¿Cómo hacer un onboarding de empleados efectivo?

Cuando la mayoría de los empleadores piensan en el onboarding de nuevos empleados, generalmente tienen una lista de tareas centrada en la documentación, el encuentro con el personal, un recorrido por la oficina, una declaración de visión y otras tareas.

Sin embargo, lo que a menudo se ignora por completo es un plan de onboarding que se enfoque en hacer que el empleado se sienta bienvenido, apreciado y parte de la cultura organizacional lo antes posible, con la finalidad de fomentar su identificación, lealtad y excelentes resultados en su labor.

En la gestión de personal, ¿qué es el onboarding?

Es el término que designa el conjunto de procedimientos que tienen como objetivo adaptar y hacer capacitación a los profesionales recién contratados en una empresa sobre todo lo relacionado con dicha organización. En inglés, onboarding significa precisamente “embarcar”, es decir, sumergirse en el contexto de una organización.

En otras palabras, son procesos que apuntan a disminuir el tiempo en el que un nuevo colaborador lleva para alcanzar su pleno potencial dentro de una empresa. Eso va mucho más allá de una simple orientación: los planes de adaptación deben hacer que el empleado se familiarice con los objetivos de una empresa. Al final también podemos hacer onboarding con nuevos clientes.

¿Cómo realizar el proceso de onboarding de nuevos empleados?

El proceso de onboarding comienza incluso antes del primer día en que llegue el nuevo funcionario a laboral en las oficinas. Un proceso de integración exitoso inicia durante el período de reclutamiento y la contratación.

Este proceso está ligado de alguna forma con la employer branding que se crea para atraer personas que tienen el perfil adecuado para cumplir los objetivos organizacionales.

Por ejemplo, si la empresa es del sector de tecnología y ella tiene una marca que proyecta una imagen fresca y relajada, utilizando medios sociales y contenidos innovadores para atraer nuevos talentos, se puede decir que se ha iniciado el proceso de onboarding.

Ahora, si en el primer día de trabajo el nuevo empleado recibe veinte formularios para llenar, esa imagen positiva que tiene de la empresa desaparecerá.

Explique todo antes de la entrevista

La recomendación de especialistas es que la orientación comience antes que un candidato sea formalmente contratado. Una sugerencia es insertar el máximo de información sobre el ambiente laboral y la clima laboral en la sección de “Trabaja con nosotros” del sitio en el anuncio del cargo.

La idea es que cuando vayan a la entrevista, ya sepan bastante sobre la organización, sus experiencias, tradiciones y la descripción en detalle del cargo a ocupar. Con esto, es más probable que atraigas aspirantes más identificados con los objetivos, las visiones, las misiones y los valores de la institución y tengan mayor probabilidad de ser altamente productivos.

¿Cómo hacer que el periodo de adaptación sea menor?

La entrada de un empleado significa para él una nueva etapa de su vida. Todo será nuevo, las personas con las que trabajará, los procesos y hasta las nomenclaturas y jerarquía que cada empresa utiliza.

Por tanto, en este momento de cambio e incerteza, es importante facilitar su entrada con un proceso simple y directo. Convertir el proceso en algo complicado, rellenando formularios y completando papeles puede ser tan malo como no tener ningún proceso.

Garantiza que el empleado tenga un cronograma y una lista de tareas claras de lo que tiene que cumplir para garantizar un proceso de entrada más simple. Los materiales a los que el trabajador debe acceder, si debe tener un entrenamiento, aprender organigramas, códigos de cultura y todo lo que pueda ser útil para que se sienta rápidamente parte de la organización.

Otro punto importante es ofrecer estos materiales de forma digital en vez de copias en físico, además de evitar desperdicios de papel. Esto garantiza que se tenga acceso frecuente al material siempre cuando el empleado necesite una orientación.

Considera también mantener un perfil digital de todos los trabajadores con todas las informaciones necesarias tanto para la parte burocrática como para la parte del negocio. Ya que permite completar y actualizar sus datos en general y el control de acceso a las informaciones será mucho más fácil.

Un entrenamiento adecuado ayuda a reducir aún más el período de adaptación

Algunas investigaciones demuestran que un nuevo trabajador lleva hasta un año para llegar a su nivel máximo de productividad ¿Cómo acelerar esto? Haciendo un buen entrenamiento.

• Selecciona personas de cada área funcional de la empresa con lenguaje fluido para ser anfitriones de los nuevos colaboradores.
• Organiza seminarios o eventos de formación con todos ellos para unificar la forma y el mensaje de las actividades.
• Haz que el nuevo funcionario proporcione un feedback sobre el proceso para comprobar si el método de entrenamiento que estás utilizando es útil o no.

¿Cuáles son los beneficios de una incorporación efectiva?

