Uno de los principales objetivos de la comunicación organizacional es el establecimiento de relaciones duraderas con sus públicos y con sus empleados. Esto es posible a través de acciones personalizadas y segmentadas, tomando como base al análisis periódico de las informaciones obtenidas a través de cuestionarios e informes aplicados en la empresa, con el objetivo de identificar las necesidades de todos los que participan en la organización.
Cuáles son las herramientas de la comunicación organizacional
La comunicación es clave para cualquier éxito comercial. A menos que clientes potenciales y clientes conozcan su negocio, no tendrán la información para contactarlo o comprar sus productos. Cuando conocen su negocio, deben poder contactarlo fácilmente. Por ello, son dos tipos de herramientas de comunicación son esenciales en una empresa:
Herramientas de comunicación interna
- Conversación cara a cara: Las reuniones cara a cara construyen relaciones más sólidas y significativas, porque permiten mejores oportunidades sociales para vincularse con clientes y compañeros de trabajo. La comunicación cara a cara es lo mejor para la persuasión, el liderazgo, el compromiso, la inspiración, la toma de decisiones, la responsabilidad, la franqueza, el enfoque y el consenso. También es más fácil leer el lenguaje corporal y las expresiones faciales e interpretar las señales de comunicación no verbal.
- Reuniones: Llevar a cabo una reunión efectiva es más que enviar un aviso de que tu equipo se reunirá en un momento y lugar en particular. Las reuniones necesitan una estructura y un orden. Sin estos elementos, puedes continuar haciendo reuniones para siempre y no lograr nada. Después de que termine la reunión, es bueno tomarse un tiempo para informar, y determinar qué estuvo bien y qué podría haberse hecho mejor, esto ayudará a continuar mejorando el proceso de llevar a cabo el buen término de la implementación de esta herramienta.
- Entrevista de evaluación: La evaluación del desempeño tiene diferentes objetivos para la administración y para los empleados. Los empleados están interesados en tener una evaluación de su trabajo desde el punto de vista del desarrollo personal, la satisfacción laboral y la participación en la organización. La gerencia evalúa el desempeño de los empleados para mantener el control de la organización y otorga recompensas o castigos por alcanzar o no los objetivos de la organización. Por lo tanto, un espíritu de neutralidad es esencial en un sistema efectivo de evaluación del desempeño.
- Memorándum: Los memorandos de negocios son documentos formales que la mayoría de las empresas utilizan para comunicarse. Tradicionalmente se han enviado como copias impresas, pero también se pueden enviar electrónicamente. Utilizados durante más de cien años, estos documentos no son costosos de crear. Incluso cuando los empresarios imprimen físicamente la nota, hacerlo generalmente le cuesta a la empresa mucho menos de lo que sería detener completamente el trabajo para tener una reunión formal sobre lo que aborda la nota. Si los empresarios envían la nota por correo electrónico, la empresa también puede comunicarse sin tener que gastar en tinta y papel.
- Intercambio de correos: El correo electrónico es un instrumento de gran demanda en la comunicación comercial y, en general, es una herramienta de comunicación muy efectiva. El correo electrónico es barato, solo requiere una conexión a internet que generalmente ya está presente en el negocio. A pesar de que es posible enviar una copia impresa de los correos electrónicos, los correos electrónicos a menudo se mantienen como copias virtuales porque el archivo y la recuperación de las comunicaciones por correo electrónico son fáciles de hacer.
Desde el CEO hasta el personal de limpieza e incluso los empleados temporales de la empresa pueden enviar y recibir comunicaciones por correo electrónico.
Herramientas de comunicación externa
- Entrevista con los medios: Las entrevistas a los medios son una forma muy efectiva de compartir tu investigación y tus ideas con una gran audiencia. También ayudan a elevar el perfil de la empresa para el reclutamiento, ventas y oportunidades de financiación, así como en encuestas de reputación. Una buena entrevista es una conversación, un intercambio natural. Hay algunas cosas a tener en cuenta al dar una entrevista que son específicas del tipo de medio que representa el periodista. También hay información general que debes conocer al momento de preparar y otorgar entrevistas a los medios que son universales, independientemente de la plataforma.
- Discursos públicos y panel de discusiones: La comunicación pública ocurre cuando individuos y grupos entablan un diálogo en la esfera pública para entregar un mensaje a una audiencia específica. Los eventos de hablar en público, los editoriales de los periódicos y los anuncios publicitarios son algunas formas de comunicación pública, que pueden ser una herramienta poderosa para un hablante eficaz que desea presentar información no conocida previamente.
- Reportes anuales: En el contexto actual se ha convertido en un importante material de comunicación. Algunas organizaciones lo utilizan para actividades de recaudación de fondos, como una necesidad y una solicitud de los financiadores, para mostrar las actividades y logros clave de una organización y otras lo presentan como un informe técnico. Se denomina informe técnico, ya que proyecta y establece diferentes tipos de información, ya sea de dominio o de proyecto. A menudo contiene información financiera, para incluir ingresos y gastos.
- Sitios web: Los denominados espacios en una computadora e Internet donde las personas ponen información sobre ellos mismos, sus intereses, servicios y negocios. En otras palabras, el sitio web originó un folleto electrónico disponible para todo el mundo las 24 horas del día.
Los enlaces incrustados dentro de una página transportan a los visitantes a otras páginas, lo que les permite a los usuarios decidir el orden en que desean ver las páginas haciendo clic en los enlaces que les interesan. Los sitios web modernos ya no son solo de presentación, es decir, folletos o revistas, sino que crean recursos de información virtual totalmente interactivos y personalizados
Independiente de la comunicación dirigida al público interno o externo, se destaca la importancia del conocimiento con respecto a lo que está siendo vehiculado y a quién, para que a partir de este conocimiento el gestor responsable de esta comunicación pueda utilizar el mejor instrumento disponible por las herramientas de la comunicación organizacional, recordando que independiente del instrumento escogido la comunicación sólo podrá ser transmitida en uno o más de los tres niveles que es oral, escrito o gestual.
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