Nómina en México: ¿Qué es?, ¿Qué elementos tiene? y ¿Cómo calcularla?

Tabla de contenidos

  1. ¿Qué es una nómina?
    • - La nómina en México
    • - Aspectos que tiene la nómina en México
    • - Información que tiene la nómina en México
  2. ¿Qué dice la ley sobre la nómina?
    • - Ley Federal del Trabajo (LFT)
    • - Reglamento Interior de Trabajo (RIT) 
    • - Otras leyes y reglamentos aplicables
  3. ¿Qué tipos de nómina hay en México?
    • - Por periodicidad de pago
    • - Por tipo de personal
    • - Otras clasificaciones
  4. ¿Cómo gestionar la nómina en México?
    • - Software de nómina
    • - Maquila de nómina
  5. ¿Cuáles son los conceptos de la nómina en México?
    • - Percepciones de la nómina en México
    • - Deducciones de la nómina en México
  6. ¿Cuáles son los requisitos para correr la nómina en México?
    • - Requisitos para las empresas
    • - Requisitos para los empleados
  7. ¿Cómo hacer la nómina en México, paso a paso?
    • - Paso 1 – Calcular la nómina en México
    • - Paso 2 – Pagar la nómina en México
    • - Paso 3 – Timbrar la nómina en México
    • - Paso 4 – Generar el recibo de nómina en México
    • - Paso 5 – Declarar impuestos relacionado para la nómina en México
    • - Paso 6 – Pagar los impuestos para la nómina en México
  8. Preguntas frecuentes sobre la nómina en México
    • - ¿Cuál es el salario mínimo diario?
    • - ¿Que es el Salario Diario Integrado (SDI) en la nómina?
    • - ¿Que es sueldo bruto <> neto?
    • - ¿Que es el factor 30 vs 30.4?
  9. Errores comunes en la gestión de nómina en México
    • - Cálculo de los salarios
    • - Emisión de recibos de nómina
    • - Declaración y pago de impuestos
    • - Gestión de las bajas y altas de personal
    • - Falta de organización y control
  10. Consecuencias si no haces bien la nómina en México
    • - Sanciones legales y fiscales
    • - Problemas con los empleados
    • - Problemas financieros y operativos

La gestión de la nómina puede ser un proceso complejo y abrumador para las nuevas empresas en México. Esta guía te proporciona una descripción general de los aspectos esenciales de la nómina en México. Su objetivo es ayudar a las nuevas empresas a cumplir con sus obligaciones legales y administrar sus recursos humanos de manera efectiva.

¿Qué es una nómina?

La nómina en México

La nómina es un documento que debe ser emitido de forma obligatoria por cualquier empresa en México para efectos de fiscalización laboral. Todas las empresas están obligadas por la ley a preparar mensualmente el registro de pago de la remuneración ofrecida a todos sus empleados. Asimismo, cada empresa debe guardar una copia de este recibo.

Aspectos que tiene la nómina en México

La nómina surge para registrar la información de los empleados de acuerdo a sus condiciones de contratación.  Con base en ello, se realiza el pago de los salarios de los empleados. Los aspectos básicos son los siguientes:

Información que tiene la nómina en México

No existe un formato o modelo oficial para la elaboración de este documento. Las empresas deben adoptar los criterios que mejor atiendan a sus necesidades. Sin embargo, es indispensable que aparezcan las siguientes informaciones:

  • Identificación del trabajador y de la empresa: La nómina es una hoja personal e intransferible y, para que se facilite la comprobación de la situación laboral de un trabajador.
  • Clasificación del trabajador: El colaborador debe pertenecer a una categoría, que a veces es regulada por una contrato colectivo. O, depende de los recursos humanos de la empresa, la cual va desde los que tienen baja por paternidad, enfermedad, trabajadores de confianza, permanentes y/o de contrato temporal.
  • Análisis de horas de trabajo: La empresa debe identificar por medio de controles de asistencia:  las horas trabajadas, las horas extras, jornadas laborales adicionales cumplidas o descansos remunerados.
  • Descuentos de encargos sociales e impuestos de renta: Deben ser contabilizados los descuentos del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) para asegurar los beneficios mensuales. Se incluye también la retención del Impuesto sobre la Renta (ISR).
  • Sueldo y remuneración: El sueldo es la contraprestación debida al empleado por los servicios proporcionados y en concordancia con el contrato de trabajo.

¿Qué dice la ley sobre la nómina?

El marco legal que regula las relaciones laborales en México está compuesto por diversas leyes y reglamentos:

Ley Federal del Trabajo (LFT)

  • Ley Federal del Trabajo (LFT) establece los derechos y obligaciones de los trabajadores y patrones.
  • Define los tipos de contratos de trabajo, jornadas laborales, salarios mínimos, prestaciones laborales, descansos, vacaciones, seguridad e higiene en el trabajo.
  • Es la ley fundamental en materia laboral y su cumplimiento es obligatorio para todas las empresas en México.

Reglamento Interior de Trabajo (RIT) 

  • Reglamento Interior de Trabajo (RIT) es un documento obligatorio para todas las empresas en México.
  • Contiene las normas y procedimientos internos específicos para la gestión de la nómina y las relaciones laborales.
  • Debe estar alineado con la LFT y otras leyes y reglamentos aplicables.
  • El RIT debe ser elaborado por la empresa y aprobado por los trabajadores o sus representantes.

