Organigrama: ¿Qué es? ¿Cómo elaborarlo?

Pensar en un organigrama como un simple dibujo con nombres y flechas es quedarse corto. En realidad, funciona como una radiografía bastante clara de cómo se mueve una empresa por dentro. Muestra quiénes toman decisiones, cómo se conectan los distintos equipos y por dónde circula la información clave. En contextos como el peruano, donde muchas veces las empresas crecen rápido y sin una estructura sólida, este tipo de mapa organizacional se vuelve una herramienta estratégica, no solo administrativa.

Más allá de lo visual, lo que revela un buen organigrama es el modelo de gestión que hay detrás. Si se usa bien, ayuda a evitar dobles funciones, mejora la comunicación interna y permite identificar cuellos de botella. Desde RRHH, contar con esta vista clara del “quién hace qué” también facilita todo lo relacionado con la planificación de roles, la evaluación de desempeño y el diseño de planes de carrera. Para quienes están liderando o profesionalizando estructuras, tener el organigrama actualizado no es solo buena práctica: es una pieza base para tomar decisiones con más sustento.

En el artículo que sigue, vale la pena revisar en detalle qué es exactamente un organigrama, cómo sacarle el jugo en el día a día y por qué puede marcar una gran diferencia en la gestión interna de cualquier organización.

¿Qué es un organigrama?

Imagina el organigrama como un «croquis» de la empresa. Nos da una idea clara de cómo se organiza la gente: quién lidera, cuáles son los distintos «grupos» de trabajo y qué tarea tiene cada uno. Además, nos muestra cómo se relacionan estos grupos entre sí. En resumen, es como tener una radiografía de la estructura interna de la compañía, para que todos sepamos cómo encajamos en el gran esquema.

Para que un organigrama sea efectivo, debe contar con ciertos elementos fundamentales:

• Jerarquía: La jerarquía en el organigrama nos dibuja quién manda y quién sigue en la empresa, desde los jefes hasta los recién llegados. Es como ver los distintos niveles de autoridad.
• Departamentos: Son como los «equipos» de la empresa, cada uno con su propia tarea y gente responsable. El organigrama nos los muestra bien separados.
• Funciones: Nos dicen qué hace cada persona en la empresa, como su «papel» dentro del equipo. El organigrama las muestra para que todos sepamos qué responsabilidad tiene cada quien.
• Relaciones: Nos enseñan cómo se «hablan» y trabajan juntos los diferentes equipos de la empresa, mostrando sus conexiones.

¿Cuál es la finalidad de un organigrama?

Los organigramas tienen varios roles importantes en una empresa, todos clave para que funcione bien. Primero, nos dejan ver la «forma» de la organización de manera sencilla, así entendemos cómo se reparte el trabajo y quién manda. Este dibujo ayuda a todos, empleados y jefes, a entender cómo está montado el negocio, quién está a cargo de cada cosa y a hablarse mejor entre sí.

Además, los organigramas nos ayudan a tener claro quién hace qué. Al mostrar los «escalones» de mando y los equipos, evitan que haya líos al repartir el trabajo y permiten que cada uno sepa cuál es su papel exacto. También nos dicen «a quién acudir», así cada empleado sabe quién es su jefe inmediato y por dónde debe canalizar sus asuntos o propuestas.

Por otro lado, los organigramas son como un «tablón de anuncios» interno y externo. Para los que trabajan dentro, son una guía visual para entender quién hace qué y cómo colaborar entre equipos. Para los de fuera, como clientes o socios, les ayudan a ver cómo está organizada la empresa y a quién dirigirse según lo que necesiten. En resumen, un buen organigrama hace que la empresa funcione más fluidamente y que todo el mundo tenga claro cómo se mueve la cosa.

¿En qué consiste un organigrama?

Los organigramas usan diferentes «piezas», cada una con su razón de ser, para que podamos entender bien cómo se relaciona y funciona la gente dentro de la empresa, por ende son los siguientes:

• Cajas: Son como los «recuadros» del organigrama, y cada uno nos muestra un equipo o un puesto de trabajo diferente en la empresa.
• Líneas: Son como los «hilos» que unen a la gente y a los equipos en el organigrama. Nos muestran quién trabaja con quién y quién le reporta a quién.
• Símbolos: Son como «dibujos» con significados en el organigrama. Nos dan pistas sobre los diferentes rangos en la empresa o cómo se conectan los equipos de distintas maneras.
• Niveles jerárquicos: Diferencian los distintos grados de autoridad dentro de la empresa.
• Relaciones entre departamentos: Muestran interacciones y flujos de información entre las distintas áreas.

¿Cuál es la importancia de un organigrama?

Lo importante de un organigrama es que nos ayuda en muchas cosas dentro de la empresa, como por ejemplo: 

• Todos se entiendan mejor: Ayuda a que los compañeros se coordinen bien, entendiendo cómo está estructurado  todo y a quién acudir si tienen alguna pregunta o surge un imprevisto.
• Planificar mejor el futuro: Nos echa una mano para ordenar lo que tenemos y para imaginar cómo va a ir creciendo la empresa.
• Decidir más analiticamente: Nos da una idea de cómo los cambios mueven todo  en la empresa, para que las decisiones sean más acertadas.
• Destapar los líos: Nos ayuda a ver dónde la cosa no va tan bien en la empresa, para que todo vaya mejor y sea más ágil.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de un organigrama?

