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¿Qué es una incapacidad laboral?
Una incapacidad laboral ocurre cuando una persona trabajadora no puede desempeñar sus actividades debido a una enfermedad, accidente o maternidad. Dependiendo del origen y la gravedad del caso, puede tratarse de una incapacidad temporal o, cuando deriva de un riesgo de trabajo, ocasionar una disminución o pérdida permanente de las facultades para trabajar.
En el régimen del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), el Instituto valora a la persona asegurada y, cuando corresponde, expide los certificados o dictámenes relacionados con la incapacidad. El procedimiento, los documentos y las prestaciones cambian según se trate de enfermedad general, maternidad o riesgo de trabajo.
Para la empresa, estos periodos implican registrar correctamente la ausencia, realizar los ajustes necesarios en nómina, conservar la documentación y dar seguimiento a las obligaciones de seguridad social aplicables. Por eso es importante identificar correctamente el origen y el periodo autorizado desde el inicio.
¿Cuáles son los tipos de incapacidad laboral en México?
Para gestionar una incapacidad ante el IMSS, primero hay que distinguir el motivo que la origina de las consecuencias que puede generar un riesgo de trabajo. Enfermedad general, maternidad y riesgo de trabajo indican el origen; incapacidad temporal, permanente parcial y permanente total describen las consecuencias que puede producir un riesgo laboral.
Enfermedad general
La incapacidad por enfermedad general se presenta cuando una enfermedad o condición ajena al trabajo impide temporalmente que una persona desempeñe sus actividades laborales. El IMSS determina el periodo durante el cual deberá ausentarse y, cuando corresponde, expide el certificado de incapacidad.
Maternidad
La incapacidad por maternidad ampara el periodo en el que una trabajadora asegurada debe ausentarse de sus labores antes y después del parto. El IMSS certifica el embarazo y expide el certificado correspondiente.
Riesgo de trabajo
Un riesgo de trabajo es un accidente o enfermedad a la que está expuesta una persona en ejercicio o con motivo de sus actividades laborales, conforme a la Ley Federal del Trabajo (LFT). También se consideran accidentes de trabajo los ocurridos durante el traslado directo del domicilio al lugar de trabajo y viceversa.
Cuando un riesgo de trabajo produce una incapacidad, la LFT distingue:
- Incapacidad temporal: imposibilita parcial o totalmente trabajar durante algún tiempo.
- Incapacidad permanente parcial: disminuye las facultades o aptitudes de una persona para trabajar.
- Incapacidad permanente total: imposibilita desempeñar cualquier trabajo por el resto de la vida.
Estas definiciones corresponden a los artículos 473, 474 y 478 a 480 de la Ley Federal del Trabajo.
¿Cómo tramitar una incapacidad ante el IMSS y qué documentos se necesitan?
El trámite de una incapacidad ante el IMSS comienza con la valoración médica de la persona trabajadora. A partir del diagnóstico, el Instituto determina si corresponde expedir un certificado de incapacidad y por cuánto tiempo. De manera general, el proceso contempla:
- Acudir a valoración médica en el IMSS. El personal médico determina si el estado de salud impide realizar las actividades laborales.
- Obtener el certificado o formato correspondiente. Los documentos cambian según se trate de enfermedad general, maternidad o un probable riesgo de trabajo.
- Informar a la empresa. RH o Nómina debe considerar los días amparados para realizar los registros y ajustes aplicables.
- Dar seguimiento al pago del subsidio, cuando corresponda, mediante los mecanismos habilitados por el IMSS.
¿Qué documentos se necesitan para un riesgo de trabajo?
Cuando existe un probable accidente o enfermedad relacionada con el trabajo, el IMSS solicita identificación oficial vigente, Cartilla Nacional de Salud y el formato correspondiente: ST-7 para un probable accidente de trabajo o ST-9 para una probable enfermedad de trabajo.
En ambos formatos, el reverso debe estar preferentemente llenado por el patrón. Si este no lo completa, la persona puede acudir de cualquier manera al servicio de Salud en el Trabajo para continuar el trámite.
¿Qué se necesita para tramitar una incapacidad por maternidad?
Si el embarazo se atiende en el IMSS, la trabajadora debe seguir el control prenatal indicado. Si el seguimiento se realiza con un médico externo, debe acudir con su médico familiar del IMSS durante la semana 34 de gestación.
