Tabla de contenidos
- ¿Qué son los viáticos en Colombia?
- ¿Cuál es la función de los viáticos?
- ¿Por qué son importantes los viáticos?
- ¿Qué tipos de viáticos existen en Colombia?
- ¿Cómo se calculan los viáticos en Colombia?
- ¿Quiénes tienen acceso a los viáticos?
- ¿Por qué las empresas deben pagar por los viáticos?
- ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de los viáticos?
- ¿Cómo los recursos humanos gestionan los viáticos?
En todos los sectores, viajar por motivos de trabajo forma parte de la rutina corporativa: visitas comerciales, instalaciones técnicas, capacitaciones o negociaciones internacionales. Para que estos desplazamientos no se conviertan en una carga personal ni en un desorden contable, las organizaciones recurren a los viáticos, una asignación económica que cubre transporte, alimentación y alojamiento. Al gestionar los viáticos con reglas claras y tecnología, la empresa protege su liquidez, respalda la productividad de su equipo y cumple con la normativa tributaria colombiana. La experiencia del viajero mejora cuando sabe que cada peso gastado está respaldado, mientras la compañía se beneficia de presupuestos previsibles, auditorías limpias y una marca empleadora que demuestra cuidado genuino por su gente.
¿Qué son los viáticos en Colombia?
Los viáticos son las sumas en dinero o especie que un empleador asigna para cubrir los gastos indispensables de un colaborador durante una comisión fuera de su lugar habitual de trabajo. En la legislación colombiana, se diferencian de los salarios porque solo financian necesidades temporales y, bajo ciertas condiciones, no forman parte de la base de seguridad social ni de la retención en la fuente. Para mantener esa naturaleza, deben pagarse por desplazamientos ocasionales, sustentarse con comprobantes válidos y registrarse en la nómina electrónica bajo los códigos establecidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Naturaleza legal
El artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo excluye de la base salarial aquellos viáticos que se entregan para gastos reales y ocasionales del trabajador, siempre que se soporten con facturas y no superen los montos fijados en la política interna.
Registro contable
Toda asignación debe reflejarse en la cuenta de gastos de viaje y cruzarse con el reporte que recibe la UGPP; así la empresa demuestra que no se trata de remuneración encubierta y conserva la deducibilidad fiscal del desembolso.
- No constituyen salario si son accidentales y comprobados.
- Se reportan en la nómina electrónica con código de concepto 24.
- Requieren política escrita y comunicación al personal.
¿Cuál es la función de los viáticos?
La función esencial de los viáticos es evitar que el trabajador financie de su propio bolsillo los costos de una labor que beneficia exclusivamente a la empresa. Al mismo tiempo, permiten estandarizar la experiencia de viaje, proyectar gastos y mostrar, en cifras, el compromiso con el bienestar del equipo. Para el área financiera, los viáticos ofrecen una base sólida de presupuesto; para Recursos Humanos, un instrumento de motivación y equidad.
Protección al empleado
Cuando los viáticos cubren de manera justa hospedaje, transporte y alimentación, el colaborador se concentra en sus tareas y mantiene su salud y seguridad sin preocupaciones económicas adicionales.
Planeación del negocio
Al analizar los reportes de viáticos, la empresa detecta tendencias de gasto, ajusta tarifas y decide si es más rentable seguir enviando personal, contratar proveedores locales o abrir una sucursal.
- Garantizan transparencia y control presupuestal.
- Fortalecen la relación de confianza con el personal itinerante.
- Respaldan la deducibilidad de gastos ante la DIAN.
¿Por qué son importantes los viáticos?
Los viáticos son importantes porque impactan la equidad interna, la reputación externa y el cumplimiento normativo. Una política clara evita litigios por enriquecimiento sin causa, protege a la organización de sanciones fiscales y mejora la percepción de cuidado entre quienes representan la marca fuera de casa. Además, facilitan procesos de certificación ESG, ya que muestran prácticas responsables en el trato al talento.
Bienestar y clima
Cobertura completa y oportuna de gastos reduce el estrés financiero del viajero, disminuye la rotación y eleva los puntajes de satisfacción en encuestas de clima.
Imagen y confianza
Clientes, proveedores y candidatos perciben solidez cuando una empresa explica y cumple su política de viáticos; lo contrario genera dudas sobre su salud financiera y su ética.
- Previenen reclamaciones laborales y sanciones de la UGPP.
- Refuerzan la marca empleadora ante talento especializado.
- Sustentan informes de sostenibilidad y gobierno corporativo.
¿Qué tipos de viáticos existen en Colombia?
El marco normativo distingue dos grandes tipos. Viáticos permanentes: se entregan a trabajadores que viajan de forma continua (vendedores, técnicos de campo) y cuentan como salario. Viáticos accidentales: cubren misiones esporádicas y no se integran al salario si se soportan con comprobantes. A nivel empresarial, se añaden categorías como viáticos internacionales, de representación y de movilidad urbana.
Viáticos permanentes
Al pagarse de forma habitual, incrementan la base para aportes y prestaciones; por ello, deben presupuestarse como parte del paquete de compensación.
Viáticos accidentales
Se liquidan por evento y exigen facturas o tiquetes para no perder su carácter de gasto deducible y no salarial.
