Viáticos: ¿Qué son? ¿Cómo se pagan?

Cada vez que un colaborador debe salir de la oficina —visitar clientes en Guayaquil, asistir a un congreso en Cuenca o supervisar una obra en la Amazonía— entra en juego el famoso tema de los viáticos. Ese presupuesto, que la empresa libera antes o después del viaje, evita que el empleado tenga que echar mano a su propio bolsillo para pagar el bus, la comida, el hotel y cualquier gasto inevitable lejos de casa.

En Ecuador existe toda una normativa que define cuánto, cómo y cuándo se entregan esos recursos. El objetivo es doble: asegurar que la organización cumpla con su parte y, al mismo tiempo, que el trabajador use el dinero de forma adecuada y transparente. Por eso vale la pena tener claro qué rubros cubren los viáticos, cuáles son los topes habituales y qué procedimientos internamente agilizan el reembolso o la entrega anticipada.

A lo largo de las siguientes líneas despejaremos las dudas más frecuentes: desde la definición exacta de viático hasta el paso a paso para liquidarlo sin sorpresas al regresar del viaje.

¿Qué son los viáticos en Ecuador?

Piense en los viáticos como la billetera que la empresa pone en manos del colaborador cada vez que este debe salir a la carretera por asuntos de trabajo. No se suman al sueldo ni engordan el rol de pagos. Son, simplemente, un reembolso de los gastos que el empleado asume mientras representa a la compañía fuera de su zona habitual.

Algunas organizaciones prefieren entregar un monto fijo antes del viaje —un paquete “cerrado” que se calcula según destino y número de días—. Otras, en cambio, piden facturas y devuelven cada centavo contra comprobantes.

En cualquier caso, el dinero cubre transporte, alimentación, hospedaje y lo que resulte indispensable para la misión. Conviene no confundirlos con los gastos de representación, cuyo fin es proyectar imagen corporativa, o con la movilización diaria entre casa y oficina. Hablamos de categorías distintas con reglas, topes y registros diferentes.

¿Cuál es el objetivo de los viáticos?

La lógica principal es obvia: asegurar que un técnico de Cuenca pueda volar a Manta a instalar equipos sin rifar su quincena en pasajes y hotel. Pero los viáticos cumplen más de un rol estratégico. Compensan la incomodidad de pasar noches lejos de la familia, estimulan la disposición del personal a moverse cuando el negocio lo exige y, de paso, dan al área contable un marco claro para prever y controlar los costos de cada desplazamiento.

Un esquema de viáticos bien diseñado no solo evita sobresaltos en los estados financieros. También refuerza la confianza del equipo, que sabe que la organización valora su tiempo y su esfuerzo cuando toca hacer maletas.

¿Cómo funcionan los viáticos?

Cuando la empresa decide que un miembro del equipo debe salir a la ruta —sea para cerrar un trato en Guayaquil o inspeccionar una planta en Loja— necesita definir cómo financiará esos gastos sin poner presión sobre la billetera personal del empleado. En Ecuador, la práctica se resume, por lo general, en tres esquemas que RR. HH. y Finanzas eligen según la naturaleza del viaje y la cultura interna de control:

Anticipo de viáticos. Antes de arrancar el trayecto se entrega una suma estimada que cubra transporte, hotel y alimentación. Al regreso, el trabajador rinde cuentas con facturas. Si quedó saldo, lo devuelve a caja chica o lo descuenta de su próxima nómina.

Reembolso de gastos. Aquí el colaborador paga primero y cobra después. Presenta los comprobantes, tesorería verifica que todo sea elegible y transfiere el monto exacto. Requiere un proceso administrativo más riguroso, pero mantiene el flujo de caja de la empresa intacto hasta que se liquida la cuenta.

Método mixto. Se adelanta una parte (lo básico e inmediato) y, a la vuelta, se reembolsa el resto contra facturas. Es un punto medio que reduce el riesgo de falta de liquidez para el empleado y, a la vez, permite a la empresa ajustar los costos finales con exactitud.