Entre los documentos solicitados se encuentran identificación oficial vigente, un documento que muestre el Número de Seguridad Social (NSS) y, cuando el seguimiento fue externo, la interpretación de un ultrasonido reciente.
¿Cuánto paga el IMSS por incapacidad?
El pago depende del origen de la incapacidad, del salario registrado ante el IMSS y, en enfermedad general y maternidad, del cumplimiento de las semanas de cotización requeridas.
| Tipo de incapacidad | Semanas cotizadas | Porcentaje de pago | Desde cuándo y por cuánto tiempo |
| Enfermedad general | Por regla general, 4 cotizaciones semanales previas. Para trabajadores eventuales, 6 semanas dentro de los 4 meses anteriores. | 60% del último salario diario de cotización. | Desde el cuarto día y hasta 52 semanas, con posible prórroga de hasta 26 semanas. |
| Riesgo de trabajo | No requiere semanas cotizadas previas. | 100% del salario registrado al ocurrir el riesgo. | Desde el primer día y hasta 52 semanas mientras se determina la recuperación o una incapacidad permanente. |
| Maternidad | 30 cotizaciones semanales en los 12 meses anteriores a la fecha en que debe comenzar el subsidio. | 100% del último salario diario de cotización. | Durante el periodo amparado por el certificado único, que puede cubrir 84 días. |
Estas reglas están previstas en la Ley del Seguro Social (LSS) y en la información oficial del IMSS sobre pago de incapacidades.
¿Quién paga los primeros tres días de incapacidad por enfermedad general?
En una incapacidad por enfermedad general, el subsidio del IMSS comienza a partir del cuarto día. Esto significa que el Instituto no subsidia los primeros tres días.
Además, el artículo 42, fracción II, de la Ley Federal del Trabajo establece que una incapacidad temporal ocasionada por un accidente o enfermedad que no constituya un riesgo de trabajo suspende temporalmente las obligaciones de prestar el servicio y pagar el salario. Por ello, la ley no obliga al patrón a pagar el salario ordinario correspondiente a esos primeros tres días.
Si la empresa cuenta con un contrato individual o colectivo, política interna o prestación superior que contemple el pago de esos días, deberá aplicar las condiciones correspondientes.
¿Cómo se paga la incapacidad por maternidad?
En maternidad, el subsidio del IMSS corresponde al 100% del último salario diario de cotización y el certificado único de incapacidad por maternidad puede amparar 84 días.
Para tener derecho al subsidio, la trabajadora debe haber cubierto al menos 30 cotizaciones semanales durante los 12 meses anteriores a la fecha en que debe comenzar el pago, además de cumplir los demás requisitos previstos en la Ley del Seguro Social. Si no reúne las cotizaciones requeridas, el artículo 103 de la LSS establece que el pago del salario íntegro queda a cargo del patrón.
Cuando la fecha probable de parto no coincide con la fecha real y se prolonga el periodo anterior al parto, la LSS establece que esos días adicionales se pagan como continuación de incapacidades originadas por enfermedad. El IMSS señala que estas incapacidades de enlace se pagan al 60% del salario por los días autorizados.
El subsidio también puede recibirse directamente mediante la nómina cuando la empresa tiene celebrado un Convenio de Pago con el IMSS.
¿Dónde se consulta y cobra una incapacidad del IMSS?
El IMSS permite consultar el estatus y el histórico de las incapacidades mediante sus servicios digitales. También es posible registrar una cuenta bancaria con Clave Bancaria Estandarizada (CLABE) a nombre de la persona asegurada para recibir directamente los subsidios por enfermedad general, maternidad o riesgos de trabajo.
El registro de la cuenta CLABE puede realizarse mediante los servicios digitales del IMSS utilizando la Firma Electrónica Avanzada, y también existen modalidades de registro en ventanilla.
Cuando la empresa tiene celebrado un Convenio de Pago con el IMSS, el subsidio puede recibirse directamente mediante la nómina. Para RH y Nómina, es importante conservar los certificados y verificar que los días registrados coincidan con el periodo autorizado por el Instituto.
¿Cómo se calcula una incapacidad permanente por riesgo de trabajo?
