Organigrama: ¿Qué es? ¿Cómo se elabora?

Hoy en día, comprender cómo se organiza internamente una empresa no tiene que ver solo con mantener el orden. También es una cuestión estratégica. En ese marco, el organigrama juega un papel que va más allá de lo visual: permite entender de un vistazo cómo está distribuida la toma de decisiones, qué equipos responden a quién, y cómo se conecta todo el funcionamiento interno. No estamos hablando de un simple cuadro decorativo pegado en la oficina. Cuando está bien hecho, se transforma en una herramienta concreta para destrabar comunicaciones, agilizar flujos de trabajo y facilitar decisiones más informadas.

En el escenario empresarial chileno (donde conviven startups en plena expansión con empresas ya consolidadas) el uso del organigrama se ha vuelto parte del día a día. Más que una formalidad, es una forma práctica de dejar en claro funciones, jerarquías y relaciones laborales, lo que se traduce en una gestión más clara y eficiente. Por eso, entender sus diferentes formas y cómo usarlas no es solo teoría de manual: puede influir directamente en cómo una organización se adapta frente a nuevos desafíos.

A continuación, una guía pensada desde la experiencia local para abordar este tema con los pies en la tierra, considerando cómo operan realmente las empresas en Chile hoy.

¿Qué es un organigrama?

Si hubiese que explicarlo de forma sencilla, el organigrama vendría siendo algo así como el mapa interno de una empresa. No se queda solo en mostrar quién está por sobre quién; también permite entender cómo se reparten las áreas, cómo se conforman los equipos y por dónde circulan las responsabilidades.

Con solo echarle un vistazo, ya se pueden identificar relaciones de dependencia entre cargos, ver con claridad qué función cumple cada puesto e incluso notar posibles trabas en la gestión del día a día. Por eso no es solo un gráfico decorativo: se convierte en una herramienta bien útil, tanto para quienes están a cargo de recursos humanos como para quienes tienen que tomar decisiones estratégicas sobre cómo se organiza el negocio.

¿Cuál es la función de un organigrama?

La utilidad del organigrama dentro de la empresa va bastante más allá de lo meramente gráfico. En la práctica, cumple múltiples funciones que impactan directamente en la operación diaria y la planificación a mediano plazo.

• Dar claridad sobre la estructura interna: Ayuda a que cada persona tenga claro cuál es su lugar dentro de la empresa. Eso no solo ordena el panorama, sino que también aporta transparencia y construye confianza hacia adentro.

• Evitar enredos jerárquicos: Cuando se sabe exactamente quién le reporta a quién, se minimizan malentendidos, se mejora la rendición de cuentas y se agiliza la toma de decisiones, sin vueltas innecesarias.

• Distribuir responsabilidades con sentido: Permite visualizar cómo se relacionan las distintas áreas, detectar si hay funciones que se pisan entre sí y ver dónde convendría hacer ajustes para que todo fluya mejor.

• Apoyar la gestión operativa del día a día: Sirve para asignar tareas con más precisión, evitar que dos equipos hagan lo mismo sin saberlo y lograr una coordinación más fina entre departamentos.

• Facilitar la entrada de nuevos integrantes: Para quienes se incorporan a la empresa, tener a mano un organigrama es como contar con un mapa que los orienta desde el primer día. Les permite entender rápido cómo está armado todo.

• Sostener procesos de cambio o expansión: Cuando una empresa crece, cambia de estructura o redefine su estrategia, el organigrama puede adaptarse para reflejar esos movimientos y acompañar el nuevo rumbo.

• Tomar decisiones más informadas: Tener una visión clara de la estructura interna ayuda a quienes están al mando a evaluar escenarios, reorganizar equipos o reasignar recursos con datos reales sobre la mesa.

¿Qué características debe tener un organigrama?

No cualquier dibujo sirve. Para que un organigrama cumpla su función, tiene que estar bien armado. ¿Qué significa eso en concreto?

• Claridad ante todo: Debe ser entendible a simple vista. Si hay que explicarlo demasiado, algo anda mal.

• Información confiable: Lo que muestra tiene que ser real. Nada de estructuras ideales o cargos que ya no existen.

• Actualización frecuente: Las empresas cambian todo el tiempo. Si el organigrama no se revisa, termina desactualizado y pierde valor.

• Diseño simple: Mejor mantenerlo limpio que sobrecargarlo con datos que nadie va a mirar.

• Consistencia visual: Es importante que mantenga una estética coherente, con símbolos o formatos similares que faciliten su lectura en todos los niveles.

¿Qué tipos de organigramas existen?

No todas las empresas funcionan igual, por eso tampoco hay un solo tipo de organigrama. La elección depende del estilo de gestión, la complejidad de la organización y lo que se busca destacar.

Su forma:

• El vertical es el más clásico, con la jerarquía de arriba hacia abajo.

• El horizontal pone las áreas en línea, útil para equipos más colaborativos.

• El circular destaca al liderazgo en el centro, con los demás niveles rodeándolo.

• El mixto combina varias formas para adaptarse a estructuras más enredadas.

Su alcance:

• El microadministrativo se enfoca en una sola empresa.

• El macroadministrativo muestra la estructura de un grupo de empresas o una red institucional.

• El mesoadministrativo va al detalle de una unidad específica dentro de una organización más grande.

