan en el aire”. La productividad aumenta porque se evita la duplicación de esfuerzos y se gana en eficiencia. Incluso la percepción del equipo mejora: los trabajadores valoran cuando el área de RRHH actúa con claridad y coherencia, lo que fortalece la confianza interna.

¿Qué desafíos considerar al implementar la matriz RACI en Chile?

No todo es automático. En Chile, como en otros países, introducir una herramienta nueva puede generar resistencias. Algunas personas pueden verla como una amenaza o como burocracia innecesaria. Por eso, es fundamental una buena estrategia de comunicación.

Además, no todas las organizaciones están acostumbradas a trabajar con una lógica tan estructurada. En empresas donde priman las relaciones informales o los liderazgos verticales, puede costar más alinear a los equipos. Ahí, el desafío es ajustar la matriz sin forzar el cambio cultural.

Capacitar a los equipos es otro punto clave. No basta con enviar la matriz por correo. Hay que enseñar a leerla, usarla y actualizarla. Porque si no se actualiza, pierde vigencia. Y si no se entiende, se vuelve decorativa.

La matriz RACI, bien implementada, puede marcar un antes y un después en la gestión de recursos humanos. Pero para lograrlo, hay que hacer el trabajo de fondo: adaptar, capacitar y mantener el modelo vivo. Para quienes lideran equipos en Chile, sobre todo desde recursos humanos, es una herramienta potente para ordenar, coordinar y avanzar con claridad.