Otras leyes y reglamentos aplicables

Es importante que las nuevas empresas en México se familiaricen con la legislación laboral aplicable y cumplan con todas las obligaciones legales. El incumplimiento de las leyes laborales puede acarrear sanciones significativas, incluyendo multas, indemnizaciones a los trabajadores e incluso la clausura del negocio.

¿Qué tipos de nómina hay en México?

En México, existen dos clasificaciones principales para los tipos de nómina:

Por periodicidad de pago

  • Nómina quincenal: Es la más común en México. Los pagos se realizan cada quince días, generalmente el 15 y el 30 o 31 de cada mes.
  • Nómina catorcenal: Es menos común que quincenal pero igual existe. Los pagos se realizan cada dos semanas (14 días). su salario cada dos semanas.
  • Nómina mensual: Los pagos se realizan una vez al mes, generalmente el último día del mes.
  • Nómina semanal: Los pagos se realizan cada siete días. Es menos común que las otras periodicidades, pero se utiliza en algunos sectores como el agrícola o el comercio informal.
  • Nómina decenal: Los pagos se realizan cada diez días. Es menos común que las otras periodicidades, pero se utiliza en algunas empresas.

Por tipo de personal

  • Nómina ordinaria: Es la nómina que se aplica a la mayoría de los trabajadores. Incluye los pagos por salario regular, horas extra, vacaciones, aguinaldos, etc.
  • Nómina extraordinaria: Es la nómina que se aplica a pagos ocasionales que no forman parte del salario regular, como bonos, compensaciones por despido, finiquitos, etc.

Otras clasificaciones

  • Nómina por tipo de contrato: Puede haber nóminas para trabajadores de base, eventuales, por honorarios, etc.
  • Nómina por tipo de industria: Algunas industrias, como la del transporte o la construcción, pueden tener requisitos específicos para la nómina.

¿Cómo gestionar la nómina en México?

En México, las empresas disponen de diversas opciones para gestionar la nómina de sus empleados de manera eficiente. Estas opciones se adaptan a las necesidades y presupuestos de cada empresa. A continuación, se detallan las principales opciones de gestión de nómina disponibles en México:

Software de nómina

El software de nómina es una herramienta informática que automatiza y facilita la gestión de la nómina de una empresa. Permite calcular salarios, generar recibos de nómina, procesar pagos y realizar declaraciones fiscales.

Ventajas

  • Automatización de tareas: Reduce el tiempo y el esfuerzo dedicados a tareas manuales repetitivas, como cálculos de nómina y generación de recibos.
  • Precisión y confiabilidad: Minimiza errores y garantiza la exactitud de los pagos y declaraciones fiscales.
  • Cumplimiento normativo: Facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales relacionadas con la nómina.
  • Acceso a información: Proporciona informes y análisis detallados sobre la nómina, permitiendo una mejor toma de decisiones.
  • Escalabilidad: Se adapta al crecimiento de la empresa y a sus necesidades específicas.

Desventajas

  • Costo: La inversión inicial en software de nómina puede ser significativa, especialmente para sistemas completos.
  • Implementación y mantenimiento: Requiere de un proceso de implementación y mantenimiento periódico.
  • Actualizaciones: Es necesario mantener el software actualizado para cumplir con las normativas vigentes.

Maquila de nómina

La maquila de nómina es cuando una empresa delega la gestión de la nómina a una empresa especializada. Estas empresas se encargan de todas las tareas relacionadas con la nómina. Ellos encargan desde la captura de datos hasta el pago de salarios y la declaración de impuestos. Esto libera la empresa contratante de estas responsabilidades. Es importante notar que en la maquila de nómina los empleados todavía están registrados bajo la razón social de la empresa.

Ventajas

  • Reducción de costos: La maquila de nómina puede ser una opción más económica. Te permite compartir una experto versus contratando uno internamente.
  • Experiencia y especialización: Las empresas de maquila de nómina cuentan con un equipo de profesionales expertos en el manejo de nóminas. Esto garantiza la precisión, el cumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales.
  • Cumplimiento normativo: La empresa contratante se asegura de cumplir con todas las obligaciones fiscales y laborales relacionadas con la nómina.
  • Liberación de recursos humanos: Al delegar la gestión de la nómina a un tercero, la empresa libera a su personal interno para que se enfoque en recursos humanos.
  • Escalabilidad: La maquila de nómina se adapta fácilmente al crecimiento de la empresa, sin necesidad de aumentar el personal interno.
  • Acceso a tecnología avanzada: Las empresas de maquila de nómina suelen utilizar software y herramientas tecnológicas de última generación para la gestión de la nómina. Esto permite la empresa optimizar procesos, mejorar la precisión y automatizar tareas repetitivas.
  • Reducción de riesgos: Al delegar la gestión de la nómina a un experto, la empresa reduce el riesgo de errores en cálculos.