Imagínate que es como el «GPS» de la empresa. Te muestra cómo está organizada la gente y cómo fluye el trabajo, así, sin complicaciones. Pero, como en todo paseo, hay caminos bonitos y otros no tanto. Te cuentamos los puntos a favor y los que quizás no son tan buenos:

Ventajas

• Proporciona claridad en la estructura organizacional.
• Hace que la comunicación fluya y que los compañeros trabajen como un equipo bien unido.
• Nos da un empujón para pensar en lo que viene y para organizar mejor los recursos.
• Permite evaluar y mejorar la organización.

Desventajas

• Puede volverse rígido y poco adaptable a cambios.
• Requiere actualización constante para mantenerse relevante.
• No siempre refleja la dinámica real de la empresa, especialmente en estructuras flexibles.

¿Qué características debe tener un organigrama?

Un organigrama es como el «esqueleto» visible de una empresa, así que para que funcione bien, necesita tener algunas claves. Estas son las cualidades que un buen organigrama debería tener para hacer su trabajo de la mejor manera:

• Claridad: Debe ser fácil de entender para cualquier persona dentro de la organización.
• Actualización: Debe ser como una «foto actual» de cómo está organizada la empresa, y cambiar cuando la empresa cambie.
• Flexibilidad: Tiene que ser como «plastilina», adaptarse a los cambios y a lo que la empresa necesite.
• Completitud: Debe incluir todas las áreas y puestos, sin omitir ningún elemento importante.

¿Cuáles son los tipos de organigrama?

Vienen en diferentes «dibujos», cada uno con sus propias cosas que lo hacen mejor para diferentes tipos de empresas. Los principales tipos de organigrama son:

• Vertical: Muestra una jerarquía tradicional, con los niveles de autoridad organizados de arriba hacia abajo.
• Horizontal: Enfatiza la colaboración y la comunicación, con menos énfasis en la jerarquía.
• Matricial: Combina estructuras verticales y horizontales, ideal para empresas con proyectos interdepartamentales.
• Circular: Representa la interconexión de los departamentos y la colaboración entre ellos.

¿Cómo elaborar un organigrama?

Para hacer un organigrama que funcione bien, primero hay que pensar para qué lo queremos y qué queremos mostrar de la empresa. Luego, necesitamos identificar los diferentes equipos y los «escalones» de mando, para que el dibujo sea como la empresa por dentro. Después, hay que conectar los puestos y las áreas para que se vea claro cómo trabajan juntos. Al final, lo ideal es usar programas especiales para dibujarlo, así será fácil de entender y de cambiar cuando sea necesario.

Herramientas recomendadas

• Microsoft Visio
• Lucidchart
• Canva
• SmartDraw

¿Cuáles son las partes de un organigrama?

Un organigrama se construye con diferentes partes esenciales que nos dan una idea clara y organizada de cómo está armada una empresa por dentro. Aquí te explicamos cuáles son esas partes y qué función tiene cada una:

• Título: Indica el nombre de la organización.
• Cajas: Representan los distintos puestos y departamentos.
• Líneas: Señalan relaciones jerárquicas y comunicativas.
• Leyenda: Explica los símbolos utilizados dentro del diagrama.

¿Cómo leer un organigrama?

Saber leer un organigrama es como tener la llave para entender cómo funciona una empresa por dentro y cómo se conecta cada equipo. Para entenderlo bien y sacar la información importante de cada parte, necesitas:

• Interpretar la jerarquía: Identificar los niveles de autoridad dentro de la empresa.
• Comprender las relaciones entre departamentos: Analizar cómo interactúan entre sí.
• Ver si todo encaja bien: Encontrar dónde las cosas no funcionan tan fluidas y dónde podríamos mejorar.

En resumen, los organigramas son como el «mapa del tesoro» de la empresa, nos ayudan a comunicarnos, organizarnos y decidir mejor. Sería genial que cada empresa tuviera su propio «mapa» al día, fácil de entender y que pueda cambiar si el entorno lo requiere.

¿Qué pasaría si la empresa no cuenta con un organigrama?

Sin un esquema claro de quién hace qué, la comunicación se vuelve un laberinto: las tareas se solapan o se quedan sin dueño, y cada quien interpreta a su manera qué le toca. Esto lleva a reuniones eternas para aclarar responsabilidades y a cuellos de botella cuando hay que tomar decisiones rápidas; al final, todos avanzan en direcciones distintas y el resultado es desorden y frustración.

¿Cómo se relacionan los recursos humanos con el organigrama?

Recursos humanos es el guardián de la estructura interna: diseña y actualiza el organigrama cada vez que surge un nuevo equipo o cambia una función, define los perfiles y vacantes que se deben cubrir, y usa ese mapa para guiar sus búsquedas de talento. Además, sirve como brújula para cada colaborador: desde dónde partió hasta qué puertas se le pueden abrir en la empresa, marcando posibles trayectorias de crecimiento.

Un organigrama bien definido evita malentendidos, alinea esfuerzos y acelera la toma de decisiones al mostrar de un vistazo quién es responsable de cada área. Sin este “plano” organizacional, las tareas se repiten, las dudas crecen y la productividad se resiente; con él, el equipo sabe adónde mirar y cómo colaborar de manera ordenada.
Se recomienda mapear procesos clave, no solo cargos; revísalo y ajusta cada seis meses para que refleje la realidad; y comparte esa hoja de ruta con todo el personal para que sirva de guía en el día a día.