Viáticos: ¿Qué son? ¿Cómo se cálculan?

Cuando un trabajador tiene que salir de su zona habitual de trabajo, los gastos no tardan en aparecer. Transporte, comida, alojamiento… Y acá es donde los viáticos toman protagonismo. En el contexto chileno, no se trata solo de cubrir un costo. Bien gestionados, se convierten en una señal clara de que la empresa cuida a su gente y ordena bien sus recursos.

Implementar políticas claras, con criterios bien definidos y comunicación fluida, ayuda no solo a evitar malos ratos, sino también a alinear expectativas. Porque cuando hay transparencia y se respetan las reglas, todos ganan: el colaborador trabaja más tranquilo y la organización mantiene control sobre sus finanzas.

Este artículo aborda, paso a paso, cómo funcionan los viáticos en Chile, para que tanto las áreas de RRHH como los equipos directivos puedan gestionarlos de forma eficiente, alineada a la normativa y al día a día empresarial.

¿Qué son los viáticos en Chile?

En términos simples, los viáticos son una ayuda económica destinada a cubrir los gastos que surgen cuando alguien debe viajar por trabajo fuera de su zona habitual. Pueden entregarse como dinero o a través de servicios concretos: por ejemplo, pasajes comprados por la empresa o reservas de hotel gestionadas directamente.

No hay que confundirlos con bonos o pagos por desempeño. Mientras estos últimos buscan premiar resultados, los viáticos apuntan a cubrir costos generados por el cumplimiento de tareas fuera del lugar habitual de trabajo.

En resumen, son una forma de evitar que el trabajador pague de su bolsillo por hacer su pega en otro lado. Y aunque parezcan un detalle administrativo, su correcta implementación tiene consecuencias reales en la motivación, la justicia interna y el cumplimiento normativo.

¿Cuál es la función de los viáticos?

Cuando se trata de viajes laborales, los viáticos son mucho más que una ayuda: son la base para que el trabajador pueda enfocarse en su tarea sin distracciones financieras.

Entre los gastos que suelen cubrirse se encuentran:

• Alimentación: El costo de las comidas cuando se está lejos de casa.
• Alojamiento: Hospedaje en caso de tener que pasar la noche fuera.
• Transporte: Todo lo relacionado con movilización, desde pasajes a gasolina, dependiendo del caso.

Ahora bien, que existan no basta. También hay que gestionarlos bien. Eso implica tener políticas claras, respaldos ordenados, comunicación fluida y coherencia con la legislación vigente.

Porque un trabajador que siente que su empresa lo respalda cuando lo envía fuera, rinde mejor, se compromete más y representa mejor a la organización en terreno.

¿Cuándo se ocupan los viáticos?

Los viáticos no se entregan porque sí. Están pensados para situaciones específicas donde el trabajador debe trasladarse para cumplir con su función.

Algunos ejemplos típicos:

• Reuniones o gestiones en otras ciudades.
• Capacitaciones fuera del lugar habitual.
• Comisiones de servicio o inspecciones.
• Apoyo temporal en otra sucursal o sede.

En el caso de traslados dentro de Chile, hay parámetros establecidos para definir qué gastos se pueden cubrir y cuáles no. Si el viaje es internacional, conviene tener políticas diferenciadas según país, duración y nivel del cargo.

También hay situaciones puntuales —como proyectos especiales o misiones técnicas— donde los viáticos pueden incluir gastos menos frecuentes, pero igual de necesarios.

Lo relevante es no improvisar. Tener claridad y coherencia en la política interna evita fricciones y ayuda a que todo funcione con menos trabas.

¿Por qué son importantes los viáticos?

Cuando una empresa cubre los gastos asociados a los viajes laborales, está haciendo mucho más que cumplir con la norma. Está mostrando que valora el trabajo de su equipo, incluso cuando ese trabajo ocurre lejos de la oficina.