Cuando un riesgo de trabajo genera consecuencias permanentes, la prestación económica depende de si el dictamen determina una incapacidad permanente total o parcial y del porcentaje de valuación reconocido por el IMSS.
| Tipo o grado de incapacidad | Prestación general | Criterio de cálculo |
| Incapacidad permanente total | Pensión | La base general equivale al 70% del salario en que cotizaba la persona al ocurrir el riesgo. En enfermedad de trabajo se considera el promedio del salario base de cotización de las últimas 52 semanas o de las que tuviera si el aseguramiento fue menor. |
| Incapacidad permanente parcial superior al 50% | Pensión | Se calcula conforme al porcentaje de valuación reconocido, tomando como base la pensión que correspondería por incapacidad permanente total. |
| Incapacidad permanente parcial superior al 25% y hasta 50% | Indemnización global optativa | La persona trabajadora puede optar por una indemnización global equivalente a cinco anualidades de la pensión que le hubiera correspondido. |
| Incapacidad permanente parcial de hasta 25% | Indemnización global | Equivale a cinco anualidades de la pensión que hubiera correspondido. |
Estas reglas derivan del artículo 58 de la Ley del Seguro Social. Además, al declararse una incapacidad permanente, la LSS prevé inicialmente una pensión provisional durante un periodo de adaptación de dos años. Después se determina la pensión definitiva conforme a las reglas aplicables.
¿Cómo impactan las incapacidades en la nómina de la empresa?
Una incapacidad laboral afecta directamente el procesamiento de la nómina, ya que RH y Nómina deben identificar los días amparados por el certificado del IMSS y aplicar correctamente su efecto en percepciones, deducciones y obligaciones de seguridad social.
- Cuotas ante el IMSS: el artículo 31, fracción IV, de la Ley del Seguro Social establece que, durante ausencias amparadas por incapacidades médicas expedidas por el Instituto, no es obligatorio cubrir las cuotas obrero-patronales, excepto las correspondientes al ramo de retiro.
- Aportaciones al INFONAVIT: desde la reforma al artículo 29 de la Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT), tratándose de incapacidades expedidas por el IMSS subsiste la obligación de pagar las aportaciones patronales.
- Descuentos de créditos INFONAVIT: la obligación de efectuar los descuentos para amortizar créditos no se suspende por ausencias o incapacidades. Para descuentos expresados en pesos o cuota fija en veces salario mínimo, el INFONAVIT ha precisado que no deben reducirse proporcionalmente por los días en que no se pagó salario. Sin embargo, el descuento no puede ser mayor al salario pagado ni rebasar los límites legales, y el patrón no queda obligado por la cantidad que no pudo descontar. Esta regla se implementó a partir de los salarios correspondientes al sexto bimestre de 2025.
Esta es la regla general vigente. Sin embargo, pueden existir supuestos de excepción para patrones que cuenten con una resolución judicial aplicable a su caso, por lo que la empresa debe verificar si se encuentra en esa situación antes de determinar los descuentos.
¿Qué obligaciones tiene la empresa ante el IMSS por una incapacidad?
Cuando el IMSS expide una incapacidad, la empresa debe considerar sus efectos en la gestión laboral, la nómina y la seguridad social. Las obligaciones específicas dependen del origen de la incapacidad y de las condiciones de cada caso.
- Dar seguimiento a los riesgos de trabajo: cuando la incapacidad deriva de un accidente o enfermedad laboral, la empresa debe gestionar la documentación correspondiente y proporcionar la información necesaria para la calificación.
- Revisar la prima del Seguro de Riesgos de Trabajo: una incapacidad no aumenta automáticamente la prima de la empresa. Su determinación depende de la siniestralidad y de los riesgos de trabajo terminados durante el periodo de revisión. Para el cálculo pueden considerarse días subsidiados por incapacidad temporal, incapacidades permanentes y defunciones. Los accidentes ocurridos durante el traslado directo del domicilio al centro de trabajo o viceversa no se incluyen en esta determinación.
- Identificar obligaciones adicionales en maternidad: cuando una trabajadora no reúne las cotizaciones necesarias para recibir el subsidio por maternidad del IMSS, el artículo 103 de la Ley del Seguro Social establece que el pago del salario íntegro queda a cargo del patrón.
- Conservar la documentación: los certificados, dictámenes y formatos relacionados con la incapacidad deben integrarse al expediente y utilizarse como respaldo para los registros y obligaciones correspondientes.
Gestionar correctamente una incapacidad requiere coordinar a la persona trabajadora, RH y Nómina para que la ausencia, los pagos y las obligaciones de seguridad social se registren conforme al caso.