Uno de los principios de Andragogía, teoría de Malcolm Knowles para educación de adultos, es entender la necesidad, o sea, los adultos necesitan saber por qué es necesario aprender un determinado contenido y, principalmente, cuál es el beneficio que trae dicho acontecimiento.

Por eso, al definir la estructura de onboarding de tus trabajadores, recuerda dejar en claro cómo esos contenidos pueden acelerar la adaptación y desarrollo profesional de sus talentos humanos. Al tener esto claro, en un corto período de tiempo, los nuevos talentos ya alcanzarán niveles de conocimiento con más experiencia. Dando como resultado una productividad máxima, trabajadores felices y clientes satisfechos. Dándole a tu empresa la capacidad para satisfacer las expectativas de los usuarios y cumplir los objetivos que se plantee como organización.

La incorporación es mucho más que mostrar a los recién llegados dónde está la cocina y darles un pase de seguridad. Es un proceso global que implica no solo educarlos sobre la empresa y su gente. Sino también hacer que se sientan parte de ella, con una bienvenida tanto práctica como personal. También es un compromiso que debe extenderse más allá de una hora en su primer día.

Preguntas frecuentes

¿Qué tiene que ver un buen proceso de incorporación con la nómina y los impuestos sobre la nómina?

Un buen proceso de incorporación asegura que toda la información del nuevo empleado, como su salario y régimen fiscal, sea capturada correctamente desde el inicio. Esto facilita la generación de nómina precisa y el cálculo correcto de impuestos de nómina como IMSS, Impuesto Sobre Nómina (ISN), Impuesto Sobre Renta (ISR), Fonacot, INM, ISSSTE entre otros. Esto permite la empresa de evitar  errores y posibles sanciones.

¿Qué tiene que ver un buen proceso de incorporación con los beneficios?

Durante la incorporación, se informa al nuevo empleado sobre los beneficios a los que tiene derecho y cómo acceder a ellos. Los beneficios incluyen: caja de ahorros, fondo de ahorro, programas de bienestar, programas de telemedicina, seguro de vida, seguro de gastos médicos mayores, vales de despensa, entre otros.  Un proceso bien estructurado garantiza que el empleado conozca desde el principio las opciones disponibles y pueda tomar decisiones informadas.

¿Qué tiene que ver un buen proceso de incorporación con INFONAVIT y crédito INFONAVIT?

La incorporación es el momento ideal para explicar al nuevo empleado cómo afiliarse al INFONAVIT y cuáles son los beneficios de este programa (como los créditos INFONAVIT). Además, se debe asegurar que toda la documentación necesaria para la inscripción sea recopilada y enviada a tiempo.

¿Qué tiene que ver un buen proceso de incorporación con Mejoravit, UMI y UDI?

La incorporación es el momento adecuado para informar al empleado sobre estos programas (Mejoravit, UMI, UMA, UDIS, entre otros) y cómo acceder a ellos.

¿Qué tiene que ver un buen proceso de incorporación con NSS, Kardex y semanas cotizadas?

Durante el proceso de incorporación, se debe dar de alta al nuevo empleado en el IMSS, lo que implica la asignación de un Número de Seguro Social (NSS) y la creación de su Kardex. Esto garantiza que el empleado tenga acceso a los servicios médicos y que sus semanas cotizadas se registren correctamente.

¿Qué tiene que ver un buen proceso de incorporación con prestaciones de ley?

La incorporación es el momento de informar al empleado sobre las prestaciones de ley a las que tiene derecho, como vacaciones, aguinaldo, prima vacacional, prima dominical, prima de antigüedad, incapacidad por maternidad, incapacidad por paternidad, PTU, entre otros.  Además, se deben establecer los mecanismos para que el empleado pueda hacer uso de estas prestaciones.

Visita nuestra calculadora aguinaldo.

¿Qué tiene que ver un buen proceso de incorporación con eventos laborales como incidencias, faltas, incapacidades, etc.?

Un buen proceso de incorporación incluye la presentación del reglamento interno y las políticas de la empresa. Lo que ayuda a prevenir futuros problemas relacionados con incidencias, faltas, incapacidades o incapacidades IMSS.

¿Qué tiene que ver un buen proceso de incorporación con incentivos?

Durante la incorporación, se pueden explicar los diferentes incentivos que la empresa ofrece, como como bono de puntualidad, bono de asistencia o bono de productividad. Esto ayuda a motivar al nuevo empleado y a alinear sus objetivos con los de la empresa.

¿Qué tiene que ver un buen proceso de incorporación con despidos, indemnizaciones, finiquitos y liquidaciones?

Aunque el objetivo de la incorporación es retener al talento, un proceso bien estructurado puede facilitar la gestión de un eventual despido (despido justificado o despido injustificado). Al tener toda la información del empleado desde el inicio. Se pueden agilizar los trámites de indemnizaciones con la liquidación o finiquito (depende de la situación).

Visita nuestra calculadora finiquito y nuestra calculadora liquidación.