Desventajas

  • Pérdida de control: La empresa delega una parte importante de la gestión de sus recursos humanos a un tercero. Se puede implicar cierta pérdida de control sobre algunos aspectos de la nómina.
  • Dependencia del proveedor: La empresa depende de la calidad del servicio prestado por la empresa de maquila de nómina.
  • Costos adicionales: La maquila de nómina puede reducir costos en comparación con la gestión interna. Es importante considerar los costos del servicio  y los posibles costos adicionales como un software.
  • Dificultad para integrar con otros sistemas: Puede ser complejo integrar el sistema de nómina del proveedor con otros sistemas de la empresa.
  • Posibles problemas de comunicación: Es importante establecer una buena comunicación con la empresa de maquila de nómina. La idea es asegurar una comprensión clara de las necesidades de la empresa y evitar malentendidos.

¿Cuáles son los conceptos de la nómina en México?

Percepciones de la nómina en México

Las percepciones en la nómina son los pagos que recibe un trabajador por su labor. En México, existen diversas percepciones comunes que se incluyen en el salario de los trabajadores. A continuación, se detallan algunas de las más importantes:

  1. Sueldo base: Es la cantidad fija acordada entre el empleador y el trabajador por el trabajo ordinario.
  2. Horas extras: Remuneración adicional que se paga al trabajador cuando labora más allá de su jornada laboral ordinaria.
  3. Bonos: Pagos adicionales al salario base que se otorgan al trabajador por cumplir con objetivos específicos o por su buen desempeño. Algunos ejemplos son bono de productividad,o bono de puntualidad y bono de asistencia.
  4. Comisiones: Porcentaje de las ventas o ingresos generados por el trabajador que se le paga como parte de su salario.
  5. Primas: Pagos adicionales al salario base que se otorgan al trabajador en ocasiones especiales, como festividades, aniversarios o prima de antigüedad.
  6. Vales de despensa: Cupones o tarjetas que se otorgan al trabajador para la compra de alimentos o productos de primera necesidad.
  7. Prestaciones de ley: Son prestaciones obligatorias que las empresas deben otorgar a sus trabajadores: aguinaldo, vacaciones, prima vacacional, días de enfermedad y incapacidad por maternidad.
  8. Otras percepciones: Existen otras percepciones menos comunes como viáticos, gastos de viaje, uniformes, herramientas de trabajo, etc.

Deducciones de la nómina en México

Las deducciones son cantidades que se restan del salario bruto del trabajadorxisten diversas deducciones como:

  1. Impuesto Sobre la Renta (ISR): Grava los ingresos salariales y prestaciones de los trabajadores. La tasa del ISR varía según el nivel de ingresos del trabajador y se establece en la Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR). El ISR se calcula y retiene de cada pago de nómina por parte del empleador y se entrega al Servicio de Administración Tributaria (SAT) en las fechas establecidas.
  2. Cuota obrera patronal IMSS: La tasa de la cuota obrera patronal del IMSS varía según el salario del trabajador y se establece en la Ley del Seguro Social. El patrón retiene la cuota obrera del trabajador de su salario y la paga junto con su propia aportación patronal al IMSS en las fechas establecidas.
  3. Aportaciones a fondos de ahorro: Retenciones voluntarias del salario del trabajador para su ahorro futuro. Las aportaciones a fondos de ahorro pueden ser voluntarias o convenidas en el contrato de trabajo. Estas aportaciones se invierten en fondos de ahorro y se devuelven al trabajador al final del plazo acordado o en caso de terminación de la relación laboral.
  4. Pensiones alimenticias: Retenciones del salario del trabajador para el pago de la pensión alimenticia de sus hijos o excónyuge. Las pensiones alimenticias se establecen por orden judicial o por acuerdo entre las partes. El empleador retiene la pensión alimenticia y la paga al acreedor.
  5. Préstamos personales: Retenciones del salario del trabajador para el pago de préstamos personales. El empleador retiene las cuotas del préstamo del salario del trabajador.
  6. Otros deducciones. Existen otras como:  cuotas sindicales, pagos por incapacidad, deducciones por seguro de gastos médicos mayores o seguro de vida, etc. Se dependerá a la empresa y el trabajador.

¿Cuáles son los requisitos para correr la nómina en México?

Requisitos para las empresas

Antes de que una empresa pueda contratar empleados y pagar la nómina, debe asegurarse de que la empresa tenga los registros correctos para las diferentes operaciones de la nómina.

Los requisitos para una empresa son la siguiente:

Razón social

Registro Federal de Contribuyentes (RFC)

  • ¿Qué es? El RFC es una clave numérica de 12 o 13 caracteres. Se usa el SAT  para identificar a las personas físicas (individuos) o personas morales (empresas).
  • ¿Por qué es necesario en la nómina? Este registro es necesario para que la empresa presente todas sus declaraciones fiscales. También es para inscribir a la empresa en el IMSS y en la Secretaría de Finanzas para el pago del Impuesto Sobre Nómina (ISN). Con este registro, se emiten los recibos CFDI de los trabajadores.

Firma Electrónica Avanzada (FIEL)

  • ¿Qué es? El Firma Electrónica Avanzada (FIEL) es una firma que identifica a la empresa con el gobierno y consta de una combinación de dos archivos *.cer y *.key que sirve como sustituto de la firma autógrafa del representante legal en los diversos trámites legales de la empresa.
  • ¿Por qué es necesario en la nómina? Sólo mediante ésta, el representante legal tiene acceso al sitio virtual del SAT de la empresa. En algunos estados es requerida para ingresar al portal de la Secretaría de Finanzas y reportar el ISN. Actualmente, el IMSS ya está implementando el acceso al IDSE mediante FIEL.

Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS)

  • ¿Qué es? Es el registro que otorga el IMSS a las empresas que se constituyen y que contratarán empleados, para asegurar la seguridad social de los mismos.
  • ¿Por qué es necesario en la nómina? Con este registro se realizan los movimientos IMSS (alta, baja y cambios en sueldos) de los trabajadores, se pagan las cuotas obrero-patronales IMSS/INFONAVIT, se entera la prima de riesgo y se realizan todos los trámites ante el IMSS.

Cuenta bancaria mexicana

  • ¿Qué es? Se debe abrir una cuenta bancaria en México en pesos MXN a nombre de la empresa.
  • ¿Por qué es necesario en la nómina? Mediante esta cuenta, se hace el pago a los trabajadores, así como los pagos de cuotas al IMSS y los demás pagos de impuesto al gobierno.

Certificado de Sello Digital (CSD)

  • ¿Qué es? Certificado de Sello Digital (CSD) es una firma digital diferente a la FIEL que permite autenticar (sellar) las actividades económicas de la empresa mediante la emisión de comprobantes digitales (CFDI). Es una combinación de dos archivos, uno *.cer y otro *.key. Los CSDs son diferentes de las FIELes porque se usan específicamente mediante un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) para sellar facturas.
  • ¿Por qué es necesario en la nómina? Mediante el CSD se timbran los recibos de nómina por los pagos hechos a los trabajadores en sueldos, salarios y asimilados.

Sistema Único de Autodeterminación (SUA)

  • ¿Qué es? El Sistema Único de Autodeterminación (SUA) es un programa informático a través del cual los patrones (empresas) pueden determinar automáticamente las cuotas obrero-patronales del IMSS a pagar, así como las contribuciones y amortizaciones del INFONAVIT.
  • ¿Por qué es necesario en la nómina? Es el único software permitido por el IMSS para el cálculo de las cuotas obrero-patronales.

Sistema de Pago Referenciado (SIPARE)

  • ¿Qué es? El Sistema de Pago Referenciado (SIPARE) es un portal de internet administrado por el IMSS con el fin de obtener la línea de pago de las cuotas obrero-patronales determinadas en el SUA, así como la obtención de los CFDI que emite el IMSS a las empresas por las cuotas que paga.
  • ¿Por qué es necesario en la nómina? Es el único portal donde se puede obtener una línea de pago de cuotas obrero patronales IMSS/INFONAVIT mensuales y bimestrales con la cual las empresas pagan en el banco o portal bancario.

Instituto del Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores (FONACOT)

  • ¿Qué es? El FONACOT es una institución gubernamental para otorgar créditos, en su mayoría económicos, a los trabajadores. Para poder otorgar créditos a los trabajadores, las empresas se deben afiliar a este instituto.
  • ¿Por qué es necesario en la nómina? Una vez que el FONACOT otorga créditos a los trabajadores, los patrones están obligados a retener en la nómina.  al trabajador el importe de los pagos del crédito de acuerdo con el aviso de retención proporcionado por dicha institución y enterarlos cada mes al Instituto a través del portal empresarial FONACOT.

Instituto Nacional de Migración (INM)

  • ¿Qué es? – El INM es un instituto gubernamental al que debe registrarse una empresa si contrata personal extranjero.
  • ¿Por qué es necesario en la nómina? – Las empresas necesitan un registro en el INM para solicitar y renovar la visa de empleados extranjeros.

Impuesto Sobre Nómina (ISN)

  • ¿Qué es? – El ISN, también conocido como el impuesto sobre erogaciones por remuneraciones al trabajo personal, es una tarifa que el estado requiere a los patrones por toda transacción que sea correspondiente a una relación laboral.
  • ¿Por qué es necesario en la nómina? – Las empresas deben calcular el ISN correspondiente sobre los pagos de nómina hechos a los trabajadores y enterarlos a la Secretaría de Finanzas de cada estado.

Requisitos para los empleados

Los empleados también necesitan los registros para ser pagado por una empresa mexicana, que incluyen los siguientes:

  • Clave Única de Registro de Población (CURP): El CURP es un código de identidad único para ciudadanos y residentes de México que es otorgado por el Registro Nacional de Población (RENAPO).
  • Registro Federal de Contribuyentes (RFC): El RFC es una clave numérica de 13 caracteres que usa el SAT  para identificar a las personas físicas (individuos) que prestan sus servicios personales a un patrón.
  • Número de Seguridad Social (NSS): El NSS es una clave numérica de 11 dígitos que otorga el IMSS a las personas físicas (individuos) para identificarlos y con el que los patrones pueden inscribirlas al instituto. Se necesita dar de alta a los trabajadores al IMSS y enviar los movimientos IMSS afiliatorios.
  • Instituto Nacional Electoral (INE): La tarjeta del INE es una identificación con fotografía que valida la ciudadanía mexicana y que la persona es mayor de edad.
  • Cuenta bancaria mexicana: Es la cuenta de banco donde las empresas depositan el importe neto de la nómina de los empleados.
  • Visa de trabajo (para extranjeros): Es el documento que otorga a una persona para trabajar en México. Es indispensable para empleados extranjeros que la empresa quiera contratar para trabajar en México.
  • Comprobante de domicilio: Es el documento que certifica la dirección física del empleado. Es indispensable para diversos trámites como lo es la cuenta bancaria o la cuenta de tarjeta de vales de despensa, etc.
  • Acta de nacimiento: Es el documento que certifica el nombre, día, hora y lugar de nacimiento de una persona, así como el reconocimiento de sus padres y la nacionalidad.