Los viáticos inciden directamente en:

• Motivación del equipo: Saber que no habrá que poner plata del bolsillo para cumplir con el trabajo da tranquilidad.
• Productividad: Quien se mueve con respaldo rinde mejor, representa mejor y toma mejores decisiones.
• Cumplimiento legal: Dejar gastos sin cubrir puede terminar en reclamos, conflictos o incluso sanciones.
• Imagen interna: Gestionarlos bien contribuye a un clima laboral más justo y profesional.

Además, cuando se entregan de forma ordenada, los viáticos evitan ambigüedades que muchas veces generan ruido innecesario entre trabajadores y jefaturas.

¿Cómo se brindan los viáticos a los trabajadores?

No hay una única forma de entregar viáticos. Cada empresa elige la que mejor se ajusta a su estructura, siempre que respete el marco legal.

Entre los métodos más comunes están:

• Anticipos: La empresa entrega un monto antes del viaje. El trabajador no necesita usar dinero propio, pero debe rendir cuentas después.
• Reembolsos: El trabajador paga los gastos y luego solicita la devolución, presentando los respaldos correspondientes.
• Montos fijos diarios: Se define una cifra estándar por día o por tipo de gasto, y no se exige boleta por cada consumo.

Para que todo funcione bien, es clave exigir —y facilitar— la presentación de documentos como boletas o tickets. Eso ayuda a mantener orden interno y facilita auditorías, sobre todo si hay cruces con temas tributarios.

En el caso del sector público, los montos y condiciones están definidos por ley. En el privado hay más flexibilidad, pero eso no significa improvisación: las reglas deben ser claras, equitativas y conocidas por todos.

¿Cuáles son los beneficios de los viáticos para los trabajadores?

Los viáticos no son solo un detalle administrativo. Son una de las formas más directas que tiene una empresa para decirle a su equipo: “te respaldo”.

Entre los beneficios concretos que aportan destacan:

• Cobertura de imprevistos: Permiten enfrentar situaciones inesperadas sin que el trabajador tenga que asumir el costo.
• Seguridad financiera: Evitan que alguien tenga que endeudarse o desordenar su presupuesto personal por cumplir con una tarea laboral.
• Mejor clima laboral: Cuando el trabajador siente que la empresa lo cuida en terreno, se genera mayor compromiso y disposición.
• Equidad interna: Aseguran que nadie tenga que poner de su bolsillo para trabajar, sin importar su nivel jerárquico o situación económica.

¿Cómo se calculan los viáticos?

Determinar cuánto corresponde pagar por viáticos no es una fórmula única ni estática. El monto puede variar dependiendo de distintos factores como la ciudad de destino, la duración del viaje o el tipo de actividades que va a realizar el trabajador. Por eso, tener una política clara al respecto es clave para evitar malos entendidos.

Factores que influyen en el cálculo

• Duración del viaje: No es lo mismo una reunión de un día en Rancagua que una semana completa en Antofagasta. Algunas empresas fijan montos diarios, otras los ajustan por noche o por tramo.
• Destino: Los costos en regiones, y especialmente en el extranjero, varían muchísimo. Hay ciudades donde dormir y comer cuesta el doble.
• Tipo de gastos incluidos: Alojamiento y comida son los más habituales, pero también puede incluirse transporte, peajes o incluso datos móviles si el trabajo lo requiere.

Métodos de cálculo más comunes

• Monto fijo diario que el trabajador administra según sus necesidades.
• Reembolso total contra presentación de boletas.
• Un porcentaje del sueldo como base referencial, aunque esto se usa menos.

Cuando el viaje es internacional, todo se vuelve más delicado: hay que pensar en diferencias de precios, tipo de cambio, impuestos locales… lo mejor es anticiparse y tener definidos montos por país o región, para no dejar espacio a la improvisación.

¿Los viáticos son costos fijos o variables?

No hay una única respuesta. Hay empresas donde los viáticos se repiten cada semana y otras donde apenas se usan una vez al año. Por eso, clasificarlos como costo fijo o variable requiere mirar el contexto completo.

¿Cuándo se consideran fijos?

