Esta es una tarea vital para las empresas. Si la empresa espera tener un equipo interno para operar, necesita iniciar a pensar cómo es que va a entregar las remuneraciones a estos empleados.
La forma en la que se entrega la remuneración es mediante la nómina.
Sin embargo, muchas empresas desconocen que no es cuestión solo de calcular el sueldo que le toca a cada empleado y depositar el dinero en las cuentas de banco correspondientes. Es un poco más complicado de lo que pareciese. Por esta razón, te enumero aquí los 5 pasos que tienes que tener presentes para calcular, deducir conceptos y timbrar correctamente la nómina de todos tus empleados.
Primero, ¿Qué es el timbrado?
Este es un proceso en el que se informa mediante un archivo electrónico a la autoridad fiscal mexicana que se realizó un pago de nómina a los trabajadores o colaboradores de la organización. Se le conoce como timbrado ya que este archivo electrónico lleva una firma o timbre que avala su autenticidad ante las autoridades.
Una vez entendido este punto y que este proceso se debe realizar cada vez que la empresa pague la nómina a algún empleado, aquí te enumero los 5 pasos que debes seguir para realizar tu timbrado de manera correcta.
- Reconocer ingresos: en este punto es importante diferenciar entre remuneraciones pagadas en efectivo o depósito, prestaciones en especie y otros pagos. Esto además nos permite identificar el régimen fiscal bajo el que están los colaboradores. Por ejemplo asimilados, sueldos y salarios o indemnizaciones.
- Diferenciar pagos: en esta parte es necesario que realices un análisis y sepas de qué naturaleza son los pagos que se deben hacer. Por ejemplo, puede ser que el empleado reciba viáticos, etc.
- Verificar RFC del empleado: para que se realice el timbrado de forma correcta, asegúrate que tienes el RFC correcto, sino lo tienes correcto, presentarás errores.
- Emitir Recibos CFDI: es importante que uses la última versión 1.2 del complemento en CFDI 3.3. Desde mi punto de vista, la mejor manera de llevar a cabo el control de este aspecto es mediante un plataforma que te permita llevar este registro.
- Entregar CFDI: en el siguiente paso, deberás entregar estos comprobantes a tus empleados. Puedes hacerlo de dos manera, enviando el archivo XML o entregando una representación impresa. De nuevo, aconsejo que se use una plataforma o portal donde los empleados puedan descargar estos archivos y tengan los históricos.
Recomendaciones
Una vez que hayas terminado este proceso, debes tener en mente que debes respetar los tiempos en lo que se deben realizar los timbrados. Un pago no timbrado puede representar una amonestación por parte de las autoridades hacia la empresa.
También, debes considerar que las autoridades fiscales, es decir el SAT, IMSS y las Tesorerías estatales, consideran los CFDI emitidos para verificar el correcto cumplimiento de las obligaciones y pagos.