Cada organización afina su propio protocolo —formatos, plazos, topes—. Aunque todas coinciden en la regla de oro: el dinero debe destinarse exclusivamente a gastos inherentes al viaje de trabajo. Para los equipos de Talento Humano, monitorear el cumplimiento y mantener la documentación ordenada no es solo un requerimiento legal. También fortalece la transparencia interna y evita dolores de cabeza ante una eventual auditoría.

¿Por qué son importantes los viáticos?

Imagine por un momento que un analista de ventas debe volar a Cuenca para cerrar un contrato y, antes de abordar, se ve obligado a sacar su propia tarjeta de crédito para pagar el hotel y los almuerzos con el cliente. A la larga, ese tipo de gastos termina desgastando la economía personal. Y lo que es peor, también afecta la motivación para aceptar nuevos desplazamientos.

Justo ahí entran los viáticos: una herramienta que evita que el colaborador improvise y que, de paso, garantiza que la agenda corporativa se ejecute sin tropiezos.

Desde la óptica de la empresa, asignar viáticos mantiene el flujo de trabajo en orden y proyecta seriedad. Quien llega a una reunión con respaldo logístico —sin preocuparse por el costo del taxi ni por dónde cenar— puede concentrarse en representar a la organización con mayor solvencia.

El resultado es una imagen corporativa coherente, algo invaluable cuando se trata de captar clientes o consolidar alianzas estratégicas.

El beneficio va más allá de la oficina. Cada dólar que el viajero invierte en hospedaje, restaurantes o transporte circula en la economía local. Esto dinamiza pequeños negocios y servicios en la ciudad de destino.

Así, los viáticos no solo facilitan la movilidad del talento. También actúan como un pequeño motor que impulsa la actividad comercial en comunidades que dependen, en buena parte, del turismo corporativo.

¿Qué cubren los viáticos?

En la mayoría de empresas ecuatorianas, los viáticos se conciben como un “paquete todo incluido” que evita sorpresas en la contabilidad personal del colaborador. Por lo general abarcan:

• Transporte. Pasajes de avión, bus interprovincial, tren, taxis o cualquier otro medio que el empleado necesite para llegar y moverse en destino.

• Alojamiento. Estadías en hotel o similares cuando el viaje exige pasar la noche fuera de la ciudad de origen.

• Alimentación. Desayuno, almuerzo y cena durante todo el período de desplazamiento.

• Otros gastos indispensables. Peajes, estacionamientos, llamadas de trabajo, conexión a internet u otros costos que surjan directamente de la comisión.

Conviene que el trabajador archive cada comprobante: facturas, recibos y tickets serán la base para liquidar los fondos sin contratiempos.

¿Cómo se pagan los viáticos?

La forma de entregar el dinero varía según la política interna y el tipo de viaje, pero las compañías suelen optar por alguno de los siguientes esquemas:

• Efectivo. Se entrega un monto calculado antes de la salida.

• Transferencia bancaria. Se deposita directamente en la cuenta del empleado para que disponga de los recursos.

• Cheque. Emitido a nombre del trabajador, quien lo cobra en su entidad financiera.

• Tarjeta corporativa. Plástico de la empresa que permite pagar los gastos en el momento.

Sea cual sea el mecanismo elegido, finanzas y recursos humanos piden la rendición detallada de facturas y recibos para validar cada rubro y cerrar la cuenta sin observaciones.

¿Cuándo se deben pagar los viáticos?

En la práctica cotidiana de las empresas ecuatorianas, el momento exacto para entregar los viáticos depende casi por completo de la política interna y de la duración del desplazamiento.

Algunas firmas adelantan el monto total antes de que el empleado suba al avión, de modo que no tenga que improvisar con su propio dinero.

Otras liberan una parte antes y, si el viaje es largo o surgen imprevistos —un cambio de itinerario, una reunión extra— hacen recargas mientras la comisión sigue en curso.

Está también el modelo puramente de reembolso: el colaborador paga primero, guarda cada factura y, a su regreso, Tesorería transfiere el valor exacto.