• Si hay viajes regulares, como en equipos de ventas, inspección o proyectos que requieren terreno constante.
• Si existe un fondo presupuestado todos los meses con montos más o menos estables.

¿Y cuándo son variables?

• Si dependen de circunstancias puntuales: una capacitación esporádica, una visita a cliente o una auditoría.
• Si se aprueban caso a caso, con criterios flexibles según las necesidades del momento.

Desde lo financiero, lo importante es que no se pierda de vista su impacto. Porque cuando no se gestionan bien, los viáticos pueden volverse una fuente de gasto silenciosa. Tener políticas claras, llevar registro y auditar de vez en cuando puede marcar la diferencia entre un uso eficiente y una fuga constante de recursos.

¿Cuándo se deben pagar los viáticos?

El momento en que se entrega el dinero para cubrir los gastos de un viaje laboral puede parecer un detalle, pero en la práctica tiene un efecto directo en la relación entre el trabajador y la empresa.

¿Anticipo o reembolso?

• Anticipo: Ideal para viajes planificados. Se entrega el dinero antes del desplazamiento, evitando que el trabajador tenga que usar recursos propios.
• Reembolso: Aplica cuando se prefiere que la persona pague primero y luego rinda con boletas. Requiere claridad en los tiempos y criterios

Plazos razonables

En general, cuando se opta por el reembolso, es buena práctica que la devolución no se demore más de 15 a 30 días hábiles una vez entregados los documentos. Más allá de lo legal, esto tiene que ver con justicia interna y gestión responsable.

Aunque no existe una normativa única para todos, lo esperable es que cada empresa tenga su propio reglamento interno sobre viáticos: qué se paga, cuándo y bajo qué condiciones. Y que se cumpla.

Los atrasos o rechazos injustificados no solo generan malestar. También pueden escalar, terminar en reclamos formales o, en el peor de los casos, erosionar la motivación del equipo. Un trabajador que no siente respaldo difícilmente va a dar lo mejor de sí en terreno.

¿Cómo los recursos humanos gestionan los viáticos?

En muchas empresas, la administración de viáticos recae en recursos humanos. Y aunque a veces se vea como un tema administrativo, lo cierto es que toca áreas críticas: confianza, transparencia, eficiencia y clima laboral.

Buenas prácticas para una gestión ordenada

• Políticas claras: Que todos sepan qué cubre el viático, cuánto se paga, cómo se rinde y en qué plazos.
• Capacitación: No dar por hecho que todos conocen el procedimiento. Informar y explicar evita errores.
• Seguimiento activo: No basta con aprobar. Hay que llevar registro, revisar tendencias, identificar desvíos.
• Uso de tecnología: Hoy existen plataformas que permiten cargar boletas, calcular montos y automatizar aprobaciones. Eso ahorra tiempo y reduce errores.

En el fondo, lo que se busca es que el proceso sea fluido, justo y sin sorpresas. Y sobre todo, que no genere desconfianza. Porque cuando se habla de plata (aunque sea para gastos de trabajo) la forma en que se gestiona dice mucho sobre la cultura de una organización.

¿Cómo se debe actuar en caso de fraudes o malversaciones de los viáticos?

Los viáticos, como cualquier recurso económico, pueden ser mal utilizados si no hay controles claros. Por eso es tan importante equilibrar confianza con fiscalización.

Cuando se detecta un fraude, lo primero es investigar con seriedad, sin saltarse pasos. No se trata solo de recuperar el dinero, sino de marcar límites. Dependiendo de la gravedad, incluso puede haber sanciones internas o intervención legal.

Lo clave está en no dejar vacíos:

• Políticas que detallen qué se considera uso indebido.
• Auditorías periódicas, aunque sean aleatorias.
• Canales confidenciales para reportar irregularidades.
• Promoción activa de una cultura de integridad.

Porque gestionar viáticos no es solo mover números. Es también cuidar el clima, la reputación interna y la percepción que tiene el equipo sobre cómo se hacen las cosas dentro de la empresa.