El nivel de detalle:

• El analítico incluye información precisa sobre cada unidad, muy útil para gestión.

• El informativo es más general, ideal para presentaciones o públicos externos.

¿Cómo se elabora un organigrama?

No es solo cuestión de abrir un programa y empezar a dibujar. Armar un buen organigrama requiere un poco de estrategia y orden.

1. Definir la estructura: Antes de cualquier cosa, hay que tener clara la lógica de funcionamiento de la empresa: jerarquías, áreas, líneas de reporte.

2. Listar cargos y funciones: Identificar todos los puestos existentes y sus responsabilidades concretas.

3. Establecer relaciones claras: Determinar cómo se conectan los equipos, tanto vertical como horizontalmente.

4. Usar herramientas adecuadas: Hay software que facilita mucho el trabajo: desde los más técnicos como Visio o Lucidchart hasta opciones más visuales como Canva.

5. Revisar y ajustar: Un organigrama no es una foto fija. Requiere mantenimiento. Si se deja estar, rápidamente se vuelve obsoleto.

¿Cuáles son los elementos de un organigrama?

A simple vista puede parecer solo un conjunto de cajas y líneas, pero cada uno de esos elementos tiene una función precisa.

• Cuadros o rectángulos: Representan los cargos o áreas. Dentro va el nombre del puesto o del departamento.

• Líneas de conexión: Muestran las relaciones de reporte o colaboración. Pueden ser verticales, si se trata de jerarquía, u horizontales, si indican interacción entre pares.

• Títulos o etiquetas: Ayudan a identificar con claridad cada unidad o cargo. Fundamental para que no haya confusiones.

• Nombres de personas: A veces se incluyen los nombres de quienes ocupan los cargos. Esto puede ser útil para empresas más pequeñas o en procesos de onboarding.

• Símbolos visuales: Algunos organigramas usan colores, íconos o tipos de línea para mostrar distintos niveles de autoridad, funciones o vínculos más informales.

Bien combinados, todos estos elementos permiten que la estructura de una organización se vea de manera simple y ordenada, sin dejar de lado los matices que la vuelven única.

¿Cómo se divide un organigrama de una empresa?

Un organigrama refleja cómo se estructura internamente una organización, y suele dividirse en tres niveles que representan distintos tipos de responsabilidades:

• Nivel estratégico:

• • • Corresponde a la alta dirección: gerencia general, presidencia y directorio.

    • Define el rumbo de la empresa: visión, misión y grandes lineamientos.

    • Sus decisiones tienen impacto transversal en toda la estructura.

• Nivel táctico:

• • • Incluye las gerencias de áreas o jefaturas de departamento.

    • Su rol es traducir la estrategia en planes concretos y supervisar su ejecución.

    • Actúan como puente entre la dirección y los equipos operativos.

• Nivel operativo:

• • Reúne al personal que ejecuta las tareas diarias: administrativos, técnicos, operarios, entre otros.

  • Asegura que la operación funcione de forma eficiente.

  • Representa la base que sostiene el funcionamiento de toda la organización.

¿Qué beneficios brinda un organigrama a la empresa?

Contar con un organigrama claro y actualizado puede aportar valor real a nivel organizacional. Entre sus principales beneficios:

• Mejora la comunicación interna:

• • • Ayuda a que cada persona entienda su lugar dentro de la estructura.

    • Facilita saber a quién acudir y cómo coordinar entre áreas.

• Facilita la toma de decisiones:

• • • Deja claras las responsabilidades y niveles de autoridad.

    • Reduce duplicidades y acelera procesos.

• Optimiza la gestión de personas:

• • • Permite asignar recursos con más criterio.

    • Ayuda a detectar áreas que necesitan refuerzo o ajustes.

• Identifica oportunidades de mejora:

• • • Hace visibles cuellos de botella o estructuras desbalanceadas.

    • Funciona como radiografía para rediseñar equipos si es necesario.

• Refuerza la cultura organizacional:

• • Aporta sentido de pertenencia.

  • Permite que cada área entienda su rol dentro del todo.

¿Cuál es el papel de los recursos humanos frente al organigrama?

El área de recursos humanos cumple un rol clave en todo el ciclo de vida del organigrama. Entre sus funciones principales:

• Diseñar la estructura organizacional:

• • • Trabaja junto a la dirección para alinear la estructura con los objetivos del negocio.

    • No se trata solo de organigramas “bonitos”, sino funcionales y realistas.

• Elaborar y mantener el organigrama:

• • • Se encarga de reflejar contrataciones, movimientos internos y reestructuraciones.

    • Un organigrama desactualizado puede generar confusión y pérdida de eficiencia.

• Comunicarlo a toda la empresa:

• • • Asegura que los equipos entiendan la lógica estructural y su rol en ella.

    • Especialmente importante en procesos de inducción o reorganización.

• Usarlo como herramienta de gestión:

• • Apoya procesos clave: selección, desarrollo profesional, planificación de dotación, entre otros.

  • Sirve como base para tomar decisiones informadas en RRHH.

Un organigrama no es solo un gráfico bonito para cumplir con el manual. Es, en realidad, una herramienta viva que ayuda a ordenar, visualizar y gestionar mejor. Y en ese proceso, recursos humanos no solo participa: lidera. Porque entender la estructura de una organización es, en buena parte, entender cómo hacerla funcionar mejor.