¿Cómo hacer la nómina en México, paso a paso?

Paso 1 – Calcular la nómina en México

El cálculo de la nómina es un proceso crucial en las empresas mexicanas, ya que implica la determinación del salario neto a percibir por cada trabajador. Este proceso involucra diversos pasos y conceptos importantes, que a continuación se detallan:

Determinar el salario bruto

  • Sueldo base: Es la remuneración fija acordada en el contrato de trabajo.
  • Horas extras: Remuneración adicional por horas trabajadas fuera de la jornada laboral ordinaria.
  • Bonos: Pagos adicionales por cumplimiento de objetivos o metas específicas.
  • Comisiones: Porcentaje sobre las ventas realizadas o los servicios prestados.
  • Otras percepciones: Cualquier otro pago recibido por el trabajador, como vales de despensa o viáticos.

Calcular las deducciones

  • Impuesto Sobre la Renta (ISR): Impuesto federal que grava las ganancias del trabajador.
  • Cuota obrera patronal del IMSS: Aportación obligatoria al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) para financiar servicios médicos y de pensiones.
  • Aportaciones a fondos de ahorro: Contribuciones a planes de ahorro voluntario o forzoso, como fondos de retiro o de vivienda.
  • Otras deducciones: Descuentos por préstamos personales, cuotas sindicales o pensiones alimenticias.

Aplicar las retenciones

  • Retenciones por préstamos personales: Descuentos para pagar préstamos otorgados por la empresa o por entidades financieras externas.
  • Cuotas sindicales: Descuentos para cubrir las cuotas de membresía a un sindicato.
  • Pensiones alimenticias: Descuentos para cumplir con obligaciones de manutención de hijos o cónyuges.
  • Otras retenciones: Cualquier otro descuento autorizado por el trabajador, como pagos a aseguradoras o planes de ahorro.

Calcular el salario neto

  • Salario neto = Salario bruto – Deducciones – Retenciones
  • El salario neto es el monto final que el trabajador recibe en su cuenta bancaria o en efectivo. Este valor representa la remuneración real del trabajador, después de considerar las obligaciones fiscales, de seguridad social y otras deducciones o retenciones aplicables.
  • Es importante mencionar que el proceso de cálculo de nómina puede variar ligeramente dependiendo de la empresa y el empleado. Se recomienda consultar con un especialista en nómina o utilizar software especializado para tener exito.

Paso 2 – Pagar la nómina en México

En México, las empresas cuentan con diversas maneras de pagar la nómina a sus empleados. Las opciones más comunes son:

Pago en efectivo

  • Ventajas: Simplicidad, no requiere intermediarios bancarios.
  • Desventajas: Inseguridad en el traslado del efectivo, riesgo de errores en la entrega, mayor carga administrativa para la empresa.

Cheque

  • Ventajas: Mayor seguridad que el efectivo, posibilidad de incluir información detallada del pago.
  • Desventajas: El trabajador debe cobrar el cheque en el banco, lo que puede generar pérdida de tiempo, comisiones bancarias adicionales.

Depósito bancario

  • Ventajas: Seguridad, comodidad para el trabajador, registro detallado de los pagos.
  • Desventajas: Requiere que cada trabajador tenga una cuenta bancaria, comisiones bancarias por las transferencias.

Tarjeta de nómina

  • Ventajas: Seguridad, comodidad para el trabajador, registro detallado de los pagos, posibilidad de realizar compras o retiros de efectivo.
  • Desventajas: Costo de las tarjetas y las comisiones bancarias asociadas, posibilidad de extravíos o robos.

Pago electrónico

  • Ventajas: Rapidez, seguridad, comodidad para el trabajador y la empresa, registro detallado de los pagos, posibilidad de integrar otras funcionalidades como nómina digital.
  • Desventajas: Requiere que la empresa tenga una plataforma de pago electrónico y que los trabajadores cuenten con cuentas bancarias compatibles.

Paso 3 – Timbrar la nómina en México

El timbrado de nómina es un proceso posterior al pago de la nómina a los trabajadores. Sin embargo, es fundamental que el pago de la nómina se realice de acuerdo con las disposiciones fiscales y laborales vigentes en México para que la información contenida en el CFDI de nómina sea precisa y veraz.

Pasos del proceso de timbrado de nómina

  • Generación del CFDI de nómina: La empresa genera un CFDI de nómina utilizando un software autorizado por el SAT. El CFDI debe contener información detallada sobre el pago de salarios a cada trabajador, como el RFC del patrón y del trabajador, el periodo de pago, el salario bruto, las deducciones y retenciones, y el salario neto.
  • Validación del CFDI de nómina: El CFDI de nómina se envía a un PAC, que es una empresa autorizada por el SAT para validar y timbrar los CFDI. El PAC valida la información contenida en el CFDI y, si es correcta, lo sella con su certificado y el certificado del SAT.
  • Timbrado del CFDI de nómina: El PAC regresa el CFDI de nómina timbrado a la empresa. El CFDI timbrado es un archivo XML que contiene la información del pago de nómina y el sello digital del PAC y del SAT.
  • Entrega del CFDI de nómina a los trabajadores: La empresa debe entregar a cada trabajador un CFDI de nómina timbrado por cada periodo de pago. Los trabajadores pueden consultar su CFDI de nómina en el portal del SAT o en el sitio web de la empresa.

