Carta de despido: ¿Qué es? ¿Cómo redactarla?

En Chile, terminar una relación laboral no se improvisa. La carta de despido ordena el proceso, blinda a la empresa y da certidumbre al trabajador. Además del marco legal, está la dimensión humana: cómo se comunica, cuándo y con qué tono. Ese equilibrio (formalidad con respeto) define la reputación que queda después. En tiempos de mayor escrutinio y redes atentas, conviene hacerlo bien y a la primera.

¿Qué es la carta de despido en Chile?

Es el documento formal mediante el cual el empleador comunica el término del contrato de trabajo, detallando causales de despido legales y hechos concretos. La carta de despido se ampara en el Código del Trabajo (en particular el artículo 162) y no admite atajos: debe describir con precisión el porqué del término y dejar registro verificable. Sin ese estándar, cualquier explicación posterior queda en entredicho.

Elementos que no pueden faltar

• Identificación del trabajador y del empleador.
• Causal legal específica y hechos que la sustentan.
• Fecha efectiva del término y modo de notificación.

¿Para qué sirve la carta de despido?

Cumple un doble propósito. En lo legal, la carta de despido deja constancia de la causal y habilita el procedimiento posterior. En lo comunicacional, explica de manera clara y respetuosa qué ocurre y qué sigue. Cuando se redacta mal (vaga, genérica o contradictoria) abre la puerta a reclamaciones y a indemnizaciones que se pudieron evitar.

Impactos prácticos de un buen documento

• Menos controversias por interpretaciones ambiguas.
• Mayor confianza en la conducción y en el proceso de término.
• Coordinación expedita de cálculo de finiquito y devoluciones.

¿Cómo funciona la carta de despido?

La secuencia importa porque protege derechos y también cuida la dignidad de quien se va. Primero se identifica con evidencia la causal aplicable (arts. 159, 160 o 161). Luego se redacta la carta describiendo hechos y fechas verificables, sin adjetivos ni juicios. Después se notifica al trabajador (por correo certificado al domicilio pactado o entrega personal con acuse) y se informa a la autoridad cuando corresponda. Todo debe calzar con la documentación interna y con el cálculo posterior del finiquito; si una pieza no conversa con la otra, el proceso cojea y la confianza se resiente.

Pasos operativos ordenados

• Revisión de antecedentes y evidencia que sustenta la causal (contratos, amonestaciones, reportes, KPI, actas, testimonios escritos).
• Contraste de fechas: Hechos, amonestaciones previas, último día de trabajo, cierre de nómina.
• Redacción precisa, sin juicios de valor ni adjetivos; foco en hechos, lugares y fechas.
• Revisión legal/RRHH para asegurar coherencia con la causal invocada y con el historial del caso.
• Envío dentro de los plazos legales y resguardo del comprobante (acuse de recibo o tracking del correo certificado).
• Notificación a la Dirección del Trabajo cuando aplique y archivo en la carpeta del trabajador.
• Sincronización con liquidación final y cálculo de finiquito (conceptos, proporcionales, feriado, indemnización).

Variantes según causal (guía rápida)

• Art. 159 (término por mutuo acuerdo, renuncia voluntaria, vencimiento de plazo, caso fortuito): Carta breve que deja constancia del hecho habilitante y fecha de término; adjunta respaldos (renuncia firmada, acta, contrato a plazo).
• Art. 160 (incumplimiento grave, conductas indebidas, inasistencias): Exige descripción minuciosa de hechos, fechas y evidencia; si es falta grave, la comunicación y el término suelen ser inmediatos, con cuidado en el resguardo probatorio.
• Art. 161 (necesidades de la empresa): Fundamenta razones organizativas (cambios tecnológicos, reestructuración, baja sostenida de resultados) y demuestra que no hay discriminación; debe alinearse con el organigrama, presupuestos y comunicaciones internas.

Plazos y medios de notificación

• En general, envío dentro de los tres días hábiles siguientes al término; ante faltas graves del art. 160, la comunicación debe formalizarse de inmediato.
• Medios válidos: entrega personal con acuse firmado o correo certificado al domicilio contractual; conservar tracking y copia.
• Si cambia el domicilio y no se informó, usar el registrado en contrato o anexos; documentar la diligencia de envío.