Sea cual sea el esquema, conviene que ambas partes tengan claro el calendario: con cuánta anticipación se solicitan los viáticos, qué soportes se exigen y en qué plazo se liquida la cuenta. Esa claridad evita cuellos de botella en administración y, de paso, mantiene la confianza del equipo intacta.

¿Cómo figuran los viáticos en el recibo de sueldo?

Al revisar el rol de pagos, los viáticos aparecen en una línea aparte, sin mezclarse con el salario base. Esa separación es intencional: al no constituir remuneración, no generan aportes al IESS ni retenciones de impuesto a la renta.

Además, registrar el valor —con destino y fechas, si la empresa lo detalla— ofrece una doble garantía: transparencia contable para la organización y respaldo oficial para el trabajador en caso de auditoría o conciliación de fondos.

¿Los viáticos son gastos administrativos?

Sí. Desde el punto de vista contable, los viáticos se clasifican como gastos administrativos porque se vinculan de manera directa con el funcionamiento de la empresa. Permiten que el personal cumpla tareas fuera de su base sin afectar su bolsillo.

No son un ingreso ni un “extra” salarial, sino un reembolso de costos operativos. Llevar ese rubro por separado facilita el control de presupuesto y asegura que los recursos se apliquen, realmente, a la misión que motivó el viaje.

¿Cuáles son los beneficios de los viáticos para los trabajadores?

Sin un esquema de viáticos sólido, cada despegue rumbo a Guayaquil o viaje en bus a Riobamba podría convertirse en un golpe al presupuesto personal del empleado. Al formalizar ese reembolso, la empresa se asegura de que el colaborador no desembolse un dólar de su bolsillo para cumplir con la agenda corporativa. Así se evitan fricciones y desmotivación.

Además, la cobertura facilita que el talento se mueva con agilidad por todo el país: asistir a capacitaciones, sumarse a proyectos en otra sucursal o representar a la organización en un congreso deja de ser una carga. Se transforma en una oportunidad de crecimiento.

El impacto va más allá del sueldo. Saber que la logística —pasajes, hotel, comidas— está resuelta reduce el estrés y permite concentrarse en el objetivo de la misión. Esto eleva la productividad y, de paso, la satisfacción laboral.

¿Cómo los recursos humanos gestionan los viáticos?

Para RR. HH., el reto es diseñar un sistema que combine claridad y control. Todo parte de una política interna donde se define quién puede solicitar los fondos, en qué circunstancias y con qué topes diarios o por destino.

Esa hoja de ruta va de la mano con un procedimiento sencillo: formularios digitales, plazos definidos y requisitos de respaldo que permitan liquidar los montos sin demoras.

Una vez que el viaje concluye, el área revisa los comprobantes y valida que cada rubro —transporte, hotel, alimentación— se alinee con las reglas establecidas. Este filtro no solo previene abusos. También arroja datos que Finanzas puede usar para negociar mejores tarifas o ajustar presupuestos futuros.

Finalmente, RR. HH. no olvida la parte pedagógica: capacita al personal en el uso correcto de los viáticos, resuelve dudas y mantiene abierta una línea directa para atender cualquier imprevisto en ruta.

Con ese engranaje bien aceitado, la compañía protege su caja, el trabajador se siente respaldado y la operación sigue su curso sin contratiempos.

En la práctica empresarial ecuatoriana, los viáticos se han convertido en ese engranaje silencioso que permite a un colaborador desplazarse —sea para abrir mercado en Cuenca o supervisar una obra en Esmeraldas— sin que su bolsillo tambalee.

La normativa vigente ajusta las tuercas: exige transparencia, solicita comprobantes y define topes para que el dinero se use donde realmente importa.

Desde la perspectiva del talento, contar con viáticos no solo alivia el gasto de pasajes y hotel. También abre la puerta a nuevas competencias y contactos que alimentan su desarrollo profesional.

Para la empresa, en cambio, cada dólar bien administrado se traduce en operaciones fluidas y objetivos cumplidos a tiempo.

Ahí es donde el área de recursos humanos cobra relevancia: diseña políticas claras, verifica facturas y mantiene el proceso limpio, de modo que el beneficio resulte justo y el control financiero no se pierda en el camino.