Requisitos para el timbrado de nómina

  • Incluir información completa y correcta: El CFDI de nómina debe contener toda la información requerida por el SAT de manera precisa y veraz que incluye: RFC del patrón y del trabajador, periodo de pago, salario bruto, deducciones, retenciones y el salario neto.
  • Contar con certificado del SAT: La empresa debe tener un certificado de firma digital otorgado por el SAT para poder sellar los CFDI de nómina.
  • Utilizar un software autorizado: El CFDI de nómina debe generarse utilizando un software autorizado por el SAT.
  • Timbrar el CFDI de nómina en tiempo y forma: El CFDI de nómina debe timbrarse antes de la fecha límite establecida por el SAT.
  • Entregar el CFDI de nómina a los trabajadores: Los trabajadores tienen derecho a recibir un CFDI de nómina por cada periodo de pago.

 

Paso 4 – Generar el recibo de nómina en México

Después del timbrado de nómina, viene la generación y entrega del recibo de nómina.

Un recibo de nómina en México es un documento que obliga al patrón a entregar a cada trabajador por cada periodo de pago, detallando los ingresos y descuentos que se le hayan efectuado. En términos legales, se considera un CFDI de nómina.

El recibo de nómina sirve como comprobante del pago de salarios a los trabajadores, permitiendo verificar los ingresos percibidos, las deducciones y retenciones aplicadas, y el salario neto final recibido.

Los recibos de nómina en México deben cumplir con ciertos requisitos fiscales y legales, establecidos por el SAT y LFT. Estos requisitos incluyen información de:

Patrón

  • Nombre o razón social del patrón
  • Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del patrón
  • Domicilio fiscal del patrón

Trabajador

  • Nombre completo del trabajador
  • Número de Seguridad Social (NSS) del trabajador
  • Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del trabajador (si aplica)
  • CURP del trabajador
  • Domicilio del trabajador

Periodo de pago

  • Fecha de inicio del periodo de pago
  • Fecha de fin del periodo de pago

Ingresos

  • Salario base del trabajador
  • Horas extra pagadas
  • Bonos y comisiones
  • Otras percepciones

Deducciones

  • Impuesto Sobre la Renta (ISR)
  • Cuota obrera patronal del IMSS
  • Aportaciones a fondos de ahorro (Aportaciones voluntarias y obligatorias)
  • Otras deducciones (préstamos personales, cuotas sindicales, pensiones alimenticias)

Retenciones

  • Retenciones por préstamos personales
  • Cuotas sindicales
  • Pensiones alimenticias
  • Otras retenciones

Salario neto

La fórmula es salario neto = Salario bruto – Deducciones – Retenciones

Otros datos

  • LFT que ampara al trabajador
  • Número de días laborados en el periodo
  • Número de horas extra pagadas
  • Indicación de si el pago se realizó en efectivo o mediante depósito bancario

El recibo de nómina puede emitirse en formato físico o electrónico.

El patrón está obligado a entregar el recibo de nómina al trabajador en cada periodo de pago. La entrega puede realizarse de forma física o electrónica, según lo acuerden ambas partes.

Es importante mencionar que el recibo de nómina no solo es un derecho del trabajador, sino también una obligación del patrón. El incumplimiento de esta obligación puede acarrear sanciones para el patrón, como multas e incluso inhabilitación para facturar electrónicamente.

 

Paso 5 – Declarar impuestos relacionado para la nómina en México

Después de mandar los recibos de nómina, normalmente es momento de declarar los impuestos.

Las empresas en México están obligadas a presentar diversas declaraciones ante las autoridades fiscales y de seguridad social relacionadas con la nómina de sus empleados. Estas declaraciones tienen como objetivo informar sobre el pago de salarios, las deducciones, las retenciones y las cotizaciones de seguridad social, asegurando el cumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales. Las declaraciones relacionadas a la nómina son:

Declaración mensual de ISR en Nóminas

  • Presentación: Mensual, dentro de los primeros 10 días hábiles siguientes al mes al que se refiere la información.
  • Entidad receptora: SAT
  • Información: Detalles del pago de salarios a cada trabajador, y el impuesto retenido en el mes por dichos ingresos (ISR).

Declaración anual del Impuesto Sobre la Renta (ISR)

  • Presentación: Anual, en los plazos establecidos por el SAT, generalmente entre abril y mayo.
  • Entidad receptora: SAT.
  • Información: Resumen anual de las retenciones de ISR realizadas a los trabajadores durante el ejercicio fiscal.

Impuestos Sobre Nómina (ISN)

  • Presentación: Normalmente es una declaración mensual, sin embargo, existen entidades federativas que solicitan la declaración de manera bimestral.
  • Entidad receptora: Cada estado de la república mexicana tiene su propio ISN.
  • Información: La metodología para cálculo y declaración de este impuesto es diferente dependiendo de la entidad federativa donde se realice el pago de dicho impuesto.