Lenguaje y forma que cuidan

• Frases cortas, objetivas, sin calificativos; describir hechos específicos y su fecha.
• Nombrar la causal con su artículo y numeral; evitar fórmulas ambiguas.
• Cerrar indicando fecha de término, pagos que se gestionarán y canales de contacto para consultas.
• Mantener un tono respetuoso; el cómo se dice importa tanto como lo que se dice.

Errores frecuentes que pasan la cuenta

• Causal mal invocada o sin evidencia suficiente.
• Fechas que no cuadran entre carta, asistencia y liquidación final.
• Omisión de la notificación a la autoridad cuando corresponde.
• Envío fuera de plazo o sin resguardo del comprobante.
• Contradicciones entre lo informado al trabajador y lo que se registra en sistemas internos.

Cuidado humano en la comunicación

• Preparar la reunión con RRHH y jefatura directa; conversación breve, clara y privada.
• Explicar el motivo con respeto y ofrecer espacio para preguntas; evitar debates en caliente.
• Indicar próximos pasos: pagos, certificados, contacto de soporte y plazos estimados.
• Considerar el impacto en el equipo: mensaje interno sobrio y coherente, alineado con lo comunicado al trabajador.

Checklist breve antes de enviar

• Causal adecuada, con evidencia y fechas consistentes.
• Redacción revisada por RRHH/legal; sin adjetivos ni opiniones.
• Medio de notificación definido y comprobante asegurado.
• Comunicación interna preparada (qué, quién, cuándo).
• Finiquito y documentación listos para continuidad del proceso.

¿Por qué es importante la carta de despido?

Importa por tres razones. En lo legal, protege frente a demandas. En lo reputacional, muestra transparencia y profesionalismo. Y por otro lado, en lo cultural, la carta de despido expresa los valores de la organización cuando el contexto es difícil. No es un mero trámite; es un mensaje.

Señales de que se hizo bien

• Consistencia entre la causal y los hechos narrados.
• Lenguaje claro y respetuoso, sin tecnicismos innecesarios.
• Coherencia con comunicaciones internas y siguientes pasos.

¿Qué tipos de carta de despido existen?

La clasificación sigue la causal legal utilizada. Para necesidades de la empresa (art. 161), la carta de despido explica razones objetivas como reestructuración o cambios operativos. Para incumplimiento grave (art. 160), describe conductas específicas y respaldos. En mutuo acuerdo o renuncia (art. 159), más que “despido laboral” estricto, se documenta el término y sus condiciones. En todos los casos, el tono y el detalle se ajustan a la naturaleza del término.

Ajustes de forma según causal

• Necesidades de la empresa: Hechos objetivos, criterios y fecha de efecto.
• Incumplimiento grave: Cronología, evidencias y medidas previas.
• Mutuo acuerdo o renuncia: Ratificación de voluntad y condiciones pactadas.

¿Cuánto tiempo tiene la empresa para enviar la carta de despido?

Los plazos no son optativos. En términos generales, la carta de despido debe enviarse dentro de los tres días hábiles siguientes al término, y en causales vinculadas a faltas graves o negligencia, el mismo día en que ocurre el despido. Si se pasa el plazo, se abre una ventana innecesaria a multas y a cuestionamientos del proceso. En 2025, con sistemas de trazabilidad y correo certificado digital, ya no hay excusas para perder el reloj.

Qué implica cumplir el plazo

• Validez formal del término frente a la autoridad.
• Coherencia con el resto de documentación (actas, finiquito, comunicaciones).
• Menor exposición a controversias por vicios de forma.

Riesgos de incumplir

• Posible invalidez del despido por defecto procedimental.
• Multas y fiscalizaciones adicionales.
• Deterioro reputacional por trato percibido como desprolijo.

¿Cómo redactar una carta de despido correctamente?

La forma importa tanto como el fondo. Una carta de despido clara, objetiva y respetuosa reduce fricción, ordena el proceso y evita ambigüedades. La estructura es breve, pero precisa: datos, contrato, causal legal con hechos, fecha de término y firma. Nada de adjetivos; todo hechos verificables.