- De representación: cubren comidas con clientes y eventos de networking.
- Internacionales: se ajustan a la TRM y a tarifas de destino.
- Urbanos: incluyen taxis o apps de movilidad dentro de la misma ciudad.
¿Cómo se calculan los viáticos en Colombia?
El cálculo parte de una tabla de tarifas diarias basada en costos promedio de cada ciudad o país visitado. Se define un valor para alojamiento y otro para manutención; el transporte se liquida aparte contra tiquetes o kilometraje. Para destinos internacionales, la tarifa se convierte a pesos con la TRM del día anterior al giro. El colaborador recibe anticipo o reembolsa luego de entregar soportes en el plazo fijado.
Tarifa diaria
Se establece por nivel de cargo y destino; por ejemplo, ciudades capitales pueden tener tarifas más altas que intermedias debido al costo hotelero.
Control de topes
El software de gastos valida que cada recibo no exceda la tarifa diaria ni duplique conceptos, evitando fraudes y reprocesos contables.
- Fórmula: (días × tarifa diaria) + transporte real.
- Ajuste automático por TRM para viajes en dólares o euros.
- Conciliación con tarjeta corporativa para agilizar reembolsos.
¿Quiénes tienen acceso a los viáticos?
Tienen derecho a viáticos todos los empleados que cumplan una comisión autorizada fuera de su sede habitual, incluidos contratados a término fijo, indefinido u obra-labor. Aprendices y pasantes también pueden recibirlos si la actividad está relacionada con su formación. Los contratistas independientes no reciben viáticos como tal, pero pueden facturar gastos si el contrato lo contempla.
Cobertura formativa
Extender viáticos a jóvenes talentos mejora la experiencia educativa y posiciona la empresa en el ecosistema académico.
Control de elegibilidad
Una matriz de roles y motivos de viaje ayuda a aprobar solo las comisiones que aportan valor, evitando desplazamientos innecesarios.
- Vendedores que atienden regiones.
- Ingenieros de instalación y soporte técnico.
- Directivos en ferias, congresos y ruedas de negocio.
¿Por qué las empresas deben pagar por los viáticos?
La obligación surge del principio de que quien ordena el servicio debe asumir sus costos. No cubrir viáticos genera enriquecimiento sin causa, expone a sanciones del Ministerio de Trabajo y compromete la deducibilidad de los gastos. Desde una perspectiva estratégica, pagar viáticos permite proyectar costes reales y fijar precios competitivos para proyectos que exigen viajes.
Responsabilidad solidaria
Si se terceriza personal y la contratista incumple, la empresa usuaria responderá solidariamente por los viáticos adeudados, incluyendo aportes omitidos.
Ventaja fiscal
Los viáticos con soportes válidos son deducibles del impuesto de renta, reduciendo la carga tributaria corporativa.
- Cumple con el Código Sustantivo del Trabajo.
- Previene litigios individuales y colectivos.
- Mejora la rentabilidad de proyectos móviles.
¿Cuáles son las ventajas y desventajas de los viáticos?
Ventajas: aseguran la movilidad del talento, controlan costos, incrementan la motivación y cumplen requisitos fiscales. Desventajas: con políticas laxas, pueden derivar en abusos; con políticas demasiado restrictivas, generan insatisfacción y sobrecostos ocultos.
Ventajas operativas
La empresa responde rápido a oportunidades de negocio, inaugura mercados y atiende clientes sin restricciones geográficas.
Riesgos y limitaciones
Fraudes con facturas y exceso de trámites administrativos son los principales retos si no se automatiza el flujo de aprobación y reembolso.
- Ventaja: Visibilidad exacta del costo por proyecto.
- Ventaja: Reputación de empresa responsable.
- Desventaja: Dependencia de la TRM en viajes internacionales.
¿Cómo los recursos humanos gestionan los viáticos?
Recursos humanos, diseña políticas, define tarifas y establece flujos de aprobación en conjunto con finanzas. Implementa sistemas de gastos que integran la nómina electrónica, validan topes y generan reportes en tiempo real. Además, capacita al personal en la correcta rendición de soportes y analiza los KPI de costo por viaje y satisfacción del colaborador para mejorar continuamente la política.
Gobierno del proceso
Comités mensuales revisan desviaciones, actualizan tarifas y auditan casos de incumplimiento, garantizando transparencia y disciplina financiera.
Tecnología y cultura
Apps móviles para cargar recibos y chatbots que responden dudas reducen tiempos de reembolso y aumentan la confianza en la gestión.
- Política revisada cada año frente a IPC y tarifas hoteleras.
- Indicador meta de fraude < 1 % del gasto total.
- Encuestas de satisfacción al viajero post-misión.
Los viáticos son una inversión estratégica que equilibra productividad, bienestar y cumplimiento legal. Con políticas claras, controles digitales y una cultura de confianza, cada comisión de servicios se convierte en oportunidad de crecimiento y posicionamiento para la empresa y para quien la representa. El desafío consiste en mantener el justo medio: recursos suficientes para cubrir necesidades reales sin comprometer la rentabilidad; procesos rigurosos que no ahoguen la flexibilidad. Cuando este balance se logra, los viáticos dejan de ser un simple reembolso y se transforman en un símbolo tangible de la promesa de valor que la organización hace a su gente.