Declaraciones Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS)

Cuotas Obrero Patronales IMSS
  • Presentación: Mensual y Bimestral, dentro de los primeros 17 días hábiles siguientes al mes al que se refiere la información.
  • Entidad receptora: IMSS.
  • Información: Cuotas obrero patronales del IMSS generadas durante el mes, desglosadas por patrón y trabajador.
Movimientos IMSS
  • Presentación: Se presentan los movimientos en el portal IDSE (IMSS desde su empresa)
  • Entidad receptora: IMSS.
  • Información: Comunicar dentro de los 5 días hábiles siguientes a cualquier cambio: aumento en salario, cambio de jornada, tipo de contratación, tipo de salario, etc.
Variabilidad
  • Presentación: Se presentan los movimientos en el portal IDSE (IMSS desde su empresa)
  • Entidad receptora: IMSS desde su portal IDSE.
  • Información: La Ley del IMSS obliga a las empresas, a que cada inicio de bimestre, adicionen al SBC la parte proporcional diaria de todas las percepciones adicionales al salario y prestaciones básicas que el trabajador haya obtenido durante el bimestre anterior.
Prima de Riesgo
  • Presentación: Se realiza el cálculo de la prima de riesgo de acuerdo a los riesgos de trabajo reportados en el SUA (sistema único de autodeterminación) y una vez calculada la información debe ser presentada en el portal IDSE.
  • Entidad receptora: IMSS desde su portal IDSE.
  • Información: La prima de riesgo representa el grado de accidentabilidad que tiene la empresa según los estándares del IMSS. Es un factor por el cual se calcula la cuota que los patrones deben pagar al instituto. También, es una forma de asegurar a los empleados ante accidentes en el entorno físico laboral donde el empleado se desenvuelve. Las empresas tienen la obligación de autodeterminar su prima de riesgo cada año. Se presenta al instituto a más tardar el 28/29 de febrero del año inmediato.

 

Paso 6 – Pagar los impuestos para la nómina en México

Las empresas en México deben cumplir con el pago de diversos impuestos relacionados con la nómina de sus empleados. Estos impuestos se destinan a financiar el sistema de seguridad social. A continuación, se detalla un resumen de los principales impuestos relacionados con la nómina:

Impuesto Sobre la Renta (ISR)

  • Entidad receptora: SAT
  • Método de pago: Hay dos maneras de pagar incluyendo: (1) El patrón debe registrarse y utilizar el Sistema de Declaraciones y Pagos (SIDEP) del SAT para declarar y pagar las retenciones de ISR de forma electrónica. (2) El pago también puede realizarse a través de bancos autorizados por el SAT para el cobro de impuestos federales.

Cuota Obrero Patronal IMSS

  • Entidad receptora: IMSS
  • Método de pago: El pago puede realizarse a través de bancos autorizados por el IMSS. También, existen bancos que te permiten realizar el pago de las cuotas IMSS desde su portal bancario.Puedes realizar el pago a través de una transferencia bancaria.

Aportaciones a Fondos de Ahorro (Aportaciones Voluntarias y Obligatorias)

  • Entidad receptora: Institución financiera que administra el fondo de ahorro
  • Método de pago: Pagas a través de una transferencia bancaria. Las aportaciones se realizan directamente a las cuentas bancarias de las instituciones financieras.

Preguntas frecuentes sobre la nómina en México

¿Cuál es el salario mínimo diario?

Según el art. 90 de la LFT, el salario mínimo es la cantidad mínima que un trabajador puede recibir por el trabajo. Cada año, el valor de salario mínimo diario se actualiza por la Comisión Nacional de Salarios Mínimos en función de la inflación. Lo podemos consultar en la página del SAT en Información Fiscal, Salarios Mínimos. 

¿Que es el Salario Diario Integrado (SDI) en la nómina?

El salario diario es la cantidad que un trabajador recibe cada día. El sueldo esta basado en el sueldo mensual. Este monto es crucial para calcular el salario diario total y llevar a cabo el cálculo de finiquito o liquidación.

¿Que es sueldo bruto <> neto?

El sueldo bruto neto es el salario bruto es la cantidad económica que ofrece una empresa a un trabajador por realizar alguna actividad específica. El salario neto es la cantidad “real” que recibe el trabajador después de hacer las retenciones y pago de impuestos.

Por ejemplo,un anuncio ofrece el puesto de gerente con un salario mensual de $10,000 pesos (salario bruto).  La realidad es que el trabajador recibirá un ingreso aproximado de $8,721 (salario neto). El monto es menor por que la empresa tienen que retener $1,279 para el pago de impuestos y seguridad social.

Es importante señalar que la cantidad que se retiene no se la queda la empresa. Al ser un impuesto, la empresa tiene la obligación de entregar al SAT o al IMSS el dinero retenido de sus trabajadores.

¿Que es el factor 30 vs 30.4?

LFT nos dice que el salario mensual ofrecido a los trabajadores debe dividirse entre 30 para determinar la cuota o salario diario. Para pagar este sueldo mensual, obligatoriamente debes pagarle 30 días al empleado para que corresponda este importe lo que te obliga a pagar 2 quincenas de 15 días. El problema de esto es que si multiplicas 30 días por 12 meses, vemos que a los empleados se les pagan 360 días y no 365.