Estructura sugerida

• Datos del trabajador y del empleador (nombres, Rol Único Tributario (RUT) y cargos).
• Referencia al contrato y a la fecha de inicio.
• Causa legal del despido con artículo y descripción del hecho.
• Fecha de término efectiva y modo de notificación.
• Firma, nombre y medios de contacto del representante.

Consejos prácticos

• Evitar juicios de valor y lenguaje emocional.
• Ser objetivo, preciso y respetuoso en la redacción.
• Revisar con el área legal o RRHH antes de enviar.

¿Qué pasa si no entregan la carta de despido?

Sin carta, el término cojea. El despido puede considerarse injustificado, se pierde la posibilidad de sostener causales legales y se multiplican las probabilidades de multas o demandas. Además, la Dirección del Trabajo exige comprobante de envío como respaldo de todo el proceso; si no existe, la empresa queda expuesta.

Consecuencias típicas

• Debilitamiento de la defensa ante reclamos judiciales.
• Costos adicionales por indemnizaciones o recargos.
• Daño a la confianza interna y a la marca empleadora.

¿Qué rol tiene recursos humanos en la carta de despido?

Recursos humanos es el guardián del procedimiento y el tono. Garantiza el cumplimiento legal, cuida la comunicación con la persona afectada y protege la coherencia cultural. En la práctica, RRHH traduce la Ley al día a día y asegura que la carta de despido sea consistente con los antecedentes y con el trato que se promete internamente.

Funciones clave

• Verificar causal, evidencia y plazos antes de redactar.
• Guiar el lenguaje: claro, respetuoso y sin adjetivaciones.
• Coordinar notificación, registro y respaldo documental.
• Acompañar a liderazgo y equipo en las comunicaciones posteriores.

Una carta de despido bien gestionada evita sanciones, pero, sobre todo, preserva relaciones y coherencia. Para las empresas esto implica rigor técnico y humanidad en la misma frase. Cuando el proceso se hace con cabeza y con respeto, el cierre es profesional y la cultura queda mejor parada para lo que viene.

Preguntas frecuentes

¿Qué lineamientos nacionales conviene revisar al preparar una carta de despido?

Además de la normativa interna, es útil considerar criterios del Ministerio del Trabajo y Previsión Social para ordenar procedimientos, plazos y comunicación, de modo consistente con las obligaciones legales vigentes.

¿Qué organismos supervisan la protección social en procesos de término?

En materia de seguridad social, la Superintendencia de Seguridad Social (SUSESO) define lineamientos y fiscaliza, mientras que el Instituto de Seguridad Laboral (ISL) gestiona prestaciones ante accidentes o enfermedades profesionales.

¿Dónde tramitar certificados o consultas previsionales posteriores al término?

Para gestiones operativas y documentación, el Instituto de Previsión Social (IPS) y el portal IPS en línea permiten obtener certificados y resolver dudas sin frenar el cierre administrativo.

¿Qué cuidados tributarios conviene tener al cerrar la documentación de término?

Es conveniente mantener orden y respaldos ante el Servicio de Impuestos Internos (SII), y verificar la consistencia de datos identificatorios como el RUT para evitar reprocesos y observaciones posteriores.

¿Cómo gestionar continuidad de coberturas de salud privada tras el término?

Dependiendo del caso, la empresa puede orientar sobre coberturas y portabilidad en la Institución de Salud Previsional (ISAPRE) y revisar, a nivel interno, qué beneficios se mantienen o finalizan en la fecha de término.

¿De qué forma inciden las vacaciones y la jornada en los pagos finales?

Las vacaciones pendientes influyen en los montos proporcionales y deben constar en la documentación; asimismo, conviene dejar clara la jornada laboral pactada para cuadrar registros y periodos trabajados.

¿Qué apoyo puede ofrecer la empresa tras el término para facilitar la transición?

Dependiendo de la política interna, se pueden ofrecer acciones de capacitación orientadas a recolocación o reconversión, lo que ayuda a cerrar el proceso de manera responsable y a preservar la relación a futuro.