La solución al dilema anterior es dividir el sueldo mensual entre 30.416667. Con esto las empresas que quieren pagar días naturales o proporciones de 15.2083333, no tienen ningún problema en llegar a la cantidad mensual de sueldo acordada y pagar los 365 días del año como sueldo (30.416667 *12 = 365). En matemática es más justo pagar así pero no es lo que la ley marca.

Aunque la ley ordena dividir entre 30 días, es aceptado por las autoridades determinar los salarios con el factor de 30.416667 ya que así se pagan los 365 días y conviene más al trabajador. Dividir entre 30 es algo que muchos años antes era costumbre en México para pensar en los días que tiene un mes.

Aunque lo anterior aplica para el pago de sueldos, se vuelve un problema más complejo para el cálculo de los descuentos que deben hacerse al trabajador con respecto de las cuotas IMSS. Porque? Técnicamente los formulas deben ser calculadas por días naturales y no por la periodicidad de la nómina. Esto deberá tomarse en cuenta para la determinación de salarios netos pues se vuelve un tema complejo.

Errores comunes en la gestión de nómina en México

La gestión de la nómina es un proceso complejo que requiere conocimiento de las leyes. Los errores en la gestión de la nómina pueden tener consecuencias graves para las empresas. A continuación, se detallan algunos de los errores más comunes en la gestión de nómina en México:

Cálculo de los salarios

  • Cálculos incorrectos de horas trabajadas: No incluir horas extras, horas dobles o días festivos en el cálculo del salario puede ocasionar pagos insuficientes a los empleados.
  • Desconocimiento de las fórmulas de cálculo: Aplicar fórmulas incorrectas para calcular conceptos puede generar errores en los pagos.
  • No considerar deducciones y retenciones: No aplicar correctamente las deducciones y retenciones de ley puede ocasionar problemas con las autoridades fiscales.

Emisión de recibos de nómina

  • Datos incorrectos: Errores en la información del empleado pueden generar problemas con el SAT y con los empleados.
  • Falta de conceptos: No incluir todos los conceptos que integran el pago puede ocasionar reclamos por parte de los empleados.
  • Errores en los cálculos: Errores en el cálculo de los conceptos que integran el pago pueden generar problemas con las autoridades.

Declaración y pago de impuestos

  • Plazos incorrectos: No presentar las declaraciones y pagos de impuestos en los plazos establecidos por el SAT puede acarrear multas y sanciones.
  • Cálculos incorrectos: Errores en el cálculo de los impuestos a pagar pueden generar problemas con las autoridades fiscales y con los empleados.
  • Falta de información: No incluir toda la información requerida en las declaraciones y pagos de impuestos puede ocasionar rechazos por parte del SAT.

Gestión de las bajas y altas de personal

  • No dar de baja a los empleados que ya no laboran en la empresa: Esto puede generar pagos indebidos y problemas con las autoridades fiscales.
  • No dar de alta a los nuevos empleados: Esto puede ocasionar que los empleados no tengan acceso a las prestaciones de ley. Tambien, impacta que la empresa no cumpla con sus obligaciones fiscales y laborales.
  • Errores en los datos de los empleados: Errores en la información de los empleados pueden generar problemas con el SAT y con los empleados.

Falta de organización y control

  • No tener un sistema adecuado para gestionar la nómina: Esto puede ocasionar errores, retrasos en los pagos y dificultad para cumplir con las obligaciones fiscales y laborales.
  • No contar con personal capacitado en gestión de nómina: La falta de conocimiento y experiencia en el manejo de la nómina puede aumentar el riesgo de cometer errores.
  • No realizar auditorías periódicas de la nómina: La falta de controles internos puede dificultar la detección de errores y fraudes.

Consecuencias si no haces bien la nómina en México

No gestionar la nómina correctamente en México puede tener graves consecuencias para las empresas. A continuación, se detallan algunas de las principales repercusiones:

Sanciones legales y fiscales

  • Multas y recargos: El SAT puede imponer multas y recargos por el incumplimiento de las obligaciones fiscales.
  • Inhabilitación para facturar electrónicamente: En casos graves de incumplimiento, el SAT puede inhabilitar a la empresa para facturar electrónicamente.
  • Demanda laboral: Los empleados pueden demandar a la empresa por incumplimiento de sus obligaciones laborales.

Problemas con los empleados

  • Insatisfacción y baja moral: Los errores en la nómina, los retrasos en los pagos y la falta de transparencia pueden generar insatisfacción entre los empleados.
  • Demanda laboral: Los empleados pueden demandar a la empresa por incumplimiento de sus obligaciones laborales, lo que genera costos legales.
  • Rotación de personal: La insatisfacción con la gestión de la nómina puede aumentar la rotación de personal.

Problemas financieros y operativos

  • Costos adicionales: Los errores en la nómina y las multas y sanciones fiscales pueden generar un impacto financiero.
  • Ineficiencia operativa: Una gestión deficiente de la nómina puede consumir tiempo y recursos valiosos.
  • Daño a la reputación: Los problemas con la nómina pueden dañar la reputación de la empresa. Esto  puede dificultar la atracción y retención de talento, así como la obtención de nuevos clientes.

En resumen, no gestionar la nómina correctamente en México puede tener graves consecuencias. Es fundamental implementar prácticas adecuadas de gestión de nómina. No olvides de cumplir con todas las obligaciones fiscales y laborales para evitar